L'OFCCP apporte des réponses aux questions complexes des entrepreneurs.
Vous vous demandez s'il faut compter les étudiants salariés ? Ou si plusieurs sites peuvent être regroupés dans un seul plan d'action positive ? Ce sont là des questions qui ont tourmenté de nombreux prestataires, en particulier les établissements d'enseignement supérieur.
Le 5 septembre, le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux a publié une directive et une série de questions fréquentes pour répondre à ces questions.
Directive 2019-05 – Obligations des entrepreneurs à l'égard des étudiants dans le cadre de relations de travail avec des établissements d'enseignement
Les collèges et les universités ont longtemps hésité à inclure les étudiants salariés dans leurs plans d'action pour la diversité (AAP). Les types d'étudiants salariés et leurs relations avec les établissements sont variés et nombreux. Par exemple, certains étudiants salariés peuvent être des employés à temps partiel réguliers, tandis que d'autres accumulent des crédits ou travaillent pour obtenir un diplôme. Cependant, leur relation avec l'établissement est généralement de nature éducative.
La nouvelle directive de l'OFCCP stipule que l'OFCCP n'évaluera pas les étudiants employés dans le cadre d'un AAP lors d'une évaluation de conformité :
L'OFCCP reconnaît que déterminer si les étudiants salariés répondent à la définition d'« employé », de sorte qu'ils doivent être inclus dans un AAP, est une tâche extrêmement complexe. À la lumière de cela, l'OFCCP a annoncé :
Il est important de noter que l'OFCCP ne stipule pas que les étudiants salariés ne doivent pas être inclus dans les AAP. L'agence précise plutôt qu'elle exerce son pouvoir discrétionnaire en matière d'application de la loi en décidant de ne pas sanctionner les entrepreneurs qui excluent les étudiants salariés de leurs AAP et de leurs analyses.
L'OFCCP précise également qu'il continuera à accepter et à traiter les plaintes émanant d'étudiants employés par des entrepreneurs concernés et qu'il mènera des enquêtes lorsque cela s'avérera nécessaire.
FAQ : Élaboration et mise à jour des plans d'action anti-agression (AAP) pour les établissements de type campus
Selon les réglementations de l'OFCCP, à moins qu'un entrepreneur n'obtienne l'autorisation d'élaborer des AAP fonctionnels, il doit élaborer un AAP pour chaque « établissement ». L'OFCCP a défini un établissement comme suit :
Lorsqu'un entrepreneur possède plusieurs bâtiments situés dans la même zone géographique, la question se pose souvent de savoir si ces bâtiments peuvent être considérés comme un seul et même établissement aux fins de l'élaboration d'un plan d'action pour l'égalité des chances (AAP). L'OFCCP note que cette situation s'applique souvent aux établissements d'enseignement, aux hôpitaux et aux entreprises technologiques.
Afin d'apporter davantage de certitude aux entrepreneurs dans cette situation, la FAQ de l'OFCCP stipule que « les entrepreneurs peuvent regrouper les employés répartis dans plusieurs bâtiments d'un campus sous un seul AAP basé sur l'établissement ». L'OFCCP note toutefois que plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour déterminer si cette approche est appropriée. Plus précisément, les entrepreneurs doivent tenir compte des éléments suivants :
- Quelle est la fonction du bâtiment, et comment les employés qui y travaillent interagissent-ils avec ceux des autres bâtiments ?
- Les employés répartis dans différents bâtiments font-ils partie de la même unité organisationnelle, telle qu'un département, une division, une section, une succursale, un groupe, une famille d'emplois ou une équipe de projet ?
- Les décisions relatives à l'embauche, à la rémunération et à d'autres questions liées au personnel sont-elles prises séparément dans chaque bâtiment ou ces fonctions sont-elles regroupées pour l'ensemble de l'entreprise ou pour plusieurs bâtiments d'un même campus ?
- Chaque bâtiment gère-t-il son propre recrutement ou cette fonction est-elle regroupée pour plusieurs bâtiments ?
- Les bâtiments recrutent-ils sur le même marché du travail ou dans la même zone de recrutement ?
- Dans quelle mesure les autres fonctions liées aux ressources humaines et à la conformité en matière d'égalité des chances en matière d'emploi sont-elles distinctes sur le plan opérationnel pour chaque bâtiment ou groupe de bâtiments ?
- Dans quelle mesure certains employés exercent-ils des fonctions professionnelles dans différents bâtiments ?
- (FAQ n° 4).
Bien sûr, il s'agit d'un test d'équilibre, et l'OFCCP note que plus les facteurs pesant en faveur d'une considération des paramètres comme indépendants sont nombreux, moins il est approprié de les combiner dans un seul AAP.
Cette directive et cette FAQ s'inscrivent dans la continuité de la mission déclarée du directeur Craig Leen, qui consiste à accroître la transparence de l'OFCCP et à offrir davantage de certitude aux entrepreneurs fédéraux. Ces deux annonces allègent les contraintes de conformité pour les entrepreneurs fédéraux et constituent une bonne nouvelle.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
