Vous avez trouvé le candidat idéal, mais vous n'avez pas de poste vacant. Que faire ?

Lorsque vous examinez les qualifications des candidats pour un poste vacant, vous tombez sur quelqu'un qui possède d'excellentes compétences, mais qui ne correspond pas parfaitement au profil recherché. Ou bien, vous effectuez une recherche passive et tombez sur un candidat que vous aimeriez « garder » pour un autre poste lorsqu'il sera disponible. Quelle que soit la manière dont vous trouvez cet « autre » candidat, vous ne voulez pas le perdre si le moment n'est pas opportun pour un recrutement. Que devez-vous faire ?

Dans ce genre de situation, vous devez tenir compte des exigences de conformité ainsi que de la manière pratique dont vous devez gérer votre entreprise, en particulier lorsqu'il s'agit de postes difficiles à pourvoir. Dans les deux cas, mes recommandations visant à concilier les besoins de l'entreprise et les exigences de conformité s'appliquent.

D'après les questions publiées dans la rubrique « Ask the Experts » (Demandez aux experts) du Local JobNetwork™ (LJN) et les questions similaires que me posent mes clients, il semble que ce soit un cas fréquent. Plusieurs options s'offrent à vous pour donner suite à la candidature de cette personne. Si certaines entreprises ont la capacité et la volonté de créer un poste pour l'accueillir, cette option ne semble pas être la norme pour des raisons pratiques.

Cependant, comme il s'agit d'une option pour certains, voici les étapes à suivre pour garantir la conformité. Ces étapes peuvent dépendre du stade atteint par le candidat dans le processus de sélection pour le poste initial. Si le candidat a déjà passé les entretiens pour le poste initial et que vous êtes prêt à lui proposer ce nouveau poste, l'étape cinq ci-dessous peut ne pas s'appliquer. N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin de garder la demande ouverte très longtemps ; toutefois, pour être en conformité, vous devez suivre les étapes suivantes.

1. Créer une nouvelle demande pour le poste.
2. Publiez l'offre d'emploi auprès du système public de services de l'emploi (ESDS) et des sources de recrutement favorisant la diversité.
3. Contactez le candidat (Candidat X pour excellent !) afin de déterminer son intérêt pour le nouveau poste.
4. Si vous êtes intéressé, ajoutez-les manuellement à la nouvelle demande ou demandez-leur de postuler à nouveau.
5. Poursuivez le processus de sélection comme vous le feriez pour toute autre demande nouvellement ouverte.

Je suis sûr que beaucoup d'entre vous se demandent : « Avons-nous vraiment besoin de passer par toutes les étapes du processus si nous savons déjà que nous voulons embaucher ce candidat ? » La réponse rapide est « oui » si vous souhaitez que le processus soit conforme. Cependant, le processus peut être simplifié, comme le montre l'illustration suivante du calendrier de la demande initiale [A1] et de l'embauche, ainsi que de la deuxième demande [A2] et de l'embauche.

Février 2016

Dans le scénario ci-dessus, vous aurez très probablement un ratio d'embauche de 1:1 dans la deuxième demande [A2]. Si ce type d'embauche est courant au sein de votre organisation, cela peut être considéré comme un signal d'alarme par l'OFCCP lors d'un audit. Cependant, si de telles situations ne se produisent que rarement ou occasionnellement, quelques embauches 1:1 ne retiendront pas nécessairement l'attention du gouvernement lorsque vous soumettrez vos données sur le flux de candidats.

D'accord, cela peut sembler exagéré comme explication pour justifier un faible taux d'embauche ou un taux de 1:1 ; cependant, selon la FAQ suivante de l'OFCCP, il n'y a pas de nombre minimum de manifestations d'intérêt à prendre en compte. Cela vous autorise-t-il à toujours avoir des embauches à 1:1 ? Certainement pas !

FAQ : Y a-t-il un nombre minimum de manifestations d'intérêt qui doit être pris en compte lorsqu'une technique de gestion des données est utilisée pour limiter le nombre de manifestations d'intérêt ?

Non. L'OFCCP autorisera le contractant à déterminer le nombre de manifestations d'intérêt prises en compte pour chaque poste spécifique, à condition que le vivier soit approprié en termes de candidats ayant manifesté leur intérêt pour ce poste, c'est-à-dire que les techniques de gestion des données soient neutres en apparence et n'aient pas d'impact disparate en fonction de la race, du sexe ou de l'origine ethnique des candidats pris en considération. L'OFCCP tiendra compte des statistiques sur la main-d'œuvre pour évaluer si le vivier de candidatures à prendre en considération a un impact disparate.

Ensuite, abordons ce qui se passerait dans la plupart des organisations où vous avez identifié un excellent candidat (X), mais où vous n'avez pas de poste à lui proposer. Que pouvez-vous faire pour ne pas le perdre ?

Je vous suggère de créer une offre d'emploi permanente pour le poste que vous souhaitez pourvoir avec le candidat X. Une offre d'emploi permanente est une offre ouverte qui n'est pas liée à un poste vacant spécifique. Elle est généralement utilisée pour trouver des candidats pour des postes difficiles à pourvoir ou des postes vacants qui peuvent nécessiter un recrutement immédiat. Pour en savoir plus sur les offres d'emploi permanentes et la conformité, lisez mon article publié en janvier 2016 dans l'OFCCP Digest.

Je recommande les étapes suivantes pour garantir la conformité lors de l'ouverture de la demande permanente.

1. Identifiez le poste que vous aimeriez finalement pourvoir avec le candidat X.
2. Ouvrez une offre d'emploi permanente pour ce poste.
3. Contactez le candidat X afin de déterminer son intérêt pour une future opportunité de travail à ce poste.
4. Si vous êtes intéressé, ajoutez-les manuellement à la nouvelle demande ou demandez-leur de postuler à nouveau. La meilleure pratique consiste à demander au candidat de postuler à nouveau.
5. Publiez l'offre d'emploi auprès du service ESDS de l'État et des sources de recrutement favorisant la diversité.
6. Gardez la demande ouverte jusqu'à ce qu'un poste vacant se présente et que les candidats soient pris en considération, ou pendant trois mois maximum.
7. Si aucun poste ne se libère dans les trois mois, clôturez la demande et ouvrez une nouvelle demande permanente. Vous pouvez ajouter manuellement le candidat X à la nouvelle demande ; toutefois, lorsqu'un poste se libère, contactez-le pour déterminer à nouveau son intérêt.

De nombreux entrepreneurs ont des postes qui exigent des compétences spécialisées, des certifications, des habilitations gouvernementales, etc., ce qui rend la recherche de candidats de qualité extrêmement difficile. Pour ces raisons, il est important d'essayer de conserver un bon candidat lorsqu'il est trouvé, que ce soit ou non pour le poste auquel il a initialement postulé. Pour ce faire, nous espérons que nos recommandations vous ont donné quelques idées sur la manière de procéder en toute conformité.

Si vous avez des questions ou souhaitez poursuivre cette discussion, n'hésitez pas à me contacter à l'adresse [email protected] ou au 410-581-4970. Pour recevoir nos mises à jour et nos bulletins d'information sur la conformité, inscrivez-vous sur www.workplace-dynamics.com.

Ce qui précède a été préparé à titre d'information générale pour les clients et amis de Workplace Dynamics LLC et ne prétend pas être exhaustif ou complet. Il ne vise pas à fournir des conseils juridiques sur des questions spécifiques et ne doit pas être utilisé sans l'avis d'un professionnel.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.