En el ámbito del cumplimiento de la OFCCP, la documentación detallada y la especificidad son fundamentales. Sin embargo, muchos contratistas y subcontratistas federales optan por solicitudes permanentes, lo que conlleva cierto riesgo. Estas solicitudes permanentes, que suelen utilizarse para puestos con un gran volumen de trabajo y necesidades de contratación constantes, pueden crear dificultades a la hora de evaluar con precisión los datos y cumplir sus planes de acción afirmativa (AAP).
Entre el cumplimiento de la OFCCP y la igualdad de oportunidades en el empleo (EEO), el uso de solicitudes permanentes puede crear complicaciones, incluyendo definiciones de solicitantes, retos estadísticos y diversas encuestas a la hora de realizar el seguimiento y documentar a los solicitantes que se tienen en cuenta para las vacantes.
La mayoría de las ofertas de empleo tienen una fecha de apertura y cierre, lo que permite a los empleadores analizar información limitada de un conjunto específico de candidatos y contrataciones. Esto proporciona a los contratistas datos más fiables a la hora de comparar los datos demográficos de las personas interesadas. Iniciar un nuevo proceso de divulgación y evaluación del talento para cada nueva oferta de empleo puede resultar engorroso en ocasiones, pero es ideal para una recopilación de datos adecuada.
Por el contrario, las solicitudes permanentes ayudan a atraer un flujo constante de personas para un puesto que tiene una función continua que cubrir. Tener una solicitud permanente para estos puestos de trabajo es más eficiente y requiere menos tiempo para el equipo de adquisición de talento. Sin embargo, el aumento del número de solicitantes y contrataciones durante un período de tiempo prolongado puede alterar de manera desproporcionada el análisis estadístico.
Estos amplios conjuntos de datos suelen atraer la atención de la OFCCP y dan lugar a denuncias por discriminación debido a las desviaciones estándar en las estadísticas. La facilidad de utilizar solicitudes permanentes, del tipo «configúralo y olvídalo», puede dar a los contratistas federales una falsa sensación de seguridad. Aunque pueden ver más candidatos y contrataciones, es más difícil validar sus decisiones de contratación y demostrar el cumplimiento cuando se les cuestiona.
A pesar de los riesgos potenciales, el uso de solicitudes permanentes ofrece ventajas. La clave para los contratistas reside en su capacidad para comprender y gestionar el proceso de forma continua. Para protegerse, los empleadores deben cumplir una serie de puntos de control y «reediciones» de estas solicitudes permanentes. De este modo, los contratistas podrán organizar adecuadamente la información que entra y sale.
- Asegúrese de que los posibles candidatos cumplan los requisitos básicos para el puesto mediante preguntas de preselección.
- Utilice siempre una disposición específica para cada candidato eliminado del proceso de contratación.
- Establezca un horario fijo y constante para cerrar la solicitud y volver a abrirla (por ejemplo, dos veces al año).
- Póngase en contacto con los candidatos de la solicitud anterior para que vuelvan a presentar su solicitud para la nueva solicitud.
- Intenta mantener los trabajos múltiples y las ubicaciones múltiples en solicitudes separadas.
Al recopilar solicitudes y datos para las vacantes disponibles, es posible que observe que hay varios candidatos potenciales que no han reunido los requisitos para un puesto concreto en esta ocasión. Estas personas a las que no se les ha ofrecido un empleo pueden ser un excelente punto de partida para crear una reserva de talento que se pueda tener en cuenta en el futuro.
En lugar de reunir aleatoriamente a posibles candidatos para nuevos puestos, los contratistas pueden utilizar la información existente para crear una base de datos de talentos. Dependiendo de sus habilidades, experiencia y razones por las que quedaron fuera del proceso de contratación, estas personas pueden ayudar a mejorar la eficacia de su proceso de reclutamiento y contratación.
Contar con un grupo de personas ya en proceso mejora la rapidez y la eficiencia en la contratación. También permite a los empleadores disponer de más tiempo para ampliar su reserva de talento a través de otros medios (por ejemplo, bolsas de empleo, ferias de empleo, redes sociales), especialmente para puestos que generalmente no atraen a candidatos cualificados.
Al utilizar solicitudes permanentes y desarrollar canales de talento, los contratistas deben tomar medidas para minimizar su riesgo potencial. Esto significa recopilar adecuadamente todos los datos necesarios para cumplir con su AAP y ser proactivos en algunas áreas clave dentro de sus canales.
- Incluya en los datos a todas las personas consideradas «solicitantes por Internet» (si no se les tiene en cuenta para el puesto, no las incluya).
- Céntrese en la significación estadística de los datos para detectar casos de discriminación en su proceso de contratación y localizar en qué parte del proceso se producen los problemas (por ejemplo, selección de currículos, entrevistas telefónicas).
- Muestre resultados positivos en su AAP que indiquen el desarrollo y mantenimiento de candidatos y contrataciones diversos gracias a prácticas no discriminatorias.
- Sea específico al conectar a los solicitantes y candidatos con puestos de trabajo y ubicaciones concretos para evitar la creación de datos inexactos.
- Invitar a los candidatos a solicitar nuevos puestos vacantes si cumplen los requisitos básicos, y clasificar a los que no soliciten el puesto como «retirados» y, por lo tanto, no incluidos en los datos.
Lograr un equilibrio entre las solicitudes permanentes y el análisis detallado de los candidatos en proceso ofrece a los contratistas y subcontratistas federales lo mejor de ambos mundos. A través de ambos procesos, es imprescindible que los empleadores continúen documentando información detallada, separando los datos estadísticos de manera adecuada y tomando medidas para garantizar el cumplimiento de la OFCCP.
Vea el seminario web: Uso eficaz de las solicitudes permanentes
Leer: El valor de las solicitudes permanentes
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
