In der Welt der OFCCP-Compliance sind detaillierte Dokumentation und Spezifität von entscheidender Bedeutung. Dennoch entscheiden sich viele Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes für unbefristete Stellenausschreibungen, die ein gewisses Risiko mit sich bringen. Diese unbefristeten Stellenausschreibungen – die in der Regel für Positionen mit hohem Volumen und ständigem Einstellungsbedarf verwendet werden – können Schwierigkeiten bei der genauen Bewertung von Daten und der Erfüllung ihrer Affirmative Action Plans (AAP) verursachen.
Zwischen der Einhaltung der OFCCP-Vorschriften und der Gleichstellung am Arbeitsplatz (EEO) kann die Verwendung von Evergreen-Stellenausschreibungen zu Komplikationen führen, darunter Definitionen von Bewerbern, statistische Herausforderungen und verschiedene Umfragen bei der Nachverfolgung und Dokumentation von Bewerbern, die für offene Stellen in Betracht kommen.
Die meisten Stellenanzeigen haben ein Start- und Enddatum, sodass Arbeitgeber begrenzte Informationen aus einer bestimmten Gruppe von Bewerbern und Neueinstellungen analysieren können. Dadurch erhalten Auftragnehmer zuverlässigere Daten, wenn sie die demografischen Daten interessierter Personen vergleichen. Ein neuer Prozess der Kontaktaufnahme und Talentbewertung für jede neue Stellenausschreibung kann manchmal mühsam sein, ist jedoch ideal für eine ordnungsgemäße Datenerfassung.
Umgekehrt tragen Evergreen-Stellenausschreibungen dazu bei, einen stetigen Zustrom von Bewerbern für eine Position zu gewährleisten, die kontinuierlich zu besetzen ist. Evergreen-Stellenausschreibungen für diese Jobs sind für das Talentakquise-Team effizienter und weniger zeitaufwendig. Allerdings kann die erhöhte Anzahl von Bewerbern und Einstellungen über einen längeren Zeitraum die statistische Analyse unverhältnismäßig verfälschen.
Diese umfangreichen Datensätze ziehen oft die Aufmerksamkeit der OFCCP auf sich und führen aufgrund von Standardabweichungen in den Statistiken zu Diskriminierungsvorwürfen. Die einfache Handhabung von Evergreen-Stellenausschreibungen, die man einmal einstellt und dann nicht mehr beachten muss, kann bei Auftragnehmern der US-Bundesregierung ein falsches Gefühl der Sicherheit hervorrufen. Zwar sehen sie möglicherweise mehr Bewerber und Einstellungen, doch ist es schwieriger, ihre Einstellungsentscheidungen zu validieren und die Einhaltung der Vorschriften zu belegen, wenn sie dazu befragt werden.
Trotz der potenziellen Risiken bietet die Verwendung von Evergreen-Anforderungen einen Mehrwert. Der Schlüssel für Auftragnehmer liegt in ihrer Fähigkeit, den Prozess kontinuierlich zu verstehen und zu verwalten. Um sich zu schützen, sollten Arbeitgeber eine Reihe von Kontrollpunkten und „Neuveröffentlichungen” dieser Evergreen-Anforderungen einhalten. Auf diese Weise können Auftragnehmer die ein- und ausgehenden Informationen angemessen organisieren.
- Stellen Sie sicher, dass potenzielle Bewerber die grundlegenden Anforderungen für die Stelle erfüllen, indem Sie Vorauswahlfragen verwenden.
- Verwenden Sie immer eine spezifische Disposition für jeden Bewerber, der aus dem Einstellungsprozess entfernt wurde.
- Legen Sie einen festen Zeitpunkt fest, zu dem die Anforderung geschlossen und anschließend wieder geöffnet wird (z. B. halbjährlich).
- Bewerber aus früheren Stellenausschreibungen kontaktieren, damit sie sich erneut auf die neue Stelle bewerben
- Versuchen Sie, mehrere Stellen und mehrere Standorte in separaten Stellenanforderungen zu halten.
Bei der Sammlung von Bewerbern und Daten für offene Stellenangebote fallen Ihnen möglicherweise eine Reihe von zukünftigen Kandidaten auf, die sich diesmal nicht für eine bestimmte Position qualifiziert haben. Diese Personen, denen keine Anstellung angeboten wird, können ein hervorragender Ausgangspunkt für den Aufbau einer Talent-Pipeline für zukünftige Überlegungen sein.
Anstatt potenzielle Bewerber für neue Stellen wahllos zu sammeln, können Auftragnehmer die vorhandenen Informationen nutzen, um eine Talentdatenbank aufzubauen. Je nach ihren Fähigkeiten, ihrer Erfahrung und den Gründen, warum sie aus dem Einstellungsprozess ausgeschieden sind, können diese Personen dazu beitragen, die Effektivität Ihrer Personalbeschaffung und -einstellung zu verbessern.
Eine Gruppe von Personen, die bereits in der Pipeline sind, verbessert die Geschwindigkeit und Effizienz bei der Einstellung. Außerdem haben Arbeitgeber so mehr Zeit, ihren Talentpool durch andere Mittel (z. B. Jobbörsen, Karrieremessen, soziale Medien) zu vergrößern, insbesondere für Positionen, für die sich in der Regel keine qualifizierten Bewerber finden.
Bei der Nutzung von Evergreen-Anforderungen und der Entwicklung von Talentpipelines sollten Auftragnehmer Maßnahmen ergreifen, um ihr potenzielles Risiko zu minimieren. Das bedeutet, dass sie alle erforderlichen Daten ordnungsgemäß erfassen müssen, um ihre AAP zu erfüllen, und in einigen Schlüsselbereichen ihrer Pipelines proaktiv vorgehen müssen.
- Beziehen Sie alle Personen, die als „Internetbewerber“ gelten, in die Daten ein (wenn sie für die Stelle nicht in Betracht kommen, lassen Sie sie weg).
- Konzentrieren Sie sich auf die statistische Signifikanz innerhalb der Daten, um Fälle von Diskriminierung in Ihrem Einstellungsprozess zu finden und herauszufinden, an welcher Stelle des Prozesses die Probleme auftreten (z. B. Lebenslauf-Screening, Telefoninterview).
- Zeigen Sie in Ihrem AAP positive Ergebnisse auf, die die Entwicklung und Bindung vielfältiger Bewerber und Neueinstellungen dank nichtdiskriminierender Praktiken belegen.
- Seien Sie konkret, wenn Sie Bewerber und Kandidaten mit bestimmten Stellen und Standorten in Verbindung bringen, um die Erstellung ungenauer Daten zu vermeiden.
- Bitten Sie Bewerber, sich auf neue Stellenangebote zu bewerben, wenn sie die grundlegenden Qualifikationen erfüllen, und stufen Sie diejenigen, die sich nicht bewerben, als „zurückgezogen“ ein, sodass sie nicht in den Daten berücksichtigt werden.
Durch die Balance zwischen immer aktuellen Anforderungen und einer detaillierten Analyse der Bewerber in der Pipeline profitieren Bundesauftragnehmer und Subunternehmer von beiden Seiten. Bei beiden Prozessen ist es unerlässlich, dass Arbeitgeber weiterhin detaillierte Informationen dokumentieren, statistische Daten angemessen trennen und Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung der OFCCP-Vorschriften sicherzustellen.
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Lesen Sie: Der Wert von Evergreen-Bestellungen
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
