Le 1er février 2018, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail a envoyé 1 000 avis aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Ces avis informent les employeurs qu'un ou plusieurs de leurs établissements sont susceptibles de faire l'objet d'un contrôle de conformité en matière d'action positive au cours de l'année 2018.
L'OFCCP envoie ces avis aux employeurs depuis une dizaine d'années. Ces notifications, appelées officiellement Corporate Scheduling Announcement Letters (CSAL), sont destinées à donner aux employeurs la possibilité de se préparer à un contrôle de conformité en matière d'action positive. Avant l'utilisation des CSAL, les employeurs soumis à un contrôle de conformité recevaient simplement une lettre d'ouverture du contrôle sans aucun avertissement de la part de l'OFCCP.
Les premières séries de CSAL utilisées par l'OFCCP ont été envoyées aux sièges sociaux des grands employeurs. Auparavant, l'OFCCP avait reçu des informations de la part de grands entrepreneurs et sous-traitants fédéraux selon lesquelles ces organisations étaient frustrées par le nombre de contrôles de conformité effectués dans différents établissements et par leur incapacité à savoir quels établissements faisaient l'objet d'un contrôle. Les CSAL étaient censés atténuer ces problèmes. Toutefois, en 2012, l'OFCCP a modifié son approche de l'envoi des CSAL en commençant à les envoyer directement à des installations individuelles plutôt qu'au siège de l'entreprise. L'OFCCP a adopté cette nouvelle approche après avoir reçu des plaintes suggérant que les bureaux d'entreprise ne communiquaient pas efficacement avec leurs établissements au sujet des examens en cours. Un siège social ne recevait une CSAL que s'il était lui-même prévu qu'il fasse l'objet d'un examen. Ainsi, la Corporate Scheduling Announcement Letter est passée d'un dispositif destiné à alerter le siège social des grands employeurs sur les multiples examens en cours à un dispositif qui alerte les sites individuels sur les examens à venir.
L'OFCCP a clairement indiqué que l'agence n'était pas tenue d'envoyer des CSAL avant d'entamer les contrôles de conformité. L'agence considère les CSAL comme une notification de courtoisie aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. L'OFCCP conserve le droit d'entamer des contrôles de conformité dans des installations qui n'ont pas reçu de CSAL, et il est arrivé que l'OFCCP le fasse.
Les CSAL ne signalent PAS le début du contrôle de conformité
Il est important de noter qu'une CSAL n'ouvre PAS formellement un examen de conformité. Le CSAL est en fait un avis de préprogrammation informant un établissement que l'OFCCP prévoit d'y effectuer un contrôle de conformité. Un contrôle de conformité n'est ouvert que lorsque l'OFCCP envoie à l'employeur une lettre officielle lui demandant de fournir des données et d'autres éléments. Cette lettre, appelée "scheduling letter", donne à l'employeur un délai de 30 jours pour fournir à l'OFCCP des plans d'action positive et d'autres informations. La lettre de programmation comprend une liste détaillée d'informations que l'OFCCP exige de l'employeur au début d'un contrôle de conformité. Les établissements sélectionnés pour recevoir une lettre de programmation font généralement partie d'une liste de programmation officielle établie au siège de l'OFCCP à Washington, D.C.
Si les CSAL indiquent que l'OFCCP a l'intention d'effectuer un contrôle de conformité dans un établissement donné, ils ne prouvent pas que l'OFCCP a le droit de procéder à un tel contrôle. L'OFCCP recueille des données auprès de diverses sources pour déterminer quelles organisations doivent recevoir des CSAL et des lettres de programmation. Certaines de ces sources contiennent des données anciennes ou incorrectes. Par exemple, des CSAL sont parfois envoyées à des installations fermées ou à des organisations qui n'ont plus d'activités de sous-traitance ou de contrats fédéraux. Les organisations qui reçoivent des CSAL pour des installations qui ne sont pas des cibles appropriées pour les contrôles de conformité de l'OFCCP doivent attendre de recevoir une lettre de programmation avant de contester le droit de l'OFCCP à effectuer un contrôle de conformité dans cette installation.
Les CSAL de février 2018
L'OFCCP a fourni des informations spécifiques sur son site web concernant les CSAL qui ont été publiées le 1er février. Les points spécifiques annoncés par l'OFCCP concernant cette série de CSAL sont les suivants :
- L'OFCCP commencera à envoyer des lettres d'ordonnancement aux établissements qui ont reçu des CSAL le 19 mars 2018.
- Comme toujours, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux devront soumettre leurs plans d'action positive et les autres informations demandées à l'OFCCP dans les 30 jours suivant la réception d'une lettre de programmation.
- L'OFCCP a annoncé qu'un maximum de dix (10) établissements d'une même organisation figureraient sur la liste la plus récente établie par l'agence.
- L'OFCCP a déclaré qu'un maximum de quatre (4) établissements d'une même organisation feront l'objet d'un contrôle de conformité par un bureau de district spécifique de l'OFCCP. (Par exemple, le bureau de district de San Antonio de l'OFCCP ne procédera pas à plus de quatre contrôles de conformité d'une organisation individuelle).
- Aucune installation dont l'examen a été clôturé au cours des cinq (5) dernières années ne sera inscrite sur la liste de programmation actuelle.
Les trois derniers points représentent un changement important pour l'OFCCP. L'OFCCP n'a généralement pas établi les types de limitations susmentionnées concernant le nombre de contrôles de conformité qu'une organisation peut subir ou le nombre de contrôles de conformité à effectuer dans une organisation par un bureau de district de l'OFCCP. Plus important encore, l'OFCCP n'a traditionnellement exempté un établissement individuel d'un contrôle de conformité que lorsque ce dernier avait fait l'objet d'un contrôle clôturé au cours des DEUX (2) dernières années. En utilisant ces critères supplémentaires pour établir sa nouvelle liste, l'OFCCP semble avoir tenté de répondre aux préoccupations passées de la communauté des entrepreneurs concernant le nombre de contrôles de conformité effectués par une organisation donnée, dans un établissement donné ou auprès d'un bureau de district de l'OFCCP donné.
Mesures à prendre après avoir reçu un CSAL
Les organisations qui reçoivent un CSAL doivent prendre un certain nombre de mesures :
- Les responsables de la gestion doivent être informés qu'un contrôle de conformité de l'OFCCP est susceptible d'avoir lieu dans le courant de l'année 2018 et que ce contrôle peut être ouvert dès le mois de mars 2018.
- Les plans d'action positive qui ont déjà été élaborés doivent être soigneusement examinés afin de s'assurer qu'ils contiennent les informations qui seront demandées lors d'un contrôle de conformité.
- Les autres informations susceptibles d'être soumises dans le cadre d'un contrôle de conformité doivent être examinées attentivement afin de déterminer si elles soulèvent des questions lors du contrôle de conformité.
- Il convient de s'efforcer de mener à bien toutes les tâches nécessaires pour mettre l'organisation en conformité avec les réglementations fédérales en matière d'action positive.
- Les organisations devraient revoir leurs efforts de sensibilisation et se préparer à des discussions sur les résultats de ces efforts.
- Les organisations doivent s'assurer qu'elles ont procédé à une certaine forme d'examen des pratiques et décisions en matière de rémunération en vue de soumettre des informations sur les rémunérations à l'OFCCP.
Il n'y a aucun moyen de prédire exactement quand un établissement qui a reçu une CSAL commencera son examen de conformité. Il semble que les établissements figurant sur la liste actuelle des CSAL puissent recevoir une lettre d'ordonnancement au plus tôt au cours de la semaine du 19 mars. Toutefois, l'OFCCP a le droit d'effectuer à tout moment des contrôles de conformité dans les établissements ayant reçu les CSAL du 1er février. Par le passé, l'OFCCP a entamé des contrôles de conformité dans des établissements qui avaient reçu une CSAL plus de 18 mois après l'arrivée de celle-ci.
Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux disposant de plusieurs installations peuvent confirmer si un ou plusieurs de leurs établissements ont reçu un CSAL en envoyant une demande écrite sur le papier à en-tête de l'entreprise à la division des opérations de programme de l'OFCCP à l'adresse [email protected].
De plus amples informations sur les CSAL, y compris les points mentionnés ci-dessus concernant les CSAL envoyés le 1er février 2018, sont disponibles sur le site web de l'OFCCP à l'adresse http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/csalfaqs.htm.
Nous remercions Zach Olsen de HR Analytical Services pour sa contribution à cet article. Remarque : rien dans cet article ne constitue un avis juridique ou ne remplace un avis professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2018
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
