对移民及海关执法局的审计保持警惕： 利用战略性技术提高 I-9 合规性

虽然移民及海关执法局不是唯一有权审核 I-9 的政府机构，但它是唯一有权对发现遗失或错误的 I-9 进行罚款的机构。因此，在为 ICE 审核做准备时，企业必须关注 I-9 表格本身 和申报流程，以达到最佳效率、可见性和合规性。否则，他们将面临被罚款的风险。

在大流行病的影响下，各行各业的合规成本急剧上升。 如今的纸质 I9 表通常显示 76% 的错误率.每个实质性 I-9 错误的平均罚款额约为 2000 美元，公司档案中可能存在数百个错误，而且在未来 10 年内极有可能受到移民及海关执法局的审计，因此，提前做好准备的公司有机会降低风险，节省巨额资金，减少文书工作，消除焦虑。

近年来，美国移民海关执法局（ICE）的审计数量似乎趋于平稳或有所下降，但有迹象表明，审计数量可能会有所上升。我们 Mitratech 的团队在近三年的时间里，一直没有客户向我们寻求支持，以应对美国移民和海关执法局（ICE）的审计，直到几周前才出现了这种情况。

战略合规团队知道，I-9 不合规往往是系统效率低下的表现，需要的不仅仅是快速解决。例如，许多零售和酒店业公司都在努力处理临时授权员工的 I-9 流程周期，必须手动跟踪他们的 I-9。这项工作既耗时又乏味，而且 如果没有跟踪 I-9 的软件解决方案的软件解决方案，就必须手工操作。在其他情况下，公司可能会发现他们保留的 I-9 表格已经超过了公司的保留政策，因为没有简单的方法找到并处理掉它们。 处理远程员工的 I-9- 这是人力资源领域面临的一个相对较新的挑战，也是造成更多错误的根源。这些低效、臃肿以及不断变化的规则和规定让人力资源和移民员工感到沮丧，并经常导致可被罚款的错误。

您的组织很可能会在某个时候接受审计。如今的罚款结构对那些真诚努力限制错误的公司更为友好，而且这些公司的错误都很轻微，不是整个组织的系统性错误。换句话说，拥有精细化战略和支持其目标的软件的公司，在接受 ICE 审核时应处于有利地位。但不要只听我们的一面之词，以下是我们在 ICE.gov:

"为确定基本罚款金额，实质性违规/未纠正的技术或程序失误以及故意雇用/继续雇用违规行为的数量将除以本应提交检查的 I-9 表格的数量。计算得出的百分比即为违规百分比，该百分比将决定最低和最高民事罚款基数。该百分比可能会根据被评估的违法行为是雇主的初犯、二犯还是三犯或更高的违法行为而发生变化"。

经过上述计算，移民与海关执法局通过考虑以下五个法定因素来确定民事罚款总额：

• 企业规模
• 雇主的诚信
• 违规行为的严重性
• 未经授权的工人的参与
• 是否有过违规记录

手动管理 I-9 可能会导致重复输入数据、遗漏表格字段和错过截止日期。但这一过程并不需要人工操作（或几乎没有风险）。事实上 领先的 I-9 软件解决方案拥有超过 20 年的 I-9 支持和零罚款记录。即使审计迫在眉睫，与专业技术合作伙伴合作的公司也能保持数据的准确性，并在业务连续性和合规性方面更加放心。

最好的软件解决方案能让新员工快速、完整地填写 I-9 表格，审查表格的准确性和完整性，并及时更新和遵守 1200 多条规则，这是顶级合规战略的关键部分。当安全且扩展性强的 I-9 和移民软件融入人力资源或合规团队的基因时，无论市场趋势和政治格局如何，贵组织都能为移民及海关执法局的审计做好准备。