Utiliser les rapports sur les candidats pour aider votre entreprise lors d'un examen de l'OFCCPPartie 1 de 2 |
Le monde a changé pour les entreprises qui font l'objet d'un examen de l'OFCCP. L'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail a beaucoup changé par rapport à son approche d'il y a quelques années. L'OFCCP se concentre désormais sur les questions relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées. L'accent est mis sur les efforts déployés par les entreprises pour trouver et embaucher des membres de ces catégories protégées et sur la documentation dont disposent les entreprises pour prouver ces efforts. L'agence se concentre également sur les questions relatives à la rémunération des employés. L'OFCCP demande régulièrement des données détaillées sur certains ou tous les employés visés par un plan d'action positive afin de déterminer s'il existe des disparités salariales susceptibles de suggérer une discrimination en matière de rémunération.
Avec ces nouveaux points d'attention pour l'agence, il est facile d'oublier que l'OFCCP n'a pas abandonné son intérêt de longue date pour déterminer s'il existe des disparités fondées sur la race ou le sexe dans l'embauche des candidats. L'OFCCP continue de demander régulièrement de la documentation sur les processus et les décisions lorsqu'une catégorie de candidats semble avoir fait l'objet d'une discrimination. Ces demandes sont d'autant plus lourdes que l'OFCCP peut se concentrer sur une éventuelle discrimination concernant un petit nombre de candidats et qu'elle peut demander des informations sur des disparités concernant non seulement les minorités et les femmes, mais aussi TOUT sous-groupe racial et l'un ou l'autre sexe. Ainsi, une situation dans laquelle il existe une disparité liée à l'absence d'embauche de quelques hommes blancs peut intéresser l'agence, tout comme une situation dans laquelle il existe une disparité liée à l'absence d'embauche de quelques Hispaniques ou de quelques Amérindiens peut intéresser l'agence.
Cet intérêt constant de l'OFCCP pour les disparités en matière d'embauche, combiné à l'intérêt de l'agence pour les questions concernant les anciens combattants et les personnes handicapées, signifie que les rapports sur les candidats produits pour l'OFCCP sont une clé essentielle de la réussite d'un examen. Un rapport de candidature efficace doit pouvoir démontrer les éléments suivants :
- Toutes les catégories de candidats ont été dûment prises en considération pour les postes à pourvoir.
- Les postes ouverts ont fait l'objet d'une sensibilisation suffisante pour attirer les minorités, les femmes, les anciens combattants et les personnes handicapées dans les viviers de candidats.
Dans la première partie de cette série, nous allons examiner comment les entreprises peuvent utiliser les rapports sur les candidats pour s'assurer que les candidats ont été correctement pris en compte pour les postes à pourvoir. Dans la deuxième partie, nous verrons comment les entreprises peuvent utiliser les rapports sur les candidats pour démontrer leurs efforts de sensibilisation.
Déterminer si toutes les catégories de candidats ont été correctement examinées
Pour déterminer si les candidats ont été correctement pris en considération, il y a plusieurs éléments à prendre en compte. Tout d'abord, l'entreprise doit savoir quels candidats ont été pris en considération pour des postes particuliers. Par exemple, il ne suffit pas qu'une entreprise sache qu'il y a eu de nombreux candidats pour des postes d'ingénieurs. Il est probable que chaque poste d'ingénieur soit assorti d'un ensemble spécifique de qualifications et que chaque poste d'ingénieur fasse l'objet d'un vivier de candidats bien défini. Dans ce cas, un rapport de candidature doit pouvoir montrer quels candidats ont été pris en compte pour chaque poste d'ingénieur, plutôt que de supposer que tous les candidats ingénieurs ont été pris en compte pour tous les postes d'ingénieurs. Autre exemple, il ne suffit pas à une entreprise de savoir que de nombreux candidats ont postulé à des postes de production. Les différents postes de production peuvent nécessiter des compétences différentes et les candidats doivent être évalués en fonction des compétences pertinentes pour les postes ouverts spécifiques. Un rapport sur les candidats doit permettre de savoir quels candidats ont été pris en considération pour chaque poste de production. L'utilisation d'un numéro de demande d'emploi attribué à chaque poste peut être utile pour différencier les groupes de candidats les uns des autres.
Conseil utile n° 1 : tous les postes à pourvoir doivent recevoir un numéro de demande d'emploi et les candidats doivent être tenus de postuler pour des demandes d'emploi spécifiques.
Une fois que l'entreprise sait quels candidats ont été pris en considération pour des postes particuliers, elle doit être en mesure de déterminer si les candidats possédaient les qualifications de base (c'est-à-dire les qualifications minimales) pour ces postes. Un rapport sur les candidats doit pouvoir afficher des informations sur les candidats qui n'ont pas satisfait aux qualifications minimales, et les candidats qui n'ont pas satisfait aux qualifications minimales doivent être exclus des analyses qui comparent les candidats aux embauches. Les recruteurs et autres personnes qui saisissent des informations dans un système de suivi des candidatures doivent répartir correctement les candidats de manière à ce que les candidats qui ne satisfont pas aux qualifications minimales puissent être exclus des analyses candidats-embauches.
Conseil utile n° 2 : l'entreprise doit déterminer les qualifications de base et les qualifications préférées pour les postes à pourvoir AVANT que les postes ne soient publiés et que les candidats ne commencent à manifester leur intérêt. Ces qualifications de base et préférentielles doivent être clairement mentionnées dans les descriptions de poste et les offres d'emploi.
Une entreprise qui évalue si les candidats ont été correctement pris en considération doit également déterminer si les candidats ont correctement exprimé leur intérêt pour les postes à pourvoir. Les entreprises ont le droit de définir la manière dont les candidats doivent postuler et les délais pour le faire. Par exemple, une entreprise peut décider que tous les candidats à un poste de comptable doivent postuler via un système de candidature en ligne et que les manifestations d'intérêt ne seront acceptées que pendant une période de 15 jours. Dans ce cas, tout candidat n'ayant pas postulé via le site web et tout candidat ayant postulé après la période de 15 jours ne serait pas pris en considération et serait exclu des analyses de recrutement des candidats.
Conseil utile n° 3 : définissez des paramètres concernant la manière dont les candidats doivent postuler. Ces paramètres doivent inclure à la fois la méthode de candidature et les délais de candidature.
Pour déterminer si les candidats ont été correctement pris en considération, l'entreprise doit se demander si les candidats qui ont exprimé leur intérêt pour les postes à pourvoir sont toujours intéressés. En règle générale, un petit nombre de candidats se retirent de l'examen d'un poste ouvert en informant activement l'entreprise qu'ils ne sont plus intéressés. Il y a souvent un groupe plus important de candidats qui se retirent soit en ne répondant pas aux demandes de l'entreprise, soit en formulant une demande que l'entreprise ne peut pas satisfaire. Par exemple, le candidat qui ne répond pas à un appel téléphonique lui proposant un entretien et celui qui demande un salaire que l'entreprise ne peut pas payer se sont retirés de la procédure. Les candidats qui se retirent doivent être exclus des analyses des candidats à l'embauche.
Conseil utile n° 4 : Conservez des informations sur tous les candidats qui se retirent de la procédure et sur la manière dont ils se sont retirés.
Une fois que l'entreprise sait que les candidats ont correctement postulé à un poste particulier, qu'ils répondent aux qualifications de base pour ce poste et qu'ils ne se sont pas désistés, il est temps d'examiner les données démographiques relatives à ces candidats. L'OFCCP se préoccupe désormais de savoir s'il existe une discrimination fondée sur la race ou le sexe. Cela signifie que les entreprises fédérales analyseront le pourcentage de la classe la plus favorisée embauchée par rapport au pourcentage des autres classes embauchées. Cela est relativement facile lorsqu'il s'agit d'évaluer l'impact du sexe sur la sélection, puisque l'on évalue le pourcentage d'hommes embauchés par rapport au pourcentage de femmes embauchées. N'oubliez pas, cependant, que l'OFCCP cherche à déterminer s'il existe une discrimination à l'encontre d'une classe particulière. Ainsi, l'embauche d'un nombre disproportionné de candidates est désormais aussi problématique que l'embauche d'un nombre disproportionné de candidats.
L'analyse concernant la race est plus compliquée. Traditionnellement, l'OFCCP s'intéressait à la question de savoir si les candidats issus des minorités étaient embauchés au même taux que les candidats blancs. Aujourd'hui, l'OFCCP cherche à savoir si tous les sous-groupes raciaux sont embauchés à des taux équivalents. Ainsi, si le taux de recrutement de candidats hispaniques est supérieur au taux de recrutement de candidats blancs et au taux de recrutement de candidats noirs, l'OFCCP peut souhaiter obtenir des informations sur les raisons pour lesquelles les Blancs et les Noirs sont moins susceptibles d'être recrutés que les Hispaniques.
Conseil utile n° 5 : déterminez la classe la plus favorisée lors de l'examen des taux d'embauche et comparez les autres classes à la classe la plus favorisée. Notez que les Blancs et les hommes peuvent ne pas être la classe la plus favorisée dans certaines analyses des taux d'embauche des candidats.
De nombreux entrepreneurs ont analysé les embauches en fonction des groupes d'emplois visés par la discrimination positive. (Les groupes d'emplois sont des groupes d'emplois dont le contenu, le salaire et les possibilités d'avancement sont similaires. Les groupes d'emplois sont utilisés pour fixer les objectifs de placement dans les plans d'action positive). Une analyse correcte de l'activité de recrutement doit se concentrer sur chaque demande individuelle plutôt que sur l'ensemble des recrutements dans un groupe d'emplois particulier. Par exemple, les exigences pour chaque poste de représentant du service clientèle peuvent être les mêmes, mais les exigences pour chaque poste d'ingénieur peuvent varier considérablement. Il peut être approprié d'examiner ensemble les viviers de candidats pour les postes de service à la clientèle, alors qu'il serait inapproprié d'examiner ensemble les viviers de candidats pour les postes d'ingénieurs. Lorsque le mode ou le calendrier de recrutement est différent, ou que les exigences des postes ouverts sont différentes, les analyses candidats-embauche pour les postes doivent être distinctes.
Conseil utile n° 6 : examinez les statistiques d'embauche des candidats en regardant les résultats pour chaque demande d'emploi, en vous concentrant sur l'existence d'une disparité pour une race ou un sexe en particulier.
Qu'est-ce que cela signifie pour vos rapports de candidature ? Cela signifie qu'un rapport de candidature utile devrait vous fournir les informations suivantes :
- Il devrait vous indiquer les candidats par réquisition.
- Il devrait être en mesure d'exclure les personnes qui ne répondent pas aux qualifications de base, qui n'ont pas postulé correctement à un poste ouvert et qui se sont retirées de la considération lorsqu'elles ont fourni une image démographique de l'appel d'offres.
- Il doit vous permettre de comparer les candidats aux personnes embauchées afin de déterminer s'il existe une quelconque disparité liée à la race ou au sexe dans le cadre d'une demande d'emploi particulière.
Dans la deuxième partie de cet article, nous verrons comment les entreprises peuvent utiliser les rapports sur les candidats pour montrer qu'elles ont mené une action efficace auprès des minorités, des femmes, des personnes handicapées et des anciens combattants.
Pour de plus amples informations sur la réglementation de l'OFCCP en matière d'action positive et sur les méthodes permettant de créer des rapports efficaces sur les candidats, veuillez me contacter à l'adresse suivante [email protected].
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
