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记录保存要求

Q.适用于纸质记录的记录保存要求是否也适用于以电子方式保存的记录？

A.是。如果以电子方式保存记录，承包商必须确保电子记录的保存符合适用于所有记录的记录保存规定。具体来说，OFCCP 在 41 C.F.R.§§60-1.12、60-250.80、60-300.80 和60-741.80 中的规定要求承包商保存完整准确的人事或雇用记录。此外，41 C.F.R.§§60-1.43、60-250.81、60-300.81 和 60-741.81 中的规定要求承包商允许 OFCCP 查阅和复制所有相关记录。

Q.如果求职者提交的申请表或简历中包含证明其资格的材料（如文章或书籍）的互联网链接，承包商是否需要保留文件副本，还是保留 URL 链接即可？

A.承包商可按求职者提供的格式保留求职者为证明其资格而提交的文件。例如，如果求职者向承包商提供第三方网站的互联网链接，其中包含承包商在遴选过程中以电子方式审查的文件，承包商只需保留包含审查文件互联网链接的申请表即可。然而，承包商有义务确保其保留的电子记录可随时查阅，并可被 OFCCP 读取和复制，这一义务同样适用于这些互联网记录。因此，为了确保合规，联邦公平竞争和消费者保护局建议承包商为存储在互联网上的任何记录保留一份纸质或电子备份。

Q.如果互联网求职者记录保存标准适用于某一特定职位的招聘，而承包商在职业或招聘会上收到求职者提交的纸质简历，承包商是否需要保留收到的纸质简历？

A.只有在招聘会上收到特定职位的简历时，承包商才需要保留简历。如果承包商的一贯做法是不考虑在招聘会上收到的纸质简历，则无需保留任何简历。例如，如果承包商不考虑招聘会上提供的纸质简历，并指示所有求职者在承包商的网站上发布简历和/或在网站上申请特定职位，则承包商无需保留纸质简历。承包商应注意以统一和一致的方式实施这种规程。决定承包商是否考虑过简历的是承包商的实际做法。例如，如果承包商的政策是只接受通过其网站提交的简历，但其实际做法是也考虑在职业介绍会或招聘会上收到的简历，则承包商应同时保留在招聘会上收集的简历和通过承包商网站提交的简历。

查看和访问

Q.如果承包商将其人事纸质记录转移到电子记录保存系统，在 OFCCP 提出要求时，必须向其提供哪些记录？

A.OFCCP 法规要求承包商在 OFCCP 合规评估或投诉调查期间允许 OFCCP 查阅其记录。这些要求适用于纸质和电子记录。参见 41 C.F.R.§§60-1.43、60-250.81、60-300.81 和 60-741.81。因此，承包商的所有电子记录都必须随时可供审查，而且必须能够被 OFCCP 读取和复制。

Q.如果记录是通过互联网地址、链接或 URL 提供的，承包商是否可以以求职者向承包商提供的相同格式向 OFCCP 提交材料？

A.承包商可以求职者提交的格式向 OFCCP 提供求职者提供的材料。但是，承包商必须确保向 OFCCP 提供的任何互联网链接都是准确的、最新的和可操作的，并且链接到的材料易于识别、可供审查和能够复制。如果 OFCCP 因任何原因无法访问、检查或复制承包商的记录，例如，存放记录的服务器被禁用，链接已移动或更改，或需要特殊软件才能下载和审查记录，则提供互联网链接不能满足承包商访问记录的要求，OFCCP 将要求承包商提供访问所要求记录的其他途径。在任何时候，承包商都必须向 OFCCP 提供有效的查阅途径，以便查阅和复制所要求的记录。如前一答复所述，为确保合规，OFCCP 建议承包商为存储在互联网上的任何记录保留一份纸质或电子备份。此外，如果承包商的记录有多种格式，联邦公平竞争和消费者保护局有权要求承包商以一种或多种格式提供这些记录。

纸质原稿

Q.承包商何时可以处置已转换为电子记录的纸质原始记录？

A.一般来说，原始纸质记录转入电子记录保存系统后，可随时进行处置。但是，如果电子副本不能准确再现原始记录，则不得处置原始纸质记录。

无障碍环境

Q.承包商是否可以只使用在线申请系统接受雇用申请？

A.是的，承包商可以选择只使用在线申请系统，或使用电子邮件或传真等其他电子形式。但是，承包商必须确保残疾申请人有平等的机会申请工作。请参见美国联邦法规第 41 卷第 60-250.5 部分、第 60-250.20 部分、第 60-250-21 部分、第 60-300.5 部分、第 60-300.20 部分、第 60-300.21 部分、第 60-741.5 部分、第 60-741.20 部分和第 60-741.21 部分。

Q.承包商是否必须确保其在线申请系统可供残疾人使用？

A.美国残疾人机会均等法》（ADA）、第 503 节、《美国退伍军人和残疾军人法》（VEVRAA）及其法规要求承包商为合格的残疾申请人和残疾退伍军人提供平等的工作竞争机会。这一义务包括在必要时为合格的残疾人提供合理的便利，除非这样做会给承包商带来不必要的困难（重大困难或费用）。承保承包商还必须采取积极行动，在招聘、广告和工作申请实践中雇用并提升合格的残疾人和伤残退伍军人。参见联邦法规汇编第 41 卷第 60-300.5 部分和第 60-741.5 部分。

尽管近年来技术取得了重大进步，但许多在线系统可能并不完全无障碍。例如，视力残疾者可能会发现网页上的文字或图形难以阅读。或者，如果残疾人使用辅助软件，系统可能无法运行。因此，承包商可能会发现设计或重新设计他们的在线申请系统是有益的（但不是必须的），以确保最大程度地让最多的潜在残疾申请人随时使用。利用 "通用设计 "技术是一种具有成本效益和高效率的方式，可以最大限度地减少对个人合理便利的需求，并确保承包商能够接触到最广泛的合格申请人并收到他们的申请。

如果承包商经常向申请人提供各种申请工作的方法，并且对所有申请方法一视同仁，那么雇主可能不需要确保其在线申请系统是完全无障碍的。但如果承包商只使用在线申请系统来接受求职申请，则必须确保潜在的残疾求职者可以使用该系统，或者可以通过其他方式及时提交申请。这包括提供除通过在线系统之外的其他方式与承包商联系，要求提供所需的合理便利，以便为残疾申请人提供申请承包商职位并获得考虑的平等机会。

Q.承包商如何知道其在线申请系统是否与残疾人使用的辅助技术具有互操作性？

A.为使申请系统具有普遍无障碍特性，系统应包含 "互操作性 "的电子和信息技术。互操作性是指当残疾申请人使用辅助技术/辅助软件和辅助策略与承包商的申请系统进行有效互动和沟通时，计算机系统的能力。美国劳工部残疾人就业政策办公室（ODEP）已确定了承包商社区和求职者在这方面可利用的资源。该信息及其他信息可在 ODEP 的网站www.dol.gov/odep 上找到。其他资源可在工作便利网络 (JAN) 的网站www.jan.wvu.edu上找到。