El 1 de febrero de 2018, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos envió 1000 avisos a contratistas y subcontratistas federales. Estos avisos informan a los empleadores de que es probable que una o más de sus instalaciones sean objeto de una revisión de cumplimiento de acción afirmativa durante 2018.
La OFCCP lleva unos diez años enviando estos avisos a las empresas. Estos avisos, que formalmente se denominan Cartas de Anuncio de Programación Corporativa (CSAL, por sus siglas en inglés), tienen por objeto brindar a los empleadores la oportunidad de prepararse para una revisión de cumplimiento de acción afirmativa pendiente. Antes de la utilización de las CSAL, los empleadores que estaban sujetos a una revisión de cumplimiento simplemente recibían una carta de apertura de la revisión sin ninguna advertencia de la OFCCP.
Las primeras rondas de CSAL utilizadas por la OFCCP se enviaron a las sedes corporativas de grandes empleadores. Anteriormente, la OFCCP había recibido comentarios de grandes contratistas y subcontratistas federales en el sentido de que estas organizaciones se sentían frustradas por el número de revisiones de cumplimiento que se realizaban en diferentes instalaciones y por su incapacidad para realizar un seguimiento eficaz de las instalaciones que estaban siendo objeto de revisión. Los CSAL estaban destinados a aliviar estos problemas. Sin embargo, en 2012, la OFCCP cambió su enfoque en el envío de CSAL cuando comenzó a enviar CSAL directamente a las instalaciones individuales en lugar de a una sede corporativa. La OFCCP adoptó este nuevo enfoque después de escuchar quejas que sugerían que las oficinas corporativas no se comunicaban eficazmente con sus instalaciones acerca de las revisiones pendientes. Una sede corporativa sólo recibiría un CSAL si la propia sede corporativa estaba programada para someterse a revisión. Por lo tanto, la Carta de Anuncio de Programación Corporativa ha pasado de ser un dispositivo para alertar a las sedes corporativas de grandes empleadores sobre múltiples revisiones pendientes a ser un dispositivo que alerta a las sedes individuales sobre las próximas revisiones.
La OFCCP ha dejado claro que la agencia no está obligada a enviar CSAL antes de iniciar las revisiones de cumplimiento. La agencia considera que las CSAL son una notificación de cortesía para los contratistas y subcontratistas federales. La OFCCP se reserva el derecho de iniciar revisiones de cumplimiento en instalaciones que no hayan recibido una CSAL, y ha habido ocasiones en que la OFCCP lo ha hecho.
Los CSAL NO señalan el inicio de la revisión del cumplimiento
Es importante señalar que una CSAL NO inicia formalmente una revisión de cumplimiento. La CSAL es efectivamente una notificación previa a la programación en la que se informa a un establecimiento que la OFCCP espera realizar allí una revisión de cumplimiento. Una revisión de cumplimiento sólo se inicia cuando la OFCCP envía la carta formal solicitando datos y otros elementos a un empleador. Esta carta, denominada carta de programación, otorga al empleador un plazo de 30 días para proporcionar planes de acción afirmativa y otra información a la OFCCP. La carta de programación incluye un listado pormenorizado que es una lista específica y detallada de la información que la OFCCP exige como parte de la presentación de un empleador al inicio de una revisión de cumplimiento. Los establecimientos elegidos para recibir una carta de programación suelen formar parte de una lista formal de programación que se elabora en la sede de la OFCCP en Washington, D.C.
Si bien las CSAL señalan que la OFCCP tiene la intención de llevar a cabo una revisión de cumplimiento en un establecimiento determinado, una CSAL no es prueba de que la OFCCP tenga derecho a realizar efectivamente una revisión. La OFCCP recopila datos de diversas fuentes para determinar qué organizaciones deben recibir CSAL y cartas de programación. Algunas de estas fuentes contienen datos antiguos o incorrectos. Por ejemplo, las CSAL se envían ocasionalmente a instalaciones que han cerrado o a organizaciones que ya no realizan ningún tipo de contratación o subcontratación federal. Las organizaciones que reciben CSAL en instalaciones que no son objetivos apropiados para las revisiones de cumplimiento de la OFCCP deben esperar hasta recibir realmente una carta de programación antes de cuestionar el derecho de la OFCCP a realizar una revisión de cumplimiento en esa instalación.
Los CSAL de febrero de 2018
La OFCCP ha proporcionado información específica en su sitio web sobre las CSAL que se publicaron el 1 de febrero. Los puntos específicos que OFCCP anunció en relación con esta ronda de CSAL son los siguientes:
- OFCCP comenzará a enviar cartas de programación a las instalaciones que recibieron CSAL el 19 de marzo de 2018.
- Como siempre, los contratistas y subcontratistas federales deberán presentar sus planes de acción afirmativa y demás información solicitada a la OFCCP en un plazo de 30 días a partir de la recepción de una carta de programación.
- La OFCCP ha anunciado que no habrá más de diez (10) establecimientos de una misma organización en la lista de programación más reciente elaborada por la agencia.
- La OFCCP ha declarado que no más de cuatro (4) establecimientos de una misma organización serán sometidos a una revisión de cumplimiento por una oficina de distrito específica de la OFCCP. (Por ejemplo, no más de cuatro revisiones de cumplimiento de una organización individual serían realizadas por la oficina de distrito de San Antonio de la OFCCP).
- Ninguna instalación con una revisión cerrada en los últimos cinco (5) años formará parte de la lista de programación actual.
Los tres últimos puntos representan un cambio importante para la OFCCP. Por lo general, la OFCCP no ha establecido los tipos de limitaciones señalados anteriormente con respecto al número de revisiones de cumplimiento a las que puede someterse una organización o con respecto al número de revisiones de cumplimiento que debe realizar en una organización una oficina de distrito de la OFCCP. Más críticamente, la OFCCP tradicionalmente sólo ha eximido a una instalación individual de una revisión de cumplimiento cuando esa instalación tenía una revisión cerrada en los últimos DOS (2) años. Mediante el uso de estos criterios adicionales en el desarrollo de su nueva lista de programación, parece que la OFCCP ha tratado de abordar las preocupaciones anteriores de la comunidad de contratistas en relación con el número de revisiones de cumplimiento experimentadas por una organización en particular, en una instalación en particular, o con una oficina de distrito de la OFCCP en particular.
Medidas que deben tomarse tras recibir un CSAL
Las organizaciones que reciben una CSAL deben tomar una serie de medidas:
- Los funcionarios de gestión deben ser conscientes de que es probable que se produzca una revisión de cumplimiento de la OFCCP en algún momento de 2018, y que la revisión puede iniciarse ya en marzo de 2018.
- Los planes de acción positiva que ya se han completado deben examinarse cuidadosamente para garantizar que contienen la información que se solicitará durante una revisión de cumplimiento.
- Cualquier otra información que pueda presentarse en el marco de un examen de conformidad debe examinarse detenidamente para determinar si planteará algún problema durante dicho examen.
- Hay que esforzarse por llevar a cabo todas las tareas necesarias para que una organización cumpla la normativa federal en materia de discriminación positiva.
- Las organizaciones deben revisar sus esfuerzos de divulgación y prepararse para los debates sobre los resultados de dichos esfuerzos.
- Las organizaciones deben asegurarse de que han llevado a cabo algún tipo de revisión de las prácticas y decisiones de compensación en preparación para la presentación de información sobre compensación a la OFCCP.
No hay manera de predecir exactamente cuándo una instalación que ha recibido un CSAL comenzará su revisión de cumplimiento. Al parecer, la fecha más temprana para que los establecimientos que figuran en la lista actual de CSAL reciban una carta de programación es la semana del 19 de marzo. Sin embargo, la OFCCP tiene derecho a realizar revisiones de cumplimiento de las instalaciones que reciben las CSAL del 1 de febrero en cualquier momento. En el pasado, la OFCCP ha iniciado revisiones de cumplimiento en instalaciones que recibieron una CSAL más de 18 meses después de la llegada de la CSAL.
Los contratistas y subcontratistas federales con múltiples establecimientos pueden confirmar si uno o más de sus establecimientos recibieron una CSAL enviando una solicitud por escrito con membrete de la empresa preguntando por las CSAL a la División de Operaciones de Programas de la OFCCP en [email protected].
Puede encontrar más información sobre las CSAL, incluidos los puntos señalados anteriormente en relación con las CSAL enviadas el 1 de febrero de 2018, en el sitio web de la OFCCP en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/csalfaqs.htm.
Gracias a Zach Olsen de HR Analytical Services por su contribución a este artículo. Tenga en cuenta: Nada en este artículo pretende ser un consejo legal o un sustituto de cualquier consejo profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales tienen derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2018
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
