Il y a plusieurs années, j'ai écrit un article pour Digest de l'OFCCP qui mettait l'accent sur les défauts inhérents aux analyses de disponibilité. Depuis lors, l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail a publié une myriade de nouvelles réglementations et entrepris d'innombrables nouvelles initiatives. Pourtant, de nombreux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux restent concentrés sur les objectifs de placement qui font partie de leurs plans d'action positive (Executive Order 11246) et sur les analyses de disponibilité qui les aident à établir ces objectifs de placement.

Les objectifs de placement ne sont pas la priorité lors des contrôles de conformité de l'OFCCP

Les objectifs de placement pour les minorités et les femmes sont un élément obligatoire de chaque plan d'action positive (AAP) que les organisations d'approvisionnement et de services ayant des contrats ou des sous-contrats fédéraux élaborent en vertu des règlements de l'ordre exécutif 11246. Traditionnellement, de nombreuses organisations consacrent beaucoup de temps et d'énergie aux analyses de disponibilité qui font partie intégrante de l'élaboration des objectifs de placement.

Bien que les objectifs de placement puissent être un élément requis dans les AAP du décret, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent consacrer moins d'efforts à l'élaboration d'analyses de disponibilité et à la fixation d'objectifs de placement. Ils devraient plutôt redéployer leurs efforts vers des domaines qui intéressent davantage l'OFCCP. Ces domaines sont notamment les suivants

• Politiques, pratiques et décisions en matière de rémunération, en particulier lorsqu'il semble y avoir des disparités dans la manière dont les membres d'une race, d'une ethnie ou d'un sexe donné sont rémunérés.
• les pratiques d'embauche, en particulier lorsqu'il semble y avoir des disparités dans la manière dont les candidats d'une race, d'une ethnie ou d'un sexe particulier sont traités
• Mise en œuvre des règlements de l'OFCCP concernant les vétérans protégés, y compris la mise en œuvre des exigences en matière de sensibilisation et l'obligation de répertorier les emplois dans les bureaux du système de prestation de services d'emploi.
• Mise en œuvre de la réglementation de l'OFCCP concernant les personnes handicapées, y compris la mise en œuvre des exigences en matière de sensibilisation et des diverses dispositions relatives à l'utilisation du formulaire d'enquête imposé par l'OFCCP.
• Mise en œuvre de divers éléments liés à la réglementation de l'OFCCP sur l'orientation sexuelle et l'identité de genre et à la réglementation de l'OFCCP sur le secret des rémunérations

Bien que l'OFCCP puisse poser des questions sur les objectifs de placement des minorités et des femmes qui n'ont pas été atteints au cours d'une année AAP précédente, l'agence s'intéresse généralement moins à la question de savoir si ces objectifs de placement ont été atteints qu'aux domaines identifiés ci-dessus. Il convient également de noter que la sanction pour ne pas avoir atteint les objectifs de placement est généralement l'obligation d'intensifier les efforts de sensibilisation au cours des années suivantes du PAA. À l'inverse, la sanction pour un certain type de disparité en matière de rémunération ou d'embauche peut être un règlement pécuniaire dans le cadre duquel l'OFCCP exige que des paiements soient effectués à un groupe de candidats ou d'employés qui auraient été victimes de discrimination.

Les objectifs de placement pour les minorités et les femmes ne sont peut-être plus une priorité pour l'OFCCP, mais cela ne signifie pas que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux peuvent abandonner leur production d'analyses de disponibilité qui permettent de créer des objectifs de placement. Toutefois, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent être conscients des nombreux problèmes associés aux analyses de disponibilité qui soulèvent des questions quant à la viabilité de ces analyses.

Problèmes liés aux analyses de disponibilité - Données de recensement

Les analyses de disponibilité soulèvent un grand nombre de questions liées aux données de recensement externes qui doivent être utilisées dans ces analyses. Les données de recensement actuellement utilisées dans les plans fédéraux d'action positive sont des données qui ont été mises à disposition pour la première fois en 2012 par le Bureau du recensement des États-Unis. Toutefois, ces données ne sont pas issues du recensement décennal de 2010. Il s'agit plutôt d'une compilation d'enquêtes réalisées entre 2006 et 2010 dans le cadre de l'American Community Survey (ACS). L'ACS est un projet du Census Bureau dans le cadre duquel des parties des États-Unis sont interrogées chaque année afin de recueillir des informations sur diverses caractéristiques démographiques des individus et des ménages. Le Census Bureau a utilisé les données de l'ACS de 2006 à 2010 pour compiler le tableau TEE 2006-2010 (souvent appelé tableau TEE 2010).

Comme les produits mis à disposition par le Census Bureau après les recensements décennaux de 1990 et 2000, le tableau TEE 2010 contient des données sur la race, l'origine ethnique et le sexe des individus au sein de divers groupes de professions. Ces groupes de professions sont appelés catégories de recensement. Le tableau TEE 2010 comprend 488 catégories de recensement. Les utilisateurs du tableau TEE 2010 peuvent trouver des données sur les caractéristiques démographiques des personnes appartenant à ces catégories de recensement dans diverses zones géographiques. Ces zones comprennent les États-Unis dans leur ensemble, chaque État, de nombreuses zones métropolitaines, chaque comté des États-Unis (bien que certains comtés soient combinés avec d'autres comtés), ainsi que les villes et autres localités de plus de 50 000 habitants.

Le tableau TEE 2010 peut sembler être un tableau complet de l'emploi aux États-Unis, mais comme indiqué précédemment, les données incluses dans le tableau TEE 2010 posent un certain nombre de problèmes.

• Le tableau TEE 2010 contient des informations sur une partie limitée de la population américaine. Moins de 10 % de la population a répondu à des questions spécifiques sur l'emploi en remplissant les formulaires fournis par l'American Community Survey, et à partir de ces résultats, le Census Bureau a extrapolé les résultats pour l'ensemble de la zone étudiée. Si cette forme d'extrapolation statistique peut fonctionner correctement pour une population importante et relativement homogène, elle conduit à des résultats moins précis lorsqu'une multitude de variables peuvent affecter les données. Le tableau TEE 2010 le montre clairement en fournissant des informations sur les marges d'erreur associées à ses données. Dans certains cas, des catégories de recensement particulières pour certaines zones géographiques peuvent avoir des marges d'erreur de 50 % ou plus.
• Comme indiqué ci-dessus, 488 catégories de recensement sont utilisées dans le tableau TEE 2010 pour rendre compte de tous les types d'emplois aux États-Unis. Les réponses des citoyens qui ont rempli la partie emploi des enquêtes ACS ont été compilées dans l'une de ces 488 catégories. Bien que cela puisse sembler un grand nombre de catégories, celles-ci sont en réalité beaucoup trop peu nombreuses pour permettre des analyses significatives. Cela est évident dans des domaines tels que l'industrie manufacturière, où, par exemple, la catégorie de recensement 7750 (Assembleurs et fabricants divers) contient une grande variété d'emplois dissemblables qui ont des exigences et des modèles démographiques fondamentalement différents. Parmi les postes professionnels, la catégorie de recensement 1430 (Ingénieurs industriels, y compris en santé et sécurité) comprend une grande variété de postes qui peuvent ou non nécessiter un diplôme d'ingénieur industriel. Il existe également un nombre important de titres d'emploi qui n'ont pas de corollaire significatif parmi les 488 catégories de recensement. Par exemple, il n'existe pas de catégorie de recensement spécifique pour les professionnels impliqués dans les activités de soutien aux ventes.
• Les entreprises fédérales sont autorisées à choisir parmi diverses zones géographiques pour déterminer les données de recensement à utiliser, mais il n'existe aucun moyen concret de définir la zone de recrutement appropriée pour de nombreux emplois. Avec l'utilisation actuelle de l'internet comme outil de recrutement, les candidats de zones géographiques éloignées peuvent exprimer leur intérêt pour n'importe quel emploi, y compris les emplois de débutant, ce qui suggère que des zones géographiques plus larges devraient être utilisées dans les analyses de disponibilité. Toutefois, le fait que des candidats de zones géographiques éloignées puissent exprimer leur intérêt pour des postes ne signifie pas que les organisations recrutent réellement dans une zone étendue, ce qui suggérerait l'utilisation d'une zone géographique plus limitée dans les analyses de disponibilité.
• Les données de recensement ne sont pas utiles lorsqu'un employeur important est concentré dans une petite zone géographique. Il n'est pas rare qu'un employeur soit dominant dans une ville ou un comté plus petit. Dans ce cas, les données de recensement pour cette ville ou ce comté reflètent les niveaux d'emploi de la grande entreprise, ce qui crée une situation où les objectifs basés sur des données de recensement externes n'ont plus de sens.

Problèmes avec les analyses de disponibilité - Groupes de distribution internes

Les problèmes liés à l'utilisation des données de recensement dans les analyses de disponibilité ne sont pas les seuls problèmes liés aux analyses de disponibilité. Il existe également un certain nombre de problèmes sérieux liés à la détermination des postes de relève à utiliser dans le facteur 2 des analyses de disponibilité.

• De nombreux entrepreneurs fédéraux utilisent régulièrement des groupes d'emplois pour alimenter d'autres groupes d'emplois. Bien qu'il s'agisse d'un moyen simple et rapide d'évaluer les viviers internes, il est rare qu'un groupe d'emplois alimente systématiquement les postes d'un autre groupe d'emplois. Par exemple, certains employés d'un groupe d'emplois de professionnels, mais pas tous, peuvent alimenter des postes d'un groupe d'emplois de cadres.
• Même lorsque les entrepreneurs fédéraux tentent de rattacher des postes individuels à d'autres postes, les données peuvent donner une image inexacte des personnes qui sont des candidats appropriés pour les postes ouverts. Il n'est pas rare qu'une ou plusieurs personnes dans un titre de poste soient d'excellents candidats pour l'avancement à un autre poste, alors qu'une ou plusieurs personnes dans ce même titre de poste sont des candidats inacceptables. Une analyse de disponibilité vraiment précise ne montrerait que les candidats les plus qualifiés comme étant des "feeders".
• Toute analyse de la disponibilité interne est influencée par les nombreux changements qui interviennent au sein d'une organisation au cours d'une année donnée. Des postes sont supprimés, des employés changent de poste, des employés partent et de nouvelles personnes sont embauchées. Chacune de ces actions peut avoir un effet significatif sur les données démographiques et les postes de travail associés au Facteur 2.
• Les manifestations d'intérêt ne sont généralement pas prises en compte lors de la détermination des viviers pour un groupe d'emplois. En ne tenant pas compte des employés qualifiés qui ne sont pas intéressés par certains emplois, les chiffres de disponibilité interne peuvent surestimer ou sous-estimer la disponibilité réelle des candidats pour des groupes d'emplois particuliers.

Problèmes liés aux analyses de disponibilité - Pondération des valeurs et tests statistiques

Les entrepreneurs fédéraux peuvent faire de leur mieux pour développer des statistiques appropriées à utiliser avec les facteurs 1 et 2 dans une analyse de disponibilité, puis rencontrer un problème lorsqu'ils attribuent des coefficients de pondération à ces facteurs. Voici les types de questions associées à l'attribution de coefficients de pondération :

• Les employeurs doivent-ils s'appuyer sur une évaluation historique de la manière dont les postes sont pourvus pour déterminer les coefficients de pondération ?
• Que se passe-t-il si l'employeur a décidé de modifier son approche historique en matière de pourvoi de postes vacants ?
• Que se passe-t-il en cas de changements importants au sein de la main-d'œuvre ?
• Que se passe-t-il si des changements importants sont intervenus dans les qualifications requises pour les postes d'un groupe d'emplois particulier ?

Une fois que les facteurs utilisés dans l'analyse de la disponibilité ont été pondérés, les contractants fédéraux doivent décider du test à utiliser pour comparer les titulaires de chaque groupe d'emplois aux pourcentages estimés de minorités et de femmes qui sont supposées être disponibles pour des postes dans ces groupes d'emplois. Parmi les tests que les organisations peuvent utiliser à cette fin, citons les suivants :

• Un test de "toute différence", où un objectif de placement est fixé si le pourcentage de minorités ou de femmes dans un groupe d'emploi est inférieur au pourcentage de disponibilité pertinent.
• Un test de 80 %, où un objectif de placement est fixé si le pourcentage de minorités ou de femmes dans un groupe d'emplois est inférieur à 80 % du pourcentage de disponibilité correspondant.
• Un test d'écart de deux normes, où un objectif de placement est fixé si le nombre de minorités ou de femmes dans un groupe d'emploi est inférieur à ce qui était prévu dans le cadre d'une analyse d'écart de deux normes.

En utilisant un test de deux écarts types ou un autre test de signification statistique pour déterminer où fixer les objectifs de placement, un entrepreneur fédéral a beaucoup moins de chances d'avoir des objectifs de placement. Toutefois, l'OFCCP peut s'inquiéter des situations où il y a un petit nombre de minorités ou de femmes dans un groupe d'emploi (ou, en fait, aucune minorité ou femme dans un groupe d'emploi) et où un test de signification statistique ne suggère pas qu'il devrait y avoir un objectif de placement. Inversement, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent s'inquiéter des situations où un test de signification statistique est utilisé et où un objectif de placement est fixé, car l'OFCCP peut interpréter cet écart statistiquement significatif comme un indicateur de discrimination à l'encontre des minorités ou des femmes.

Considérations pour les contractants fédéraux

Compte tenu des problèmes liés aux analyses de disponibilité, quelles mesures les entrepreneurs fédéraux doivent-ils prendre ? Tout d'abord, les contractants fédéraux doivent considérer la préparation des analyses de disponibilité comme une série de décisions stratégiques. Les entrepreneurs doivent se poser les questions suivantes :

• "Avons-nous développé une structure de groupes d'emplois efficace ? Si la structure des groupes d'emplois élaborée pour un plan d'action positive particulier est inefficace, l'analyse de la disponibilité sera, par définition, inexacte. L'élaboration de groupes d'emplois doit être un processus stratégique dans le cadre duquel un entrepreneur fédéral crée une structure qui reflète clairement l'organisation.
• "Pouvons-nous défendre les données que nous avons incluses dans nos analyses de disponibilité ? Les décisions concernant les catégories de recensement et les zones de recensement utilisées pour le facteur 1, les groupes de fournisseurs internes utilisés pour le facteur 2 et la manière dont les pondérations de la valeur finale sont déterminées doivent être étayées par des informations sur la nature des postes du contractant et les données que ce dernier a collectées sur ces postes.
• "Quelle image de cette organisation essayons-nous de donner à l'OFCCP ? Les analyses de disponibilité peuvent être manipulées pour augmenter ou diminuer le pourcentage de minorités et de femmes par divers moyens légitimes, y compris le choix du test à utiliser pour établir les objectifs de placement. Les analyses de disponibilité qui conduisent à un plus grand nombre d'objectifs de placement dans un AAP peuvent démontrer à l'OFCCP que le contractant souhaite augmenter le nombre de minorités et de femmes au sein de la main-d'œuvre, et peuvent donc être bénéfiques pour le contractant. Les entrepreneurs qui déploient des efforts considérables en matière de sensibilisation et qui prennent effectivement en considération les candidats issus des minorités et les femmes ne doivent pas craindre d'avoir des objectifs de placement. Toutefois, un plus grand nombre d'objectifs de placement peut également suggérer à l'OFCCP que le contractant n'a pas déployé d'efforts suffisants en matière de sensibilisation.
• "Comment présentons-nous nos analyses de disponibilité aux autres personnes susceptibles de les examiner ? Les analyses de disponibilité d'un contractant peuvent être examinées par de nombreux publics. Les cadres et autres employés d'une organisation peuvent être sceptiques face à des chiffres de disponibilité qui ne correspondent pas à leur expérience en matière de recherche de candidats. Les avocats des plaignants peuvent utiliser les analyses de disponibilité pour suggérer l'existence d'une forme de discrimination. Il est important de pouvoir expliquer à chaque public ce que les chiffres signifient, comment ils sont utilisés et pourquoi les analyses de disponibilité sont intrinsèquement défectueuses.

En fin de compte, nous revenons au point soulevé au début de cet article : alors que de nombreux entrepreneurs fédéraux croient (et que de nombreux fournisseurs de PAA suggèrent) que les analyses de disponibilité et les objectifs de placement dérivés de ces analyses de disponibilité sont la partie la plus importante de tout plan d'action positive, ce n'est pas le cas. L'OFCCP se concentre souvent sur des sujets autres que les objectifs de placement des minorités et des femmes et les efforts déployés pour atteindre ces objectifs de placement. Des sujets tels que les disparités en matière de rémunération et d'embauche, les questions relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées méritent bien plus d'attention de la part des entrepreneurs et des sous-traitants fédéraux que les analyses de disponibilité et les objectifs de placement pour les minorités et les femmes.

Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2016