Wie ich bereits gesagt habe, bin ich ein großer Fan von Technologie. Es ist unerlässlich, dass Ihre Systeme für Sie arbeiten, anstatt dass Sie sich abmühen müssen, um Mitarbeiterdaten zu sammeln und zu analysieren. Allerdings ist die Umstellung auf ein HR-System oder der Wechsel zu einem anderen System nicht ganz ohne Probleme. Daher sollten Sie einige Punkte zur Einhaltung der Affirmative Action beachten: Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen, Einsicht und Zugriff auf Daten, Umgang mit den Originalen, Barrierefreiheit usw.
Wenn Sie sich entschieden haben, Ihre Papierunterlagen in ein HR-System zu übertragen, dann herzlichen Glückwunsch. Atmen Sie zunächst einmal tief durch und machen Sie sich bewusst, dass dies letztendlich ein großer Fortschritt für Ihr Unternehmen sein wird. Ich sage „atmen Sie tief durch“, weil der Übergang von Papier zu einem System zeitaufwändig und mühsam sein kann. Hier sind einige AA-Compliance-Fragen, mit denen Sie konfrontiert werden: Wie viele Jahre zurück werden Sie in das System hochladen? Wenn weniger als die Aufbewahrungsfristen, wie werden Sie diese Unterlagen aufbewahren? Verfügt das System über Felder für alle Informationen auf dem Papieroriginal? Wenn nicht, wie werden Sie diese Unterlagen aufbewahren? Sobald sie im System sind, können Sie sie dann auf Anfrage einsehen und der OFCCP zur Verfügung stellen?
Wenn Sie auf ein neues System umsteigen, haben Sie die oben aufgeführten Probleme bereits gelöst, aber es können einige neue Probleme auftreten. Gibt es Daten aus dem alten System, die nicht in das neue System übertragen werden? Wenn ja, wie werden Sie diese Daten verwalten? Wenn Sie mehrere Systeme haben (ATS, HRIS, Vergütung, Sozialleistungen, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement usw.), übertragen Sie alle Daten für alle Systeme auf einmal oder staffeln Sie die Übergänge? Wenn Sie die Übergänge staffeln, wie werden Sie die Daten während der Übergänge in zwei Systemen verwalten? Werden die vom alten System auf das neue System übertragenen Daten weiterhin angezeigt und können sie weiterhin in Berichten verwendet werden?
Bei der Entscheidung, was und wie Sie in Ihr neues System importieren möchten, empfehle ich Ihnen, einen Blick auf die FAQs der OFCCP zu elektronischen Aufzeichnungen und Systemen zu werfen. Es ist wichtig, dass Sie alle Anforderungen an Ihre Daten, Ihr System und Ihre Aufzeichnungen verstehen, bevor Sie Entscheidungen treffen. Es ist viel schwieriger und kostspieliger, Probleme später zu beheben, als sie von Anfang an zu lösen.
Aufbewahrungspflichten
F. Gelten die Aufbewahrungspflichten für Papierunterlagen auch für elektronisch gespeicherte Unterlagen?
A. Ja. Wenn Aufzeichnungen elektronisch geführt werden, müssen Auftragnehmer sicherstellen, dass die elektronischen Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den für alle Aufzeichnungen geltenden Aufbewahrungsvorschriften geführt werden. Insbesondere verlangen die OFCCP-Vorschriften in 41 C.F.R. §§ 60-1.12, 60-250.80, 60-300.80 und 60-741.80, dass Auftragnehmer vollständige und genaue Personal- oder Beschäftigungsunterlagen aufbewahren. Darüber hinaus verlangen die Vorschriften in 41 C.F.R. §§ 60-1.43, 60-250.81, 60-300.81 und 60-741.81, dass Auftragnehmer der OFCCP Zugang zu allen relevanten Unterlagen zur Einsichtnahme und zum Kopieren gewähren.
F. Wenn ein Arbeitssuchender eine Bewerbung oder einen Lebenslauf einreicht, der einen Internetlink zu Material enthält, das seine Qualifikationen belegt (z. B. Artikel oder Buch), muss der Auftragnehmer dann Kopien der Dokumente aufbewahren oder reicht es aus, den URL-Link zu speichern?
A. Der Auftragnehmer kann Dokumente, die von einem Arbeitssuchenden zum Nachweis seiner Qualifikationen eingereicht wurden, in dem vom Arbeitssuchenden bereitgestellten Format aufbewahren. Wenn ein Bewerber dem Auftragnehmer beispielsweise einen Internetlink zu einer Website eines Dritten zur Verfügung stellt, die Dokumente enthält, die vom Auftragnehmer während des Auswahlverfahrens elektronisch geprüft wurden, reicht es aus, wenn der Auftragnehmer die Bewerbung mit dem Internetlink zu den geprüften Dokumenten aufbewahrt. Die Verpflichtung des Auftragnehmers, sicherzustellen, dass die von ihm elektronisch aufbewahrten Unterlagen jederzeit zur Einsichtnahme verfügbar, lesbar und vom OFCCP kopierbar sind, gilt jedoch gleichermaßen für diese Internetunterlagen. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, empfiehlt das OFCCP daher, dass Auftragnehmer eine Sicherungskopie in Papierform oder elektronischer Form von allen im Internet gespeicherten Unterlagen aufbewahren.
F. Wenn die Aufbewahrungsstandards für Internetbewerber für die Besetzung einer bestimmten Stelle gelten und der Auftragnehmer bei einer Karriere- oder Jobmesse Papierlebensläufe von Bewerbern für diese Stelle erhält, muss der Auftragnehmer dann die erhaltenen Papierlebensläufe aufbewahren?
A. Der Auftragnehmer muss Lebensläufe nur dann aufbewahren, wenn er die auf der Jobmesse für eine bestimmte Stelle eingegangenen Lebensläufe berücksichtigt. Der Auftragnehmer muss keine Lebensläufe aufbewahren, wenn es seine gängige Praxis ist, auf Karriere- oder Jobmessen eingegangene Lebensläufe in Papierform nicht zu berücksichtigen. Beispielsweise muss der Auftragnehmer keine auf einer Jobmesse abgegebenen Lebensläufe in Papierform aufbewahren, wenn er diese nicht berücksichtigt und alle Arbeitssuchenden anweist, ihre Lebensläufe auf der Website des Auftragnehmers zu veröffentlichen und/oder sich auf der Website für bestimmte Stellen zu bewerben. Der Auftragnehmer sollte darauf achten, ein solches Protokoll einheitlich und konsequent anzuwenden. Es ist die tatsächliche Praxis des Auftragnehmers, die darüber entscheidet, ob er einen Lebenslauf berücksichtigt hat. Wenn ein Auftragnehmer beispielsweise die Richtlinie hat, Lebensläufe nur über seine Website anzunehmen, aber in der Praxis auch Lebensläufe berücksichtigt, die auf einer Karriere- oder Jobmesse eingereicht wurden, wird von ihm erwartet, dass er sowohl die auf Jobmessen gesammelten Lebensläufe als auch die über seine Website eingereichten Lebensläufe aufbewahrt.
Anzeige und Zugriff
F. Wenn ein Auftragnehmer seine Personalunterlagen in Papierform in ein elektronisches Archivierungssystem überführt, welche Unterlagen müssen dann auf Anfrage der OFCCP vorgelegt werden?
A. Die OFCCP-Vorschriften verlangen von Auftragnehmern, dass sie der OFCCP während einer OFCCP-Konformitätsbewertung oder einer Beschwerdeuntersuchung Zugang zu ihren Unterlagen gewähren. Diese Anforderungen gelten sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für elektronische Unterlagen. Siehe 41 C.F.R. §§ 60-1.43, 60-250.81, 60-300.81 und 60-741.81. Daher müssen alle elektronischen Unterlagen des Auftragnehmers zur Überprüfung bereitgestellt werden und für die OFCCP lesbar und kopierbar sein.
F. Darf ein Auftragnehmer der OFCCP Unterlagen in demselben Format vorlegen, in dem die Arbeitssuchenden sie dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellt haben, wenn die Unterlagen über eine Internetadresse, einen Link oder eine URL bereitgestellt wurden?
A. Ein Auftragnehmer kann OFCCP-Materialien, die von Arbeitssuchenden bereitgestellt wurden, in dem von den Arbeitssuchenden eingereichten Format zur Verfügung stellen. Auftragnehmer müssen jedoch sicherstellen, dass alle OFCCP zur Verfügung gestellten Internetlinks korrekt, aktuell und funktionsfähig sind und dass die verlinkten Materialien leicht identifizierbar, zur Überprüfung verfügbar und kopierbar sind. Wenn die OFCCP aus irgendeinem Grund nicht auf die Unterlagen eines Auftragnehmers zugreifen, diese einsehen oder kopieren kann, z. B. weil der Server, auf dem die Unterlagen gespeichert sind, deaktiviert wurde, der Link verschoben oder geändert wurde oder eine spezielle Software zum Herunterladen und Einsehen der Unterlagen erforderlich ist, erfüllt die Bereitstellung von Internet-Links nicht die Anforderungen des Auftragnehmers an den Zugang zu den Unterlagen, und die OFCCP fordert den Auftragnehmer auf, andere Möglichkeiten für den Zugang zu den angeforderten Unterlagen bereitzustellen. Der Auftragnehmer muss der OFCCP jederzeit einen effektiven Zugang zur Einsichtnahme und Vervielfältigung der angeforderten Unterlagen gewähren. Wie in der vorherigen Antwort angegeben, empfiehlt die OFCCP den Auftragnehmern, zur Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften eine Sicherungskopie in Papierform oder elektronischer Form aller im Internet gespeicherten Unterlagen aufzubewahren. Wenn die Unterlagen eines Auftragnehmers in mehreren Formaten verfügbar sind, behält sich die OFCCP außerdem das Recht vor, die Vorlage dieser Unterlagen in einem oder mehreren der verfügbaren Formate zu verlangen.
Papieroriginale
F. Wann kann ein Auftragnehmer ein Papieroriginal, das in eine elektronische Aufzeichnung umgewandelt wurde, entsorgen?
A. Im Allgemeinen kann das Originaldokument jederzeit nach der Übertragung in ein elektronisches Archivierungssystem entsorgt werden. Das Originaldokument darf jedoch nicht entsorgt werden, wenn die elektronische Kopie das Originaldokument nicht genau wiedergibt.
Erreichbarkeit
F. Darf ein Auftragnehmer ausschließlich ein Online-Bewerbungssystem verwenden, um Bewerbungen anzunehmen?
A. Ja, ein Auftragnehmer hat die Möglichkeit, ein ausschließlich online verfügbares Bewerbungssystem oder ein anderes elektronisches Formular wie E-Mail oder Fax zu verwenden. Auftragnehmer müssen jedoch sicherstellen, dass Bewerber mit Behinderungen die gleichen Chancen haben, sich auf Stellen zu bewerben. Siehe 41 CFR Teile 60–250.5, 60–250.20, 60–250–21, 60–300.5, 60–300.20, 60–300.21, 60–741.5, 60–741.20 und 60–741.21.
F. Muss ein Auftragnehmer sicherstellen, dass sein Online-Bewerbungssystem für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist?
A. Der ADA, Abschnitt 503, VEVRAA und deren Vorschriften verlangen, dass ein Auftragnehmer qualifizierten Bewerbern mit Behinderungen und behinderten Veteranen gleiche Chancen beim Wettbewerb um Arbeitsplätze bietet. Diese Verpflichtung umfasst, falls erforderlich, angemessene Vorkehrungen für qualifizierte Personen mit Behinderungen, es sei denn, dies würde den Auftragnehmer einer unzumutbaren Härte (erhebliche Schwierigkeiten oder Kosten) aussetzen. Betroffene Auftragnehmer müssen außerdem positive Maßnahmen ergreifen, um qualifizierte Personen mit Behinderungen und Kriegsversehrte bei der Einstellung, in Stellenanzeigen und bei Bewerbungsverfahren zu fördern. Siehe 41 CFR Teile 60–300.5 und 60–741.5.
Obwohl in den letzten Jahren große technologische Fortschritte erzielt wurden, sind viele Online-Systeme möglicherweise nicht vollständig barrierefrei. Beispielsweise kann es für Menschen mit Sehbehinderungen schwierig sein, die Schrift oder Grafiken auf einer Webseite zu lesen. Oder das System funktioniert möglicherweise nicht, wenn eine Person mit Behinderung adaptive Software verwendet. Auftragnehmer können es daher als vorteilhaft erachten (sind jedoch nicht dazu verpflichtet), ihre Online-Bewerbungssysteme so zu gestalten oder umzugestalten, dass sie für möglichst viele potenzielle Bewerber mit Behinderungen leicht zugänglich sind. Die Verwendung von „universellen Designtechniken” kann eine kostengünstige und effiziente Möglichkeit sein, um den Bedarf an individuellen angemessenen Vorkehrungen zu minimieren und sicherzustellen, dass der Auftragnehmer einen möglichst großen Pool an qualifizierten Bewerbern erreicht und Bewerbungen von diesen erhält.
Wenn ein Auftragnehmer Bewerbern routinemäßig verschiedene Methoden zur Bewerbung um Stellen anbietet und alle Bewerbungsmethoden gleich behandelt werden, muss ein Arbeitgeber möglicherweise nicht sicherstellen, dass sein Online-Bewerbungssystem vollständig barrierefrei ist. Wenn ein Auftragnehmer jedoch nur ein Online-Bewerbungssystem zur Annahme von Bewerbungen verwendet, muss er sicherstellen, dass potenzielle Bewerber mit Behinderungen entweder das System nutzen oder ihre Bewerbung rechtzeitig auf andere Weise einreichen können. Dazu gehört auch, dass neben dem Online-System eine weitere Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit dem Auftragnehmer bereitgestellt wird, um angemessene Vorkehrungen zu beantragen, die erforderlich sind, um Bewerbern mit Behinderungen gleiche Chancen bei der Bewerbung und Berücksichtigung für die Stellen des Auftragnehmers zu bieten.
F. Wie kann ein Auftragnehmer feststellen, ob sein Online-Bewerbungssystem mit den von Menschen mit Behinderungen verwendeten assistiven Technologien kompatibel ist?
A. Damit ein Bewerbungssystem allgemein zugänglich ist, sollte es „interoperable“ elektronische und Informationstechnologien enthalten. Interoperabilität ist die Fähigkeit eines Computersystems, effektiv zu interagieren und zu kommunizieren, wenn ein Bewerber mit einer Behinderung assistive Technologien/adaptive Software und adaptive Strategien mit dem Bewerbungssystem des Auftragnehmers verwendet. Das Amt für Behindertenbeschäftigungspolitik (Office of Disability Employment Policy, ODEP) des US-Arbeitsministeriums hat diesbezüglich Ressourcen identifiziert, die Auftragnehmern und Bewerbern zur Verfügung stehen. Diese und weitere Informationen finden Sie auf der Website des ODEP unter www.dol.gov/odep. Weitere Ressourcen finden Sie auf der Website des Job Accommodation Network (JAN) unter www.jan.wvu.edu.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
