Am 24. August 2018 gab das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) drei neue Richtlinien bekannt, um die Transparenz und Effizienz der Behörde zu verbessern und die Wirksamkeit der Compliance-Unterstützung zu maximieren. Dieser Artikel konzentriert sich auf zwei der drei Richtlinien: eine Initiative zur Einrichtung eines Anerkennungsprogramms für Auftragnehmer mit „hochwertigen und leistungsstarken Compliance-Programmen und -Initiativen” und ein Programm zur Überprüfung der Einhaltung der Anforderungen des Bundesprogramms für positive Maßnahmen (AAP) durch Auftragnehmer.
Anerkennungsprogramm für Auftragnehmer – Richtlinie 2018-06
Die OFCCP führt ein Auszeichnungssystem für Auftragnehmer wieder ein und plant die Entwicklung eines Programms, „um Auftragnehmer mit hochwertigen und leistungsstarken Compliance-Programmen und -Initiativen anzuerkennen“. Ein früheres Auszeichnungsprogramm wurde vor Jahren abgeschafft, aber die OFCCP kommt nun zu dem Schluss, dass es aus den folgenden Gründen lohnenswert ist, Auftragnehmer für überdurchschnittliche Leistungen zu belohnen:
- Es würde die „proaktive Einhaltung der Vorschriften durch Auftragnehmer“ unterstützen, unabhängig davon, ob sie geprüft werden oder nicht.
- Auftragnehmer würden durch die Anerkennung vorbildlicher Nichtdiskriminierungspraktiken „ermutigt“ werden.
- Die Auftragnehmergemeinschaft „könnte von Forschungsarbeiten oder Fallstudien zu bewährten Verfahren oder Modellverfahren zur Einhaltung von Vorschriften profitieren“.
- Die Compliance-Unterstützung der OFCCP, die auf den Praktiken anderer Unternehmen basiert, wird von Auftragnehmern eher unterstützt.
Die OFCCP macht keine Angaben zum Anerkennungsprogramm, erklärt jedoch, dass die Behörde plant, „bestimmte Programme und Initiativen von Auftragnehmern hervorzuheben, die innovativ sind, nachweisbare Ergebnisse erzielt haben und die in Mentoring-Programmen für Auftragnehmer vermittelt oder integriert werden könnten“. Die OFCCP betont, dass es nicht ihr Ziel ist, bloße Compliance anzuerkennen, sondern dass die Auszeichnung „an Auftragnehmer vergeben wird, die unter ihren Kollegen als innovative Vordenker für die Schaffung vielfältiger und integrativer Arbeitsplätze gelten“.
Obwohl die OFCCP keinen Zeitplan für die Einführung dieses Anerkennungsprogramms vorgelegt hat, sollten wir bald mit konkreten Angaben rechnen, da das Haushaltsjahr der Regierung bald zu Ende geht. Jede Auszeichnung einer Vollzugsbehörde ist wohlverdient und hoch geschätzt, daher sollten sich Auftragnehmer darauf vorbereiten, mit ihren hochmodernen Praktiken zur Förderung von Vielfalt und Inklusion zu prahlen.
Initiative zur Überprüfung des Programms zur Förderung benachteiligter Minderheiten – Richtlinie 2018-07
Um gegen die seiner Meinung nach mangelhafte Einhaltung der Vorschriften durch Auftragnehmer vorzugehen, wird die OFCCP bald alle betroffenen Auftragnehmer und Subunternehmer dazu verpflichten, ihre Einhaltung der Vorschriften jährlich zu überprüfen. Auch wenn dies keine völlig neue Regelung ist, könnten die Auswirkungen auf die Auftragnehmer erheblich sein.
In den Jahren 2001 bis 2006 mussten Auftragnehmer im Rahmen der EO-Umfrage bestätigen, dass sie über einen Aktionsplan zur Förderung benachteiligter Minderheiten (Affirmative Action Plan, AAP) verfügten, wodurch sie unter Druck gesetzt wurden, sicherzustellen, dass ihre AAPs zum Zeitpunkt der Einreichung der EO-Umfrage in Kraft waren. Darüber hinaus verlangt das föderale System for Award Management von Auftragnehmern, jährlich zu bestätigen, dass sie einen Affirmative-Action-Plan gemäß der Executive Order 11246 entwickelt und „in den Akten” haben oder dass sie zuvor keine entsprechenden Verträge hatten, obwohl unklar ist, ob es einen Mechanismus zur Überwachung der Antworten gibt. Schließlich enthalten die Vorschriften der OFCCP auch eine Bestimmung, die die OFCCP ermächtigt, von Auftragnehmern zu verlangen, dass sie der Behörde jährlich zusammenfassende Informationen vorlegen. Die OFCCP hat von dieser Regulierungsbefugnis bisher keinen Gebrauch gemacht.
Die OFCCP vermutet, dass viele Auftragnehmer des Bundes die Vorschriften, die schriftliche AAPs vorschreiben, nicht einhalten. Die Behörde stützt ihre Schlussfolgerung auf die Tatsache, dass 85 Prozent der Auftragnehmer nach Erhalt eines Terminschreibens ihre AAPs nicht fristgerecht einreichen. Darüber hinaus räumt die OFCCP ein, dass sie jedes Jahr nur einen sehr kleinen Teil der Auftragnehmer prüfen kann.
Außerdem wird es „dazu beitragen, dass es keine „Trittbrettfahrer“ gibt, die von der Teilnahme am Beschaffungsprozess des Bundes profitieren ... 
Die OFCCP hat keine Einzelheiten zu den neuen Zertifizierungsanforderungen bekannt gegeben, weist jedoch darauf hin, dass „die Überprüfung zunächst in Form einer Prüfung der Zertifizierung durch die OFCCP erfolgen würde, gefolgt von möglichen Konformitätsprüfungen, und später in Form einer jährlichen Einreichung der AAPs zur Prüfung durch die OFCCP erfolgen könnte”. Die Behörde hat außerdem angekündigt, die Überprüfung (oder das Fehlen einer solchen) in ihre Methodik zur Planung von Konformitätsbewertungen für Auftragnehmer einzubeziehen. Mit anderen Worten: Auftragnehmer, die sich nicht zertifizieren lassen, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit für eine Konformitätsbewertung ausgewählt. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die OFCCP bei den von ihr durchgeführten Audits Mängel feststellt. Außerdem wird dadurch „sichergestellt, dass es keine „Trittbrettfahrer“ gibt, die von der Teilnahme am Beschaffungsprozess des Bundes profitieren, ohne die entsprechenden Kosten für die Einhaltung der AAP zu tragen, da sie derzeit wahrscheinlich nicht in die Liste aufgenommen werden (und möglicherweise einen ungerechtfertigten Vorteil gegenüber gesetzestreuen Auftragnehmern erhalten)“.
Die Richtlinie sieht vor, dass die OFCCP ein umfassendes Programm entwickelt, das Folgendes umfasst:
- Jährliche Zertifizierung der Einhaltung der AAP-Anforderungen
- Verwendung der Zertifizierung als Kriterium in der Methodik zur Planung von Konformitätsbewertungen
- Von der OFCCP durchgeführte Konformitätsprüfungen
- Die Anforderung, dass Auftragnehmer einen „Entwurf des AAP“ vorlegen müssen, wenn sie während einer Konformitätsbewertung eine Verlängerung der Frist für die Einreichung des AAP beantragen.
- Systeme zur Erfassung und Überprüfung von AAPs, die von Auftragnehmern der Bundesregierung bereitgestellt werden
Während die treuen Anhänger der OFCCP auf weitere Informationen zu den neuen Richtlinien der Behörde warten, sollten Auftragnehmer, die möglicherweise nicht vollständig konform sind, diese Vorlaufzeit nutzen, um Richtlinien, Praktiken und Verfahren zu überprüfen und konforme schriftliche AAPs zu entwickeln (und umzusetzen).
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
