Le 24 août 2018, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) a annoncé trois nouvelles directives dans le cadre de ses efforts visant à rendre l'agence plus transparente et plus efficace et à maximiser l'efficacité de la sensibilisation à l'aide à la conformité. Cet article se concentre sur deux des trois directives : une initiative établissant un programme de reconnaissance pour les entrepreneurs ayant des " programmes et initiatives de conformité de haute qualité et très performants " et un programme visant à vérifier que les entrepreneurs sont en conformité avec les exigences du programme fédéral d'action positive (AAP).
Programme de reconnaissance des entrepreneurs - Directive 2018-06
L'OFCCP remet en place un système de récompenses pour les entrepreneurs et prévoit de développer un programme "pour reconnaître les entrepreneurs ayant des programmes et des initiatives de conformité de haute qualité et très performants". Un précédent programme de récompense avait été abandonné il y a plusieurs années, mais l'OFCCP estime aujourd'hui qu'il est utile de récompenser les entrepreneurs qui se surpassent, et ce pour les raisons suivantes :
- Elle soutiendrait la "conformité proactive des entrepreneurs", qu'ils fassent ou non l'objet d'un audit.
- Les entrepreneurs seraient "encouragés" par la reconnaissance des premières pratiques de non-discrimination.
- La communauté des contractants "pourrait bénéficier de recherches ou d'études de cas sur les meilleures pratiques ou les pratiques modèles en matière de conformité".
- L'assistance de l'OFCCP en matière de conformité, fondée sur les pratiques d'autres entreprises, a plus de chances d'être soutenue par les entrepreneurs.
L'OFCCP ne fournit pas de détails sur le programme de reconnaissance, mais indique que l'agence prévoit de "mettre en évidence les programmes et initiatives spécifiques des entrepreneurs qui sont innovants, qui ont obtenu des résultats démontrables et qui pourraient être enseignés ou incorporés dans des programmes de mentorat par les pairs des entrepreneurs". L'OFCCP précise que son objectif n'est pas de récompenser la simple conformité, mais plutôt de récompenser les entrepreneurs qui sont des leaders d'opinion novateurs parmi leurs pairs, afin de créer des lieux de travail diversifiés et inclusifs.
Bien que l'OFCCP ne fournisse pas de calendrier pour le déploiement de ce programme de reconnaissance, nous devrions nous attendre à des précisions bientôt, alors que l'année fiscale du gouvernement touche à sa fin. Toute récompense décernée par un organisme chargé de l'application de la loi est bien méritée et très appréciée ; les entrepreneurs devraient donc se préparer à vanter leurs pratiques de pointe en matière de promotion de la diversité et de l'inclusion.
Initiative de vérification du programme d'action positive - Directive 2018-07
Afin de lutter contre ce qu'elle considère comme un manque de conformité de la part des entrepreneurs, l'OFCCP exigera bientôt de tous les entrepreneurs et sous-traitants concernés qu'ils vérifient leur conformité sur une base annuelle. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un principe entièrement nouveau, l'effet sur les entrepreneurs pourrait être significatif.
De 2001 à 2006 environ, l'enquête sur l'ordre exécutif exigeait des contractants qu'ils certifient qu'ils disposaient d'un plan d'action positive, exerçant ainsi une pression sur les contractants pour qu'ils veillent à ce que leurs plans d'action positive soient en vigueur au moment de la soumission de l'enquête sur l'ordre exécutif. En outre, le système fédéral de gestion des adjudications (System for Award Management) exige des contractants qu'ils certifient chaque année qu'ils ont élaboré et conservé dans leurs dossiers un plan d'action positive conforme au décret 11246, ou qu'ils n'ont jamais eu de contrats couverts, bien qu'il ne soit pas certain qu'un mécanisme soit en place pour contrôler les réponses. Enfin, les règlements de l'OFCCP contiennent également une disposition autorisant l'OFCCP à exiger des contractants qu'ils lui soumettent chaque année des informations sommaires. L'OFCCP n'a jamais fait usage de ce pouvoir réglementaire.
L'OFCCP suppose que de nombreux entrepreneurs fédéraux ne respectent pas les réglementations exigeant des PAA écrits. La conclusion de l'agence repose sur le fait que 85 % des entrepreneurs ne soumettent pas d'AAP dans les délais après avoir reçu une lettre de programmation. En outre, l'OFCCP reconnaît qu'elle n'est pas en mesure de contrôler plus qu'une très petite partie des entrepreneurs chaque année.
Elle permettra également de "veiller à ce qu'il n'y ait pas de "profiteurs" qui profitent de la participation au processus de passation des marchés publics fédéraux...". 
L'OFCCP n'a pas fourni de précisions sur la nouvelle exigence de certification, mais note que la "vérification prendrait initialement la forme d'un examen par l'OFCCP d'une certification, suivi d'éventuels contrôles de conformité, et pourrait ultérieurement prendre la forme de soumissions annuelles d'AAP à l'OFCCP en vue d'un examen". L'Agence a également indiqué qu'elle avait l'intention d'intégrer la vérification (ou l'absence de vérification) dans sa méthode de programmation des entrepreneurs pour les évaluations de conformité. En d'autres termes, les entrepreneurs qui ne certifient pas sont plus susceptibles d'être sélectionnés pour une évaluation de conformité. L'OFCCP a ainsi plus de chances de trouver des lacunes lors des audits qu'elle effectue. Cela permettra également de "s'assurer qu'il n'y a pas de "resquilleurs" qui bénéficient de la participation au processus de passation des marchés publics fédéraux tout en ne supportant pas le coût correspondant de la conformité à l'AAP sur la base de la probabilité actuelle qu'ils ne soient pas répertoriés (et qu'ils bénéficient potentiellement d'un avantage inéquitable par rapport aux entrepreneurs respectueux de la loi)".
La directive prévoit que l'OFCCP développera un programme complet comprenant les éléments suivants :
- Certification annuelle de la conformité aux exigences du PAA
- Utilisation de la certification comme critère dans la méthodologie de programmation des évaluations de conformité
- Contrôles de conformité effectués par l'OFCCP
- L'obligation pour les contractants de fournir une "proposition de PAA" s'ils demandent une prolongation du délai pour soumettre le PAA au cours d'une évaluation de la conformité.
- Systèmes de collecte et d'examen des PAA fournis par les contractants fédéraux
Alors que les fidèles de l'OFCCP attendent de plus amples informations concernant les nouvelles directives de l'agence, les entrepreneurs qui pourraient ne pas être totalement en conformité devraient profiter de ce délai pour revoir leurs politiques, pratiques et procédures, et pour élaborer (et mettre en œuvre) des PAA écrits conformes.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
