Dans le domaine de la conformité OFCCP, une documentation détaillée et précise est essentielle. Pourtant, de nombreux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux optent pour des demandes permanentes, ce qui comporte un certain risque. Ces demandes permanentes, généralement utilisées pour les postes à fort volume et à besoins constants en matière de recrutement, peuvent compliquer l'évaluation précise des données et la mise en œuvre des plans d'action positive (AAP).
Entre l'OFCCP et la conformité à l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO), l'utilisation de demandes permanentes peut créer des complications, notamment en ce qui concerne la définition des candidats, les défis statistiques et les diverses enquêtes lors du suivi et de la documentation des candidats pris en considération pour les postes vacants.
La plupart des offres d'emploi ont une date d'ouverture et une date de clôture, ce qui permet aux employeurs d'analyser des informations limitées provenant d'un ensemble spécifique de candidats et d'embauches. Cela donne aux entrepreneurs des données plus fiables lorsqu'ils comparent les données démographiques des personnes intéressées. Lancer un nouveau processus de recherche et d'évaluation des talents pour chaque nouvelle offre d'emploi peut parfois s'avérer fastidieux, mais c'est idéal pour une collecte de données adéquate.
À l'inverse, les demandes permanentes permettent d'attirer un flux constant de candidats pour un poste qui doit être pourvu en permanence. Le recours à des demandes permanentes pour ces postes est plus efficace et moins chronophage pour l'équipe chargée du recrutement. Cependant, l'augmentation du nombre de candidats et d'embauches sur une longue période peut fausser les analyses statistiques.
Ces ensembles de données volumineux attirent souvent l'attention de l'OFCCP et peuvent donner lieu à des plaintes pour discrimination en raison des écarts types dans les statistiques. La facilité d'utilisation des demandes permanentes, qui ne nécessitent aucune intervention particulière, peut donner aux entrepreneurs fédéraux un faux sentiment de sécurité. Même s'ils peuvent voir augmenter le nombre de candidats et d'embauches, il leur est plus difficile de valider leurs décisions d'embauche et de prouver leur conformité lorsqu'ils sont interrogés.
Malgré les risques potentiels, l'utilisation des demandes permanentes présente un intérêt certain. La clé pour les entrepreneurs réside dans leur capacité à comprendre et à gérer le processus en continu. Pour se protéger, les employeurs doivent respecter quelques points de contrôle et « republier » ces demandes permanentes. Cela permettra aux entrepreneurs d'organiser de manière appropriée les informations entrantes et sortantes.
- Assurez-vous que les candidats potentiels répondent aux exigences de base du poste en utilisant des questions de présélection.
- Utilisez toujours une disposition spécifique pour chaque candidat retiré du processus de recrutement.
- Fixez une date régulière pour clôturer la demande, puis rouvrez-la (par exemple, deux fois par an).
- Contactez les candidats ayant postulé à la précédente offre d'emploi afin qu'ils postulent à nouveau à la nouvelle offre.
- Essayez de conserver plusieurs emplois et plusieurs lieux dans des demandes distinctes.
Lorsque vous recueillez les candidatures et les données pour les postes vacants, vous remarquerez peut-être un certain nombre de candidats potentiels qui ne remplissaient pas les conditions requises pour un poste particulier cette fois-ci. Ces personnes qui n'ont pas obtenu d'emploi peuvent constituer un excellent point de départ pour créer un vivier de talents à prendre en considération à l'avenir.
Au lieu de recruter au hasard des candidats potentiels pour de nouveaux postes, les entrepreneurs peuvent utiliser les informations existantes pour créer une base de données de talents. En fonction de leurs compétences, de leur expérience et des raisons pour lesquelles ils ont été écartés du processus de recrutement, ces personnes peuvent vous aider à améliorer l'efficacité de vos opérations de recrutement et d'embauche.
Le fait de disposer d'un groupe de candidats déjà en attente améliore la rapidité et l'efficacité du processus de recrutement. Cela permet également aux employeurs de consacrer plus de temps à l'élargissement de leur vivier de talents par d'autres moyens (par exemple, les sites d'emploi, les salons de l'emploi, les réseaux sociaux), en particulier pour les postes qui ne parviennent généralement pas à attirer des candidats qualifiés.
Lorsqu'ils utilisent des demandes permanentes et développent des viviers de talents, les entrepreneurs doivent prendre des mesures pour minimiser les risques potentiels. Cela signifie qu'ils doivent collecter correctement toutes les données nécessaires pour satisfaire leur AAP et être proactifs dans quelques domaines clés au sein de leurs viviers.
- Inclure toutes les personnes considérées comme « candidats Internet » dans les données (si elles ne sont pas prises en considération pour le poste, ne pas les inclure).
- Concentrez-vous sur la signification statistique des données pour identifier les cas de discrimination dans votre processus de recrutement et localiser les étapes du processus où les problèmes se produisent (par exemple, sélection des CV, entretien téléphonique).
- Présentez dans votre AAP des résultats positifs qui témoignent du développement et du maintien d'une diversité parmi les candidats et les embauches grâce à des pratiques non discriminatoires.
- Soyez précis lorsque vous associez des candidats à des postes et des lieux particuliers afin d'éviter la création de données inexactes.
- Invitez les candidats à postuler à de nouvelles offres d'emploi s'ils répondent aux critères de base, et classez ceux qui ne postulent pas comme « retirés » et, par conséquent, non inclus dans les données.
Trouver le juste équilibre entre les demandes permanentes et l'analyse détaillée des candidats en attente permet aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux de bénéficier du meilleur des deux mondes. Dans le cadre de ces deux processus, il est impératif que les employeurs continuent à documenter les informations détaillées, à séparer les données statistiques de manière appropriée et à prendre des mesures pour garantir la conformité avec l'OFCCP.
Regardez le webinaire : Utiliser efficacement les demandes permanentes
Lire : La valeur des demandes permanentes
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
