Die OFCCP bietet Auftragnehmern Antworten auf knifflige Fragen.
Sie fragen sich, ob studentische Hilfskräfte mitgezählt werden sollen? Oder ob mehrere Standorte in einem einzigen Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Gruppen zusammengefasst werden können? Das sind Fragen, die viele Auftragnehmer, insbesondere Hochschulen, beschäftigen.
Am 5. September veröffentlichte das Amt für die Einhaltung von Bundesverträgen (Office of Federal Contract Compliance Programs) eine Richtlinie und eine Reihe von FAQs, um diese Fragen zu klären.
Richtlinie 2019-05 – Pflichten von Auftragnehmern in Bezug auf Studierende, die in einem Arbeitsverhältnis mit Bildungseinrichtungen stehen
Hochschulen und Universitäten haben lange damit gerungen, ob studentische Hilfskräfte in ihre AAPs aufgenommen werden sollten. Die Arten von studentischen Hilfskräften und ihre Beziehungen zu einer Einrichtung sind vielfältig und umfangreich. Einige studentische Hilfskräfte sind beispielsweise reguläre Teilzeitbeschäftigte, während andere Credits sammeln oder auf einen Abschluss hinarbeiten. Im Allgemeinen ist ihre Hauptbeziehung zur Organisation jedoch bildungsbezogen.
Die neue Richtlinie der OFCCP besagt, dass die OFCCP studentische Mitarbeiter im Rahmen einer AAP während einer Konformitätsbewertung nicht bewerten wird:
Die OFCCP erkennt an, dass die Feststellung, ob studentische Arbeitnehmer die Definition eines „Arbeitnehmers” erfüllen, sodass sie in einen AAP aufgenommen werden sollten, eine äußerst faktenintensive Aufgabe ist. Vor diesem Hintergrund gab die OFCCP bekannt:
Bezeichnenderweise erklärt die OFCCP nicht, dass studentische Arbeitnehmer nicht in AAPs einbezogen werden sollten. Vielmehr sieht die Behörde vor, dass sie ihr Ermessen bei der Durchsetzung ausübt, indem sie beschließt, Auftragnehmer nicht dafür zu belangen, dass sie studentische Arbeitnehmer aus ihren AAPs und Analysen ausschließen.
Die OFCCP weist außerdem ausdrücklich darauf hin, dass sie weiterhin Beschwerden von studentischen Mitarbeitern der betroffenen Auftragnehmer entgegennehmen und bearbeiten sowie gegebenenfalls Ermittlungen einleiten wird.
FAQ: Entwicklung und Pflege von AAPs für campusähnliche Einrichtungen
Gemäß den OFCCP-Vorschriften muss ein Auftragnehmer, sofern er keine Genehmigung zur Entwicklung funktionaler AAPs erhält, für jede „Niederlassung“ einen AAP entwickeln. Die OFCCP definiert eine Niederlassung wie folgt:
Wenn ein Auftragnehmer mehrere Gebäude am selben Standort hat, stellt sich oft die Frage, ob diese Gebäude für die Zwecke der AAP-Entwicklung als eine einzige Einrichtung betrachtet werden können. Die OFCCP stellt fest, dass diese Situation häufig bei Bildungseinrichtungen, Krankenhäusern und Technologieunternehmen auftritt.
Um Auftragnehmern in dieser Situation mehr Sicherheit zu geben, heißt es in den FAQ der OFCCP, dass „Auftragnehmer Mitarbeiter, die über mehrere Gebäude auf einem Campus verteilt sind, unter einem einzigen, auf dem Standort basierenden AAP zusammenfassen können“. Die OFCCP weist jedoch darauf hin, dass mehrere Faktoren berücksichtigt werden sollten, um zu entscheiden, ob dieser Ansatz angemessen ist. Insbesondere sollten Auftragnehmer Folgendes berücksichtigen:
- Was ist die Funktion des Gebäudes und wie interagieren die Mitarbeiter in diesem Gebäude mit Mitarbeitern in anderen Gebäuden?
- Gehören Mitarbeiter in verschiedenen Gebäuden zur selben Organisationseinheit, wie z. B. Abteilung, Bereich, Sektion, Niederlassung, Gruppe, Jobfamilie oder Projektteam?
- Werden Einstellungen, Vergütungen und andere Personalentscheidungen in jedem Gebäude separat getroffen oder sind diese Funktionen für den gesamten Auftragnehmer oder für mehrere Gebäude auf einem Campus zusammengefasst?
- Wird die Personalbeschaffung für jedes Gebäude separat durchgeführt oder ist diese Funktion für mehrere Gebäude zusammengefasst?
- Werden die Mitarbeiter für die Gebäude aus demselben Arbeitsmarkt oder Einzugsgebiet rekrutiert?
- Inwieweit unterscheiden sich andere Personal- und Gleichstellungsfunktionen in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften für Chancengleichheit bei der Beschäftigung für jedes Gebäude oder jede Gebäudegruppe operativ voneinander?
- Inwieweit üben bestimmte Mitarbeiter Arbeitsfunktionen in verschiedenen Gebäuden aus?
- (FAQ Nr. 4).
Natürlich handelt es sich hierbei um eine Abwägungsprüfung, und die OFCCP merkt an, dass es umso weniger angemessen ist, die Faktoren in einem einzigen AAP zu kombinieren, je mehr sie bei der Betrachtung der Einstellungen als unabhängig ins Gewicht fallen.
Diese Richtlinie und die FAQ setzen die von Direktor Craig Leen erklärte Mission fort, die Transparenz der OFCCP zu erhöhen und mehr Sicherheit für Auftragnehmer der Bundesregierung zu schaffen. Beide Ankündigungen erleichtern die Compliance-Auflagen für Auftragnehmer der Bundesregierung und sind willkommene Neuigkeiten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
