Das passiert in unserem Büro immer wieder. Der verzweifelte Anruf, weil ein Audit-Brief des Department of Labor Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) auf dem Schreibtisch auftaucht, zwei Wochen, nachdem er auf dem Schreibtisch des Präsidenten lag, mit dem gelben Klebezettel "bitte bearbeiten". Bevor Angst und Panik ausbrechen, hier einige Hinweise, wie man dem beängstigenden Prüfungsschreiben zuvorkommen kann.

Finden Sie heraus, ob Ihre Organisation unter die Vorschriften für positive Maßnahmen (Affirmative Action - AA) fällt. FRAGEN SIE NACH! Sie müssen mehr als 50 Mitarbeiter in den USA beschäftigen und einen Vertrag über 50.000 Dollar oder mehr mit der Bundesregierung haben. Auch Unterauftragnehmer, die Dienstleistungen für einen staatlichen Hauptauftragnehmer erbringen, können unter die Vorschriften fallen. Die Unterzeichnung von Bescheinigungen, dass Sie ein EEO/AA-Arbeitgeber sind, bedeutet oft, dass ein Untervertrag besteht.

Personalverantwortliche sollten sich bei der Rechtsabteilung, dem Vertragswesen, dem Vertrieb oder anderen Unternehmensbereichen erkundigen, ob sie mit der Regierung Geschäfte machen, Regierungsaufträge ausführen oder Nebenleistungen für einen Hauptauftragnehmer erbringen. Überprüfen Sie, ob irgendjemand Zertifizierungsschreiben unterschreibt, und sehen Sie sich auch die EEO-1-Berichte an - ist das Kästchen angekreuzt, dass Sie ein staatlicher Auftragnehmer/Unterauftragnehmer sind?

BITTE BEACHTEN SIE: Einige Städte, Bundesstaaten und andere staatliche Organisationen haben ebenfalls AA-Anforderungen, die in einigen Punkten von den Bundesvorschriften abweichen. Wenn Ihr Unternehmen Verträge mit solchen Behörden hat, überprüfen Sie die lokalen/staatlichen Vorschriften. Wenn Ihre Vertriebsorganisation Angebote für Bundes-, Landes- oder kommunale Aufträge abgibt, sollten Sie sich mit ihr abstimmen, um sicherzustellen, dass Sie die mit dem Angebot oder der Auftragsvergabe verbundenen Verpflichtungen zur Förderung von Arbeitnehmern erfüllen.

Die meisten Unternehmensleiter glauben, dass es ausreicht, eine Erklärung abzugeben, die besagt, dass man ein Arbeitgeber ist, der die Chancengleichheit bei der Beschäftigung (Equal Employment Opportunity, EEO) fördert. Das ist nicht der Fall! Die Equal Employment Opportunity Commission (Kommission für Chancengleichheit bei der Beschäftigung) und die OFCCP sind zwei verschiedene Behörden, die zwei verschiedene Vorschriften durchsetzen.

Wenn Sie unter die Bestimmungen für positive Maßnahmen fallen, sollten Sie einige Dinge wissen:

1. Ein Affirmative Action Plan (AAP) ist ein jährlicher Prozess. Sie können das Datum Ihres Plans wählen, aber Sie MÜSSEN ihn jedes Jahr aktualisieren.
2. Der AAP enthält einen Text, der verspricht, nicht zu diskriminieren, und einen Plan für positive Maßnahmen im kommenden Jahr. Er enthält auch demografische Analysen Ihrer Organisation zum Zeitpunkt der Planung und der Festlegung von Zielen für das laufende Jahr (Blick nach vorn). Der AAP blickt auch zurück: Wie haben Sie in den Vorjahren die gesetzten Ziele erreicht? Hatten Sie negative Auswirkungen bei der Einstellung, Beförderung oder Kündigung von Mitarbeitern? Wenn ja, haben Sie diese behoben?
3. Sie sind auf "Pfadfinderehrenwort" - jemand hat bescheinigt oder als Teil des Vertrages versprochen, einen solchen Plan zu haben, aber Sie werden normalerweise nicht aufgefordert, Ihren Bundesplan an irgendjemanden zu schicken, es sei denn, Sie werden geprüft. Einige Städte und Staaten verlangen eine Zertifizierung und Vorzertifizierung, die eine Kopie des Plans beinhalten kann.
4. Manchmal löst die Vergabe eines großen Bundesauftrags eine automatische Prüfung aus, um sicherzustellen, dass Sie Ihren AAP haben.
5. Die Datenverwaltung ist der Schlüssel zur Erstellung eines Plans für positive Maßnahmen. Sie müssen über grundlegende, genaue demografische Daten über Ihre Mitarbeiter verfügen - Name, Ethnie, Geschlecht, Berufsbezeichnung usw. - und die Möglichkeit, Ihre Beschäftigungstransaktionen - Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen - zu melden, sind für die Ausarbeitung eines AAP entscheidend.
6. Die sorgfältige Definition eines Bewerbers und die Erfassung des Bewerberflusses ist von entscheidender Bedeutung und kann der aufwändigste Teil des AA-Meldeprozesses sein. Ein Bewerber ist definiert als eine Person, die ihr Interesse an einer offenen Stelle bekundet UND diese Bekundung geprüft wird UND die die grundlegenden Qualifikationen der Stelle erfüllt UND weiterhin interessiert ist. Die Einrichtung von Systemen zur Erfassung dieser Daten ist unerlässlich.
7. Sobald die Ziele festgelegt sind, müssen Sie einen Plan entwickeln, wie Sie diese Ziele erreichen können. Wie werden Sie Frauen erreichen? Minderheiten? Behinderte? Veteranen?
8. Die Vorschriften verlangen, dass Sie sich GUTEM MUT unterziehen, um Ihre Ziele zu erreichen, und verlangen keine Quoten. Sie bekommen keinen Ärger mit der OFCCP, wenn Sie Ihre Ziele nicht erreichen, aber Sie könnten Probleme bekommen, wenn Sie sich nicht bemühen.
9. Die Verordnungen verlangen auch eine gleiche Entlohnung von Männern/Frauen und Minderheiten/Nicht-Minderheiten bei gleicher Tätigkeit, wenn alles andere gleich ist (Qualifikation, Einsatz, Erfahrung, Arbeitsumfeld, Leistung).
10. Der beste Weg, sich auf ein OFCCP-Audit vorzubereiten, besteht darin, den Plan jedes Jahr rechtzeitig fertig zu stellen.

Was können Sie bei einem OFCCP-Audit erwarten?

Wenn Sie ein Prüfungsschreiben erhalten, haben Sie 30 Tage Zeit, um alle angeforderten Unterlagen zu übermitteln - dies ist die so genannte Schreibtisch-Audit-Phase der Überprüfung. Der Compliance-Beauftragte wird alle Dokumente analysieren und zusätzliche Dokumente anfordern oder Fragen stellen. Eine Prüfung vor Ort kann anberaumt werden, um weitere Unterlagen zu prüfen und Führungskräfte und Mitarbeiter zu befragen. Dies geschieht jedoch nicht in allen Fällen. Eine Vor-Ort-Prüfung kann einige Tage bis einige Wochen dauern.

Der gesamte Prozess kann je nach Arbeitsaufkommen einige Monate bis einige Jahre dauern.

Die OFCCP möchte überprüfen, ob Sie Ihre Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren, ob es bei Ihren Beschäftigungsmaßnahmen keine nachteiligen Auswirkungen gibt, ob Sie Minderheiten, Frauen, Veteranen und Behinderte sinnvoll einbeziehen und ob Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten und nicht nach Faktoren wie Geschlecht oder Ethnie bezahlen. Wenn Verstöße festgestellt werden, gibt es eine Reihe von Abhilfemaßnahmen.

Die meisten Verstöße erfordern die Änderung einer Politik oder eines Verfahrens. Sie können eine fortgesetzte Berichterstattung an die Behörden erfordern. In der Regel werden keine Bußgelder verhängt, aber es können Geldstrafen (Gehaltsnachzahlungen, Zinsen) verhängt werden, wenn Verstöße gegen das Arbeitsentgelt oder gegen die Einstellungspflicht vorliegen. In seltenen Fällen kann bei schweren Verstößen ein Ausschluss von Bundesverträgen erfolgen.

Da die Planung von Fördermaßnahmen sehr komplex sein kann, ist dies ein ideales Projekt, um es an einen Berater oder Anbieter auszulagern, der dies regelmäßig tut. Es gibt viele qualifizierte Organisationen, die Sie unterstützen können.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.