Cela ne rate jamais dans notre bureau. L'appel téléphonique frénétique parce qu'une lettre d'audit de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère du travail arrive sur un bureau, deux semaines après avoir été déposée sur le bureau du président, avec la note jaune autocollante "à manipuler". Avant que la peur et la panique ne s'installent, voici quelques conseils pour garder une longueur d'avance sur l'effrayante lettre d'audit.

Vérifiez si votre organisation est couverte par les règlements relatifs à l'action positive (AA). POSEZ DES QUESTIONS ! Vous devez avoir plus de 50 employés basés aux États-Unis et un contrat de 50 000 dollars ou plus avec le gouvernement fédéral. Les sous-traitants qui fournissent des services à un contractant principal du gouvernement peuvent également être couverts par la réglementation. Souvent, la signature d'une lettre de certification attestant que vous êtes un employeur EEO/AA indique qu'un contrat de sous-traitance est en place.

Les professionnels des ressources humaines doivent vérifier auprès des services juridiques, des contrats, des ventes ou d'autres services de l'entreprise s'ils font des affaires avec le gouvernement, s'ils poursuivent des travaux publics ou s'ils fournissent des services secondaires à un contractant principal. Vérifiez si quelqu'un signe des lettres de certification et examinez également les rapports EEO-1 - la case indiquant que vous êtes un contractant/sous-traitant du gouvernement est-elle cochée ?

REMARQUE : certaines villes, certains États et d'autres organisations gouvernementales ont également des exigences en matière d'AA qui diffèrent des réglementations fédérales. Si votre entreprise a des contrats avec ce type d'organismes, vérifiez les réglementations locales/de l'État. Si votre organisation commerciale soumissionne pour des travaux fédéraux, étatiques ou locaux, demandez-lui de se coordonner avec vous pour s'assurer que vous respectez les obligations en matière d'action positive de l'appel d'offres ou de l'attribution du contrat.

La plupart des chefs d'entreprise pensent qu'il suffit d'une déclaration de politique générale indiquant que l'entreprise est un employeur pratiquant l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO). Ce n'est pas le cas ! L'Equal Employment Opportunity Commission et l'OFCCP sont deux agences distinctes qui appliquent deux réglementations différentes.

Si vous êtes couvert par les règlements relatifs à l'action positive, voici quelques informations à connaître :

1. Un plan d'action positive (PAA) est un processus annuel. Vous pouvez choisir la date de votre plan, mais vous DEVEZ le mettre à jour chaque année.
2. Le PAA comprend un texte qui promet de ne pas faire de discrimination et fournit un plan d'action positive pour l'année à venir. Il contient également des analyses démographiques de votre organisation à la date du plan et la fixation d'objectifs pour l'année en cours (regard vers l'avenir). Le PAA se penche également sur le passé : comment avez-vous atteint les objectifs que vous vous étiez fixés les années précédentes ? Avez-vous eu des répercussions négatives sur le recrutement, la promotion ou le licenciement ? Dans l'affirmative, y avez-vous remédié ?
3. Vous êtes en "honneur scout" - quelqu'un a certifié ou promis dans le cadre du contrat d'en avoir un, mais on ne vous demande généralement pas d'envoyer votre plan fédéral à qui que ce soit, sauf en cas d'audit. Certaines villes et certains États exigent une certification et une pré-certification, qui peuvent inclure une copie du plan.
4. Parfois, l'attribution d'un contrat fédéral important déclenche un audit automatique pour s'assurer que vous disposez bien de votre PAA.
5. La gestion des données est essentielle à la préparation d'un plan d'action positive. Disposer de données démographiques de base précises sur vos employés - nom, race, sexe, fonction, etc. - et la capacité de rendre compte de vos transactions en matière d'emploi - embauches, promotions et licenciements - sont essentielles à la préparation d'un plan d'action positive.
6. La définition minutieuse d'un candidat et la saisie du flux de candidats sont essentielles et peuvent constituer la partie la plus fastidieuse du processus d'établissement de rapports sur les AA. Un candidat est défini comme une personne qui exprime son intérêt pour un poste ouvert ET dont l'expression est examinée ET qui répond aux qualifications de base du poste ET qui reste intéressée. Il est impératif de mettre en place des systèmes permettant de saisir ces informations.
7. Une fois les objectifs fixés, vous devez élaborer un plan pour les atteindre. Comment allez-vous atteindre les femmes ? Les minorités ? les personnes handicapées ? Les anciens combattants ?
8. La réglementation exige des EFFORTS DE BONNE FOI pour atteindre les objectifs et n'exige pas de quotas. Vous n'aurez pas de problèmes avec l'OFCCP si vous n'atteignez pas vos objectifs, mais vous risquez d'en avoir si vous n'essayez pas.
9. Les règlements exigent également l'égalité de rémunération entre les hommes et les femmes et entre les minorités et les non minorités pour les mêmes emplois, toutes choses étant égales par ailleurs (compétences, efforts, expérience, environnement de travail, performances).
10. Le meilleur moyen de se préparer à un audit de l'OFCCP est de terminer son plan chaque année dans les délais.

À quoi peut-on s'attendre lors d'un audit de l'OFCCP ?

Si vous recevez une lettre d'audit, vous disposez de 30 jours pour lui envoyer tous les documents demandés - c'est ce que l'on appelle la phase d'audit documentaire de l'examen. L'agent de conformité analysera tous les documents et en demandera d'autres ou posera des questions. Un audit sur place peut être programmé afin d'examiner plus en détail les documents et d'interroger les responsables et les employés. Cela ne se produit pas dans tous les cas. Un audit sur place peut durer de quelques jours à quelques semaines.

L'ensemble du processus peut durer de quelques mois à quelques années, en fonction de la charge de travail.

L'OFCCP veut vérifier que vous tenez correctement vos registres, qu'il n'y a pas d'impact négatif dans vos actions en faveur de l'emploi, que vous menez une action significative en faveur des minorités, des femmes, des anciens combattants et des personnes handicapées, et que vous rémunérez les personnes en fonction de leurs compétences plutôt que de facteurs tels que le sexe et la race. S'ils constatent des violations, il existe un certain nombre de recours.

La plupart des violations nécessitent la modification d'une politique ou d'un processus. Elles peuvent nécessiter de continuer à leur faire rapport. En règle générale, aucune amende n'est imposée, mais des sanctions pécuniaires (arriérés de salaire, intérêts) peuvent être prononcées en cas d'infractions relatives à la rémunération et au défaut d'embauche. Dans de rares cas, l'exclusion des contrats fédéraux peut être prononcée en cas d'infractions graves.

La planification de l'action positive pouvant être complexe, il s'agit d'un projet idéal à confier à un consultant ou à un fournisseur qui s'en charge régulièrement. Il existe de nombreuses organisations compétentes pour vous aider.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.