Como ya he dicho, soy un apasionado de la tecnología. Es fundamental que los sistemas trabajen para usted, en lugar de tener que luchar para recopilar y analizar los datos de los empleados. Sin embargo, dar el salto a un sistema de RR. HH. por primera vez o cambiar de sistema no está exento de problemas; por lo tanto, aquí hay algunos aspectos que hay que tener en cuenta para cumplir con la normativa de acción afirmativa: requisitos de conservación de registros, visualización y acceso a los datos, qué hacer con los originales, accesibilidad, etc.
Si ha tomado la decisión de convertir sus registros en papel a un sistema de recursos humanos, enhorabuena. En primer lugar, respire hondo y tenga en cuenta que, al final, será un gran paso adelante para su organización. Le digo que respire hondo porque el proceso de pasar del papel a un sistema puede ser largo y tedioso. A continuación, le indicamos algunas cuestiones relacionadas con el cumplimiento de la normativa AA con las que se encontrará: ¿Cuántos años atrás cargará en el sistema? Si son menos de los que exige la normativa de conservación de registros, ¿cómo mantendrá esos registros? ¿El sistema tiene campos para toda la información que figura en el original en papel? Si no es así, ¿cómo va a mantener esos registros? Una vez que estén en el sistema, ¿podrá verlos y proporcionarlos a la OFCCP si se lo solicitan?
Si va a cambiar a un nuevo sistema, ya habrá abordado las cuestiones mencionadas anteriormente, pero pueden surgir algunas nuevas. ¿Hay datos del sistema antiguo que no se transferirán al nuevo? Si es así, ¿cómo mantendrá esos datos? Si tiene varios sistemas (ATS, HRIS, compensación, prestaciones, tiempo y asistencia, nóminas, gestión del rendimiento, etc.), ¿va a migrar todos los datos de todos los sistemas a la vez o va a escalonar las transiciones? Si las escalona, ¿cómo va a mantener los datos en dos sistemas durante las transiciones? ¿Los datos transferidos del sistema antiguo al nuevo seguirán siendo visibles y se podrán incluir en informes?
A la hora de decidir qué y cómo importar a su nuevo sistema, le sugiero que consulte las preguntas frecuentes de la OFCCP sobre registros y sistemas electrónicos. Es importante comprender todos los requisitos relativos a los datos, el sistema y el mantenimiento de registros antes de tomar decisiones. Es mucho más difícil y costoso solucionar los problemas más adelante que abordarlos desde el principio.
Requisitos de mantenimiento de registros
P. ¿Los requisitos de conservación de registros que se aplican a los registros en papel también se aplican a los registros conservados electrónicamente?
R. Sí. Si los registros se conservan electrónicamente, los contratistas deben asegurarse de que los registros electrónicos se mantengan de conformidad con las normas de conservación de registros que se aplican a todos los registros. En concreto, las normas de la OFCCP recogidas en 41 C.F.R. §§ 60-1.12, 60-250.80, 60-300.80 y 60-741.80 exigen que los contratistas conserven registros completos y precisos del personal o del empleo. Además, las normas 41 C.F.R. §§ 60-1.43, 60-250.81, 60-300.81 y 60-741.81 exigen que los contratistas permitan a la OFCCP acceder a todos los registros pertinentes para su inspección y copia.
P. Si un solicitante de empleo envía una solicitud o un currículum que contiene un enlace de Internet a material que demuestra sus cualificaciones (por ejemplo, un artículo o un libro), ¿el contratista debe conservar copias de los documentos o basta con conservar el enlace URL?
A. El contratista puede conservar los documentos presentados por un solicitante de empleo para demostrar sus cualificaciones en el formato proporcionado por el solicitante. Por ejemplo, si un solicitante proporciona al contratista un enlace de Internet a un sitio web de terceros que contiene documentos revisados electrónicamente por el contratista durante el proceso de selección, es suficiente que el contratista conserve la solicitud que contiene el enlace de Internet a los documentos revisados. Sin embargo, la obligación del contratista de garantizar que los registros que conserva electrónicamente estén fácilmente disponibles para su revisión, y que sean legibles y puedan ser copiados por la OFCCP, es igualmente aplicable a estos registros de Internet. Por lo tanto, con el fin de garantizar el cumplimiento, la OFCCP recomienda que los contratistas mantengan una copia de seguridad en papel o electrónica de cualquier registro almacenado en Internet.
P. Si las normas de conservación de registros de Internet Applicant se aplican a la contratación para un puesto concreto y el contratista recibe currículos en papel para ese puesto de personas que buscan empleo en una feria de empleo o de carreras profesionales, ¿debe el contratista conservar los currículos en papel recibidos?
A. El contratista solo debe conservar los currículos si considera que los recibidos en la feria de empleo son para un puesto concreto. El contratista no está obligado a conservar ningún currículo si su práctica habitual es no tener en cuenta los currículos en papel recibidos en ferias de empleo o de carreras profesionales. Por ejemplo, el contratista no tendría que conservar los currículos en papel ofrecidos en una feria de empleo si no los tiene en cuenta y pide a todos los solicitantes de empleo que publiquen sus currículos en el sitio web del contratista y/o que soliciten puestos concretos en el sitio web. El contratista debe procurar aplicar este protocolo de manera uniforme y coherente. Es la práctica real del contratista la que determina si este ha tenido en cuenta un currículo. Por ejemplo, si la política de un contratista es aceptar currículos solo a través de su sitio web, pero su práctica real es considerar también los currículos recibidos en una feria de empleo o de carreras profesionales, se esperará que el contratista conserve tanto los currículos recogidos en las ferias de empleo como los enviados a través del sitio web del contratista.
Visualización y acceso
P. Si un contratista transfiere los registros en papel de su personal a un sistema de archivo electrónico, ¿qué registros debe proporcionar a la OFCCP cuando se le soliciten?
A. Las regulaciones de la OFCCP exigen que los contratistas permitan a la OFCCP acceder a sus registros durante una evaluación de cumplimiento o una investigación de denuncias de la OFCCP. Estos requisitos se aplican tanto a los registros en papel como a los electrónicos. Véase 41 C.F.R. §§ 60-1.43, 60-250.81, 60-300.81 y 60-741.81. Por lo tanto, todos los registros electrónicos del contratista deben estar fácilmente disponibles para su revisión, y deben ser legibles y poder ser copiados por la OFCCP.
P. ¿Puede un contratista presentar a la OFCCP materiales en el mismo formato que los solicitantes de empleo proporcionaron al contratista si los registros se proporcionaron a través de una dirección de Internet, un enlace o una URL?
A. Un contratista puede proporcionar a la OFCCP los materiales facilitados por los solicitantes de empleo en el formato en que estos los hayan presentado. Sin embargo, los contratistas deben asegurarse de que los enlaces de Internet facilitados a la OFCCP sean precisos, estén actualizados y funcionen correctamente, y de que los materiales a los que enlazan sean fácilmente identificables, estén disponibles para su revisión y puedan copiarse. Si la OFCCP no puede acceder, inspeccionar o duplicar los registros de un contratista por cualquier motivo, por ejemplo, porque el servidor que aloja los registros ha sido desactivado, el enlace se ha movido o cambiado, o se necesita un software especial para descargar y revisar los registros, el suministro de enlaces de Internet no satisfará los requisitos de acceso a los registros del contratista y la OFCCP solicitará al contratista que proporcione otros medios de acceso a los registros solicitados. En todo momento, el contratista debe proporcionar un acceso efectivo a la OFCCP para la inspección y duplicación de los registros solicitados. Como se indica en la respuesta anterior, con el fin de garantizar el cumplimiento, la OFCCP recomienda que los contratistas mantengan una copia de seguridad en papel o electrónica de cualquier registro almacenado en Internet. Además, si los registros de un contratista están disponibles en varios formatos, la OFCCP se reserva la facultad de exigir que dichos registros se presenten en uno o varios de los formatos disponibles.
Originales en papel
P. ¿Cuándo puede un contratista desechar un registro original en papel que se ha convertido en un registro electrónico?
R. En general, el registro original en papel puede eliminarse en cualquier momento después de haber sido transferido a un sistema de archivo electrónico. Sin embargo, el registro original en papel no puede eliminarse si la copia electrónica no reproduce con exactitud el registro original.
Accesibilidad
P. ¿Puede un contratista utilizar únicamente un sistema de solicitud en línea para aceptar solicitudes de empleo?
R. Sí, un contratista tiene la opción de utilizar un sistema de solicitud exclusivamente en línea u otro formulario electrónico, como el correo electrónico o el fax. Sin embargo, los contratistas deben garantizar que los solicitantes con discapacidades tengan las mismas oportunidades de solicitar los puestos de trabajo. Véase 41 CFR, partes 60-250.5, 60-250.20, 60-250-21, 60-300.5, 60-300.20, 60-300.21, 60-741.5, 60-741.20 y 60-741.21.
P. ¿Debe un contratista garantizar que su sistema de solicitud en línea sea accesible para las personas con discapacidad?
A. La ADA, la Sección 503, la VEVRAA y sus reglamentos exigen que los contratistas ofrezcan igualdad de oportunidades a los solicitantes cualificados con discapacidades y a los veteranos discapacitados para competir por puestos de trabajo. Esta obligación incluye, si es necesario, realizar adaptaciones razonables para las personas cualificadas con discapacidades, a menos que ello suponga una dificultad excesiva (dificultad o gasto significativo) para el contratista. Los contratistas cubiertos también deben tomar medidas afirmativas para contratar y promover a personas cualificadas con discapacidades y veteranos discapacitados en sus prácticas de contratación, anuncios y solicitudes de empleo. Véase 41 CFR Partes 60-300.5 y 60-741.5.
Aunque en los últimos años se han producido importantes avances tecnológicos, es posible que muchos sistemas en línea no sean totalmente accesibles. Por ejemplo, una persona con discapacidad visual puede tener dificultades para leer el texto o los gráficos de una página web. O bien, es posible que el sistema no funcione si una persona con discapacidad utiliza software adaptativo. Por lo tanto, puede resultar beneficioso (aunque no obligatorio) que los contratistas diseñen o rediseñen sus sistemas de solicitud en línea para garantizar el mayor grado de accesibilidad posible al mayor número de solicitantes potenciales con discapacidades. El uso de técnicas de «diseño universal» puede ser una forma rentable y eficaz de minimizar la necesidad de adaptaciones razonables individuales y de garantizar que el contratista llegue al mayor número posible de solicitantes cualificados y reciba sus solicitudes.
Si un contratista ofrece habitualmente a los solicitantes varios métodos para solicitar puestos de trabajo y todos los métodos de solicitud se tratan por igual, es posible que el empleador no tenga que garantizar que su sistema de solicitud en línea sea totalmente accesible. Sin embargo, si un contratista solo utiliza un sistema de solicitud en línea para aceptar solicitudes de empleo, debe asegurarse de que los posibles solicitantes con discapacidades puedan utilizar el sistema o presentar una solicitud de manera oportuna a través de medios alternativos. Esto incluye proporcionar un medio para ponerse en contacto con el contratista, distinto del sistema en línea, para solicitar cualquier adaptación razonable necesaria para que un solicitante con discapacidad tenga las mismas oportunidades de solicitar y ser considerado para los puestos de trabajo del contratista.
P. ¿Cómo puede saber un contratista si su sistema de solicitud en línea es interoperable con la tecnología de asistencia utilizada por las personas con discapacidad?
A. Para que un sistema de solicitud sea accesible en general, debe incorporar tecnologías electrónicas y de la información «interoperables». La interoperabilidad es la capacidad de un sistema informático para interactuar y comunicarse de manera eficaz cuando un solicitante con discapacidad utiliza tecnología de asistencia/software adaptativo y estrategias adaptativas con el sistema de solicitud del contratista. La Oficina de Políticas de Empleo para Personas con Discapacidad (ODEP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos ha identificado los recursos disponibles para la comunidad de contratistas y los solicitantes de empleo en este sentido. Esta y otra información se puede encontrar en el sitio web de la ODEP en www.dol.gov/odep. Se pueden encontrar recursos adicionales en el sitio web de la Red de Adaptaciones Laborales (JAN) en www.jan.wvu.edu.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
