El 1 de febrero de 2018, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos envió 1000 notificaciones a contratistas y subcontratistas federales. Estas notificaciones informan a los empleadores que es probable que una o más de sus instalaciones sean objeto de una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa durante 2018.
La OFCCP lleva unos diez años enviando estas notificaciones a los empleadores. Estas notificaciones, denominadas oficialmente «Cartas de anuncio de programación corporativa» (CSAL, por sus siglas en inglés), tienen por objeto brindar a los empleadores la oportunidad de prepararse para una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa pendiente. Antes del uso de las CSAL, los empleadores que estaban sujetos a una revisión de cumplimiento simplemente recibían una carta en la que se iniciaba la revisión sin ningún aviso por parte de la OFCCP.
Las primeras rondas de CSAL utilizadas por la OFCCP se enviaron a las sedes corporativas de grandes empresas. Antes de esto, la OFCCP había recibido comentarios de grandes contratistas y subcontratistas federales que se sentían frustrados por el número de revisiones de cumplimiento que se realizaban en diferentes instalaciones y por su incapacidad para realizar un seguimiento eficaz de las instalaciones que estaban siendo revisadas. Las CSAL tenían por objeto aliviar estos problemas. Sin embargo, en 2012, la OFCCP cambió su enfoque en cuanto al envío de las CSAL, pasando a enviarlas directamente a las instalaciones individuales en lugar de a las sedes corporativas. La OFCCP adoptó este nuevo enfoque después de recibir quejas que sugerían que las oficinas corporativas no se comunicaban eficazmente con sus instalaciones sobre las revisiones pendientes. La sede central de una empresa solo recibiría una CSAL si la propia sede central estuviera programada para ser revisada. Así, la carta de notificación de programación corporativa ha pasado de ser un dispositivo para alertar a las sedes centrales de las grandes empresas sobre múltiples revisiones pendientes a un dispositivo que alerta a las ubicaciones individuales sobre las próximas revisiones.
La OFCCP ha dejado claro que la agencia no está obligada a enviar CSAL antes de iniciar las revisiones de cumplimiento. La agencia considera que los CSAL son un aviso de cortesía para los contratistas y subcontratistas federales. La OFCCP se reserva el derecho de iniciar revisiones de cumplimiento en instalaciones que no hayan recibido un CSAL, y ha habido ocasiones en las que la OFCCP lo ha hecho.
Los CSAL NO indican el inicio de la revisión de cumplimiento.
Es importante señalar que una CSAL NO inicia formalmente una revisión de cumplimiento. La CSAL es, en realidad, una notificación previa que informa a una instalación de que la OFCCP tiene previsto realizar una revisión de cumplimiento en ella. La revisión de cumplimiento solo se inicia cuando la OFCCP envía la carta formal solicitando datos y otros elementos al empleador. Esta carta, denominada carta de programación, da al empleador 30 días para proporcionar planes de acción afirmativa y otra información a la OFCCP. La carta de programación incluye una lista detallada con la información específica que la OFCCP exige como parte de la presentación del empleador al inicio de una revisión de cumplimiento. Las instalaciones seleccionadas para recibir una carta de programación suelen formar parte de una lista de programación formal que se elabora en la sede de la OFCCP en Washington, D.C.
Si bien las CSAL indican que la OFCCP tiene la intención de realizar una revisión de cumplimiento en una instalación determinada, una CSAL no es prueba de que la OFCCP tenga derecho a realizar realmente una revisión. La OFCCP recopila datos para determinar qué organizaciones deben recibir CSAL y cartas de programación de diversas fuentes. Algunas de estas fuentes contienen datos antiguos o incorrectos. Por ejemplo, en ocasiones se envían CSAL a instalaciones que están cerradas o a organizaciones que ya no realizan contratos o subcontratos federales. Las organizaciones que reciben CSAL en instalaciones que no son objetivos apropiados para las revisiones de cumplimiento de la OFCCP deben esperar hasta recibir realmente una carta de programación antes de impugnar el derecho de la OFCCP a realizar una revisión de cumplimiento en esa instalación.
Los CSAL de febrero de 2018
La OFCCP ha proporcionado información específica en su sitio web sobre los CSAL que se publicaron el 1 de febrero. Los puntos específicos que la OFCCP anunció con respecto a esta ronda de CSAL son los siguientes:
- La OFCCP comenzará a enviar por correo cartas de programación a las instalaciones que recibieron CSAL el 19 de marzo de 2018.
- Como siempre, los contratistas y subcontratistas federales deberán presentar sus planes de acción afirmativa y demás información solicitada a la OFCCP en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la carta de programación.
- La OFCCP ha anunciado que no más de diez (10) establecimientos de una misma organización aparecerán en la lista de programación más reciente elaborada por la agencia.
- La OFCCP ha declarado que no más de cuatro (4) establecimientos de una misma organización serán sometidos a una revisión de cumplimiento por parte de cualquier oficina distrital específica de la OFCCP. (Por ejemplo, la oficina distrital de la OFCCP en San Antonio no realizaría más de cuatro revisiones de cumplimiento de una misma organización).
- Ninguna instalación cuya revisión haya concluido en los últimos cinco (5) años formará parte de la lista de programación actual.
Los tres últimos puntos representan un cambio importante para la OFCCP. Por lo general, la OFCCP no ha establecido el tipo de limitaciones mencionadas anteriormente en relación con el número de revisiones de cumplimiento a las que puede someterse una organización o con el número de revisiones de cumplimiento que debe realizar una oficina regional de la OFCCP en una organización. Más importante aún, la OFCCP solo ha eximido tradicionalmente a una instalación individual de una revisión de cumplimiento cuando dicha instalación había sido objeto de una revisión en los últimos DOS (2) años. Al utilizar estos criterios adicionales en la elaboración de su nueva lista de programación, parece que la OFCCP ha intentado abordar las preocupaciones expresadas en el pasado por la comunidad de contratistas en relación con el número de revisiones de cumplimiento a las que se somete una organización concreta, en una instalación concreta o con una oficina de distrito concreta de la OFCCP.
Medidas que se deben tomar tras recibir un CSAL
Las organizaciones que reciben un CSAL deben tomar una serie de medidas:
- Los responsables de la gestión deben ser conscientes de que es probable que se lleve a cabo una revisión de cumplimiento de la OFCCP en algún momento durante 2018, y que dicha revisión podría comenzar ya en marzo de 2018.
- Los planes de acción afirmativa que ya se hayan completado deben examinarse cuidadosamente para garantizar que contengan la información que se solicitará durante una revisión de cumplimiento.
- El resto de la información que se pueda presentar como parte de una revisión de cumplimiento debe examinarse cuidadosamente para determinar si esta información planteará algún problema durante la revisión de cumplimiento.
- Se deben realizar esfuerzos para completar todas las tareas necesarias para que una organización cumpla con las regulaciones federales de acción afirmativa.
- Las organizaciones deben revisar sus iniciativas de divulgación y prepararse para debatir los resultados de dichas iniciativas.
- Las organizaciones deben asegurarse de haber realizado algún tipo de revisión de las prácticas y decisiones en materia de remuneración como preparación para presentar la información sobre remuneración a la OFCCP.
No hay forma de predecir con exactitud cuándo una instalación que ha recibido una CSAL comenzará su revisión de cumplimiento. Al parecer, las primeras instalaciones de la lista actual de CSAL que podrían recibir una carta de programación lo harán la semana del 19 de marzo. Sin embargo, la OFCCP tiene derecho a realizar revisiones de cumplimiento de las instalaciones que recibieron las CSAL del 1 de febrero en cualquier momento. En el pasado, la OFCCP ha iniciado revisiones de cumplimiento en instalaciones que recibieron una CSAL más de 18 meses después de la llegada de la CSAL.
Los contratistas y subcontratistas federales con múltiples instalaciones pueden confirmar si uno o más de sus establecimientos recibieron por correo un CSAL enviando una solicitud por escrito con el membrete de la empresa preguntando sobre los CSAL a la División de Operaciones del Programa de la OFCCP a [email protected].
Para obtener más información sobre los CSAL, incluidos los puntos mencionados anteriormente relativos a los CSAL enviados el 1 de febrero de 2018, consulte el sitio web de la OFCCP en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/csalfaqs.htm.
Agradecemos a Zach Olsen, de HR Analytical Services, por sus contribuciones a este artículo. Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son propiedad intelectual de HR Analytical Services Inc. 2018.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
