在联邦合同合规办公室（OFCCP）合规领域，详尽的文件记录与具体性至关重要。然而，许多联邦承包商和分包商仍选择采用常青式采购单，这带来了一定风险。这类常青式采购单——通常用于招聘需求持续存在的大量岗位——会导致准确评估数据和履行平权行动计划（AAP）时面临困难。
在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）与平等就业机会（EEO）合规要求之间，使用常青职位申请可能引发诸多复杂问题，包括申请人的定义、统计挑战，以及在追踪和记录被考虑录用职位空缺的申请人时需要进行的各类调查。
大多数职位招聘都设有开放和截止日期，这使雇主能够分析来自特定应聘者和录用者群体的有限信息。当承包商比较应聘者的人口统计特征时，这能提供更可靠的数据。虽然为每个新职位启动外联和人才评估流程有时可能繁琐，但这是进行规范数据收集的理想方式。
相反，常设职位申请有助于为持续需要填补的岗位稳定输送人才。对这类岗位设置常设申请，能让人才招聘团队更高效地开展工作，节省时间成本。然而，在较长时间内不断增加的应聘者和录用者数量，可能导致统计分析结果出现失真。
这些庞大的数据集往往引起联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的关注，且因统计数据中的标准差问题易引发歧视指控。永久性职位申请的"设置后无需管理"特性，可能让联邦承包商产生虚假的安全感。尽管他们可能获得更多应聘者和录用机会，但在面临质疑时，却更难验证其招聘决策的合理性并证明合规性。
尽管存在潜在风险，常青采购单的使用仍具有价值。承包商的关键在于持续理解并管理该流程的能力。雇主为保护自身权益，应遵循若干核查点并定期"重新发布"这些常青采购单。此举将使承包商能够妥善管理信息收发流程。
- 通过预筛选问题确保潜在申请人符合职位基本要求
- 对于从招聘流程中剔除的每位申请人，请务必采用特定的处理方式。
- 设定固定的时间点来关闭采购申请，然后重新开启（例如每半年一次）。
- 联系先前职位空缺的申请者，邀请其重新申请新职位空缺。
- 请尽量将多个职位和多个地点分开提交招聘申请
在为公开职位收集申请者和数据时，您可能会注意到许多未能通过本次特定职位筛选的潜在候选人。这些未获录用者可成为构建人才储备库的绝佳起点，为未来人才选拔提供重要资源。
承包商不必随意收集新职位的潜在申请人，而是可以利用现有信息建立人才数据库。根据这些个人的技能、经验以及未能通过招聘流程的原因，他们或许能帮助提升招聘与录用效率。
建立人才储备库能显著提升招聘速度与效率。这使雇主有更多时间通过其他渠道（如招聘网站、职业博览会、社交媒体）扩充人才库，尤其对于通常难以吸引合格申请者的职位而言。
在运用长期采购申请并建立人才储备体系时，承包商应采取措施最大限度降低潜在风险。这意味着需妥善收集所有必要数据以满足其《反歧视计划》要求，并在人才储备体系的若干关键领域采取主动措施。
- 在数据中包含所有被视为“网络申请者”的个人（若未被该职位考虑，则不包含在内）
- 聚焦数据中的统计显著性，以发现招聘流程中的歧视现象，并定位问题发生环节（例如简历筛选、电话面试）。
- 在您的AAP中展示积极成果，表明通过非歧视性实践促进了多元化候选人和雇员的培养与留任。
- 在将应聘者与候选人匹配到特定职位和地点时，请确保信息准确无误，以避免产生不准确的数据。
- 若候选人符合基本资格要求，则邀请其申请新职位空缺；对于未申请者，将其状态标记为"退出"，因此不计入数据统计范围。
在常青采购需求与候选人详细分析之间取得平衡，能让联邦承包商和分包商两全其美。通过这两项流程，雇主必须持续记录详细信息、合理区分统计数据，并采取行动确保符合联邦合同合规性办公室（OFCCP）的要求。
观看网络研讨会： 高效运用常青采购申请
阅读： 常青采购单的价值
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
