Nunca falla en nuestra oficina. La llamada telefónica frenética porque una carta de auditoría de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo aparece en un escritorio, dos semanas después de estar en el escritorio del presidente, con una nota adhesiva amarilla que dice «por favor, ocúpese de esto». Antes de que cunda el miedo y el pánico, aquí hay algunos consejos para adelantarse a la temida carta de auditoría.

Averigüe si su organización está sujeta a las regulaciones de Acción Afirmativa (AA). ¡HAGA PREGUNTAS! Debe tener más de 50 empleados con sede en EE. UU. y un contrato de 50 000 $ o más con el gobierno federal. Los subcontratistas que prestan servicios a un contratista principal del gobierno también pueden estar sujetos a las regulaciones. A menudo, la firma de cartas de certificación que indican que usted es un empleador EEO/AA indica que existe un subcontrato.

Los profesionales de RR. HH. deben consultar con los departamentos jurídico, de contratos, de ventas u otras áreas de la empresa para averiguar si están haciendo negocios con el gobierno, buscando trabajo para el gobierno o prestando servicios secundarios a un contratista principal. Comprueba si alguien está firmando cartas de certificación y revisa también los informes EEO-1: ¿está marcada la casilla que indica que eres contratista o subcontratista del gobierno?

NOTA: Algunas ciudades, estados y otras organizaciones gubernamentales también tienen requisitos de AA con algunas variaciones respecto a las regulaciones federales. Si su empresa tiene contratos con este tipo de agencias, consulte las regulaciones locales/estatales. Si su organización de ventas está licitando para trabajos federales, estatales o locales, pídales que coordinen con usted para asegurarse de que cumple con las obligaciones de acción afirmativa de la licitación o la adjudicación del contrato.

La mayoría de los líderes empresariales creen que basta con tener una declaración de política en la que se indique que se es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades de empleo (EEO). ¡No es así! La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo y la OFCCP son dos organismos independientes que aplican dos normativas distintas.

Si usted está cubierto por las regulaciones de acción afirmativa, aquí hay algunas cosas que debe saber:

1. Un Plan de Acción Afirmativa (AAP) es un proceso anual. Puede elegir la fecha de su plan, pero DEBE actualizarlo cada año.
2. El AAP incluye un texto en el que se promete no discriminar y se establece un plan de acción afirmativa para el próximo año. También proporciona análisis demográficos de su organización en la fecha del plan y el establecimiento de objetivos para el año en curso (perspectiva de futuro) . El AAP también echa la vista atrás: ¿cómo le fue en los años anteriores con los objetivos que se fijó? ¿Tuvo algún impacto adverso en la contratación, promoción o despido de personal? Si es así, ¿lo ha abordado?
3. Usted está bajo «palabra de scout»: alguien ha certificado o prometido como parte del contrato tener uno, pero normalmente no se le pide que envíe su plan federal a nadie a menos que se le audite. Algunas ciudades y estados exigen una certificación y una precertificación, que pueden incluir una copia del plan.
4. A veces, la adjudicación de un contrato federal de gran envergadura puede desencadenar una auditoría automática para garantizar que se dispone de un AAP.
5. La gestión de datos es clave para preparar un plan de acción afirmativa. Tener datos demográficos básicos y precisos sobre tus empleados (nombre, raza, género, cargo, etc.) y poder informar sobre tus transacciones laborales (contrataciones, ascensos y despidos) es fundamental para preparar un AAP.
6. La definición cuidadosa de un solicitante y el registro del flujo de solicitantes es FUNDAMENTAL y puede ser la parte más pesada del proceso de presentación de informes de AA. Un solicitante se define como una persona que expresa interés en un puesto vacante Y dicha expresión se revisa Y cumple con los requisitos básicos del puesto Y sigue interesada. Es imprescindible establecer sistemas para registrar esto.
7. Una vez establecidos los objetivos, debes desarrollar un plan para alcanzarlos. ¿Cómo llegarás a las mujeres? ¿A las minorías? ¿A las personas con discapacidad? ¿A los veteranos?
8. Las regulaciones exigen ESFUERZOS DE BUENA FE para cumplir los objetivos y no exigen cuotas. No tendrás problemas con la OFCCP si no cumples tus objetivos, pero sí los tendrás si no lo INTENTAS.
9. Las regulaciones también exigen la igualdad salarial entre hombres y mujeres y entre minorías y no minorías para aquellos que desempeñan los mismos puestos de trabajo y en los que todas las demás condiciones son iguales (habilidades, esfuerzo, experiencia, entorno laboral, rendimiento).
10. Completar su plan cada año a tiempo es la mejor manera de estar preparado para una auditoría de la OFCCP.

¿Qué puede esperar de una auditoría de la OFCCP?

Si recibe una carta de auditoría, dispondrá de 30 días para enviarles todos los documentos solicitados; esta fase se conoce como la fase de auditoría documental de la revisión. El responsable de cumplimiento analizará todos los documentos y solicitará otros adicionales o hará preguntas. Se puede programar una auditoría in situ para revisar más a fondo los registros y entrevistar a los directivos y empleados. Esto no ocurre en todos los casos. Una auditoría in situ puede durar desde un par de días hasta un par de semanas.

Todo el proceso puede durar entre unos meses y un par de años, dependiendo de su carga de trabajo.

La OFCCP quiere verificar que usted lleva un registro adecuado; que no hay ningún impacto adverso en ninguna de sus acciones laborales; que está llevando a cabo una labor significativa de divulgación entre las minorías, las mujeres, los veteranos y las personas con discapacidad, y que está pagando a las personas en función de sus habilidades y no de factores como el género y la raza. Si encuentran infracciones, existen varias soluciones.

La mayoría de las infracciones requieren el cambio de una política o un proceso. Es posible que sea necesario informarles continuamente. Por lo general, no se imponen multas, pero se pueden ordenar indemnizaciones monetarias (pagos atrasados, intereses) si se producen infracciones salariales y de contratación. En casos excepcionales, las infracciones graves pueden dar lugar a la exclusión de los contratos federales.

Dado que la planificación de la acción afirmativa puede ser compleja, este es un proyecto ideal para externalizar a un consultor o proveedor que se dedique a ello de forma habitual. Existen muchas organizaciones cualificadas que pueden ayudarle.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.