Nunca falla en nuestra oficina. La llamada frenética porque una carta de auditoría de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo aparece en un escritorio, dos semanas después de haber estado en el escritorio del Presidente, con la nota adhesiva amarilla "por favor, tramítela". Antes de que cunda el miedo y el pánico, he aquí algunos consejos para adelantarse a la temible carta de auditoría.

Averigüe si su organización está cubierta por la normativa de Acción Afirmativa (AA). HAGA PREGUNTAS Debe tener más de 50 empleados en EE.UU. y un contrato de 50.000 $ o más con el gobierno federal. Los subcontratistas que prestan servicios a un contratista principal del gobierno también pueden estar cubiertos por la normativa. A menudo, la firma de cartas de certificación de que usted es un empleador EEO/AA indica que existe un subcontrato.

Los profesionales de RR.HH. deben consultar con los departamentos jurídico, de contratos, de ventas u otras áreas de la empresa para averiguar si están haciendo negocios con el gobierno, si están realizando trabajos para el gobierno o si están prestando servicios secundarios a un contratista principal. Compruebe si alguien está firmando cartas de certificación y mire también los informes EEO-1: ¿está marcada la casilla de contratista/subcontratista de la Administración?

TENGA EN CUENTA: Algunas ciudades, estados y otras organizaciones gubernamentales también tienen requisitos de AA con alguna variación de la normativa federal. Si su empresa tiene contratos con este tipo de organismos, compruebe la normativa local/estatal. Si su organización de ventas licita trabajos federales, estatales o locales, pídales que se coordinen con usted para asegurarse de que cumple las obligaciones de acción afirmativa de la licitación o adjudicación del contrato.

La mayoría de los directivos de empresas creen que basta con una declaración de política de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO). Pero no es así. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo y la OFCCP son dos organismos distintos que aplican dos reglamentos diferentes.

Si está cubierto por la normativa sobre discriminación positiva, aquí tiene algunas cosas que debe saber:

1. Un Plan de Acción Afirmativa (PAA) es un proceso anual. Puedes elegir la fecha de tu plan, pero DEBES actualizarlo cada año.
2. El PAA incluye un texto que promete no discriminar y ofrece un plan de acción positiva para el año siguiente. También proporciona análisis demográficos de su organización en la fecha del plan y el establecimiento de objetivos para el año en curso (mirar hacia adelante) . El PAA también mira hacia atrás: ¿cómo le fue en los años anteriores en cuanto a los objetivos que se fijó? ¿Tuvo algún impacto adverso en su contratación, promoción o despido? En caso afirmativo, ¿las ha abordado?
3. Tienes el "honor del explorador": alguien ha certificado o prometido como parte del contrato tener uno, pero no se te suele pedir que envíes tu plan federal a nadie, a menos que te hagan una auditoría. Algunas ciudades y estados exigen una certificación y precertificación, que puede incluir una copia del plan.
4. A veces, la adjudicación de un gran contrato federal desencadena una auditoría automática para asegurarse de que tiene su PAA.
5. La gestión de datos es clave para preparar un plan de acción afirmativa. Disponer de datos demográficos básicos y precisos sobre sus empleados -nombre, raza, sexo, cargo, etc.- y de la capacidad de informar sobre sus operaciones de empleo -contrataciones, ascensos y ceses- es fundamental para preparar un PAA. - y la capacidad de informar sobre sus transacciones de empleo - contrataciones, ascensos y ceses - es fundamental para preparar un PAA.
6. La definición cuidadosa de un solicitante y la captura del flujo de solicitantes es CRÍTICA y puede ser la parte más pesada del proceso de elaboración de informes de AA. Un candidato se define como una persona que manifiesta su interés por un puesto vacante Y su manifestación es examinada Y cumple las cualificaciones básicas del puesto Y sigue interesada. Es imperativo establecer sistemas para captar esta información.
7. Una vez fijados los objetivos, hay que desarrollar un plan para alcanzarlos. ¿Cómo llegar a las mujeres? ¿A las minorías? ¿Discapacitados? ¿A los veteranos?
8. La normativa exige ESFUERZOS DE BUENA FE para alcanzar los objetivos y no cuotas. No tendrá problemas con la OFCCP si no cumple sus objetivos, pero podría tenerlos si no lo INTENTA.
9. La normativa también exige la igualdad de retribución entre hombres/mujeres y minorías/no minorías en los mismos puestos de trabajo cuando todo lo demás es igual (cualificación, esfuerzo, experiencia, entorno de trabajo, rendimiento).
10. La mejor manera de estar preparado para una auditoría de la OFCCP es completar su plan anual a tiempo.

¿Qué puede esperar de una auditoría de la OFCCP?

Si recibe una carta de auditoría, dispondrá de 30 días para enviarles todos los documentos solicitados, lo que se conoce como la fase de auditoría documental de la revisión. El responsable de cumplimiento analizará todos los documentos y solicitará otros adicionales o formulará preguntas. Puede programarse una auditoría in situ para seguir revisando los registros y entrevistar a directivos y empleados. Esto no ocurre en todos los casos. Una auditoría in situ puede durar de un par de días a un par de semanas.

Todo el proceso puede durar de unos meses a un par de años, dependiendo de su carga de trabajo.

La OFCCP quiere comprobar que lleva un registro adecuado, que no hay repercusiones negativas en ninguna de sus medidas de empleo, que lleva a cabo una labor de divulgación significativa para las minorías, las mujeres, los veteranos y los discapacitados, y que paga a las personas en función de sus capacidades y no de factores como el sexo o la raza. Si se detectan infracciones, existen varias soluciones.

La mayoría de las infracciones requieren la modificación de una política o proceso. Pueden exigir que se les informe continuamente. Normalmente no se imponen multas, pero pueden imponerse indemnizaciones (salarios atrasados, intereses) en caso de infracción salarial o de no contratación. En raras ocasiones, las infracciones graves pueden dar lugar a la inhabilitación para participar en contratos federales.

Dado que la planificación de la discriminación positiva puede ser compleja, se trata de un proyecto ideal para subcontratar a un consultor o proveedor que lo haga con regularidad. Hay muchas organizaciones capacitadas para ayudarle.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.