El 24 de agosto de 2018, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) anunció tres nuevas directivas con el fin de continuar con sus esfuerzos por hacer que la agencia sea más transparente y eficiente, y maximizar la eficacia de la asistencia en materia de cumplimiento. Este artículo se centra en dos de las tres directivas: una iniciativa que establece un programa de reconocimiento para los contratistas con «programas e iniciativas de cumplimiento de alta calidad y alto rendimiento» y un programa para verificar que los contratistas cumplen con los requisitos del programa federal de acción afirmativa (AAP).
Programa de reconocimiento de contratistas – Directiva 2018-06
La OFCCP está recuperando un sistema de premios para contratistas y tiene previsto desarrollar un programa «para reconocer a los contratistas con programas e iniciativas de cumplimiento de alta calidad y alto rendimiento». Hace años se eliminó un programa de premios anterior, pero ahora la OFCCP ha llegado a la conclusión de que merece la pena recompensar a los contratistas que van más allá por las siguientes razones:
- Apoyaría el «cumplimiento proactivo por parte de los contratistas», independientemente de si están siendo auditados.
- Los contratistas se verían «animados» por el reconocimiento de las mejores prácticas en materia de no discriminación.
- La comunidad contratante «podría beneficiarse de investigaciones o estudios de casos sobre las mejores prácticas o prácticas modelo en materia de cumplimiento».
- Es más probable que los contratistas apoyen la asistencia en materia de cumplimiento de la OFCCP que se basa en las prácticas de otras empresas.
La OFCCP no proporciona detalles sobre el programa de reconocimiento, pero afirma que la agencia tiene previsto «destacar programas e iniciativas específicos de contratistas que sean innovadores, hayan logrado resultados demostrables y puedan enseñarse o incorporarse a programas de tutoría entre pares de contratistas». La OFCCP señala que su objetivo no es reconocer el mero cumplimiento, sino que el premio «se otorgaría a los contratistas que sean líderes innovadores entre sus pares por lograr lugares de trabajo diversos e inclusivos».
Aunque la OFCCP no ha proporcionado un calendario para la puesta en marcha de este programa de reconocimiento, cabe esperar que pronto se den a conocer los detalles, ya que el año fiscal del gobierno está llegando a su fin. Cualquier premio otorgado por una agencia reguladora es bien merecido y muy valorado, por lo que los contratistas deben prepararse para presumir de sus prácticas de vanguardia para promover la diversidad y la inclusión.
Iniciativa de verificación del programa de acción afirmativa – Directiva 2018-07
En un esfuerzo por combatir lo que considera un cumplimiento deficiente por parte de los contratistas, la OFCCP pronto exigirá a todos los contratistas y subcontratistas afectados que verifiquen su cumplimiento anualmente. Aunque no se trata de una premisa totalmente nueva, el efecto sobre los contratistas puede ser significativo.
Entre 2001 y 2006, aproximadamente, la Encuesta sobre Igualdad de Oportunidades exigía a los contratistas que certificaran que contaban con un plan de acción afirmativa, lo que les obligaba a garantizar que sus planes de acción afirmativa estuvieran en vigor en el momento de presentar la encuesta. Además, el Sistema Federal de Gestión de Adjudicaciones exige a los contratistas que certifiquen anualmente que han elaborado y tienen «archivado» un plan de acción afirmativa que cumple con la Orden Ejecutiva 11246, o que no han tenido anteriormente contratos cubiertos, aunque no está claro si existe algún mecanismo para supervisar las respuestas. Por último, la normativa de la OFCCP también contiene una disposición que autoriza a la OFCCP a exigir a los contratistas que presenten anualmente información resumida a la agencia. La OFCCP no ha hecho uso anteriormente de esta autoridad reguladora.
La OFCCP supone que muchos contratistas federales no cumplen con las regulaciones que exigen planes de acción afirmativa (AAP) por escrito. La conclusión de la agencia se basa en el hecho de que el 85 % de los contratistas no presentan los AAP a tiempo después de recibir una carta de programación. Además, la OFCCP reconoce que no puede auditar más que una pequeña parte de los contratistas cada año.
También «ayudará a garantizar que no haya "aprovechados" que se beneficien de participar en el proceso de contratación pública federal...». 
La OFCCP no ha proporcionado detalles sobre el nuevo requisito de certificación, pero señala que «la verificación adoptaría inicialmente la forma de una revisión de la certificación por parte de la OFCCP, seguida de posibles controles de cumplimiento, y podría adoptar posteriormente la forma de presentaciones anuales de los AAP a la OFCCP para su revisión». La Agencia también ha indicado que tiene la intención de incorporar la verificación (o la falta de ella) en su metodología para programar las evaluaciones de cumplimiento de los contratistas. En otras palabras, los contratistas que no se certifiquen tendrán más probabilidades de ser seleccionados para una evaluación de cumplimiento. Esto aumenta las posibilidades de que la OFCCP encuentre deficiencias en las auditorías que realiza. También «ayudará a garantizar que no haya "aprovechados" que se beneficien de participar en el proceso de contratación pública federal sin asumir el coste correspondiente del cumplimiento del AAP, basándose en la probabilidad actual de que no sean incluidos en la lista (y de que puedan obtener una ventaja desigual sobre los contratistas que cumplen la ley)».
La Directiva establece que la OFCCP desarrollará un programa integral que incluya lo siguiente:
- Certificación anual de cumplimiento de los requisitos de la AAP.
- Uso de la certificación como criterio en la metodología de programación de las evaluaciones de cumplimiento.
- Verificaciones de cumplimiento realizadas por la OFCCP
- El requisito de que los contratistas presenten una «propuesta del AAP» si solicitan una prórroga para presentar el AAP durante una evaluación de cumplimiento.
- Sistemas para recopilar y revisar los planes de acción afirmativa (AAP) proporcionados por los contratistas federales.
Mientras los fieles seguidores de la OFCCP esperan más información sobre las nuevas directivas de la agencia, los contratistas que quizá no cumplan plenamente con la normativa deberían aprovechar este tiempo para revisar sus políticas, prácticas y procedimientos, y para desarrollar (e implementar) planes de acción afirmativa (AAP) por escrito que cumplan con la normativa.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
