Wachsam bleiben für die ICE-Prüfung: Strategische Technologie zur Verbesserung Ihrer I-9 Compliance

Das ICE ist zwar nicht die einzige Regierungsbehörde, die für die Prüfung von I-9-Formularen zuständig ist, aber sie ist die einzige, die befugt ist, Geldstrafen für fehlende oder falsche I-9-Formulare zu verhängen. Wenn es also darum geht, sich auf ICE-Audits vorzubereiten, müssen sich die Unternehmen sowohl auf das I-9-Formular selbst und auf das Formular selbst und die damit verbundenen Ablageprozesse konzentrieren, um optimale Effizienz, Transparenz und Compliance zu erreichen. Andernfalls laufen sie Gefahr, mit einem Bußgeld belegt zu werden.

Die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften sind im Zuge der Pandemie branchenübergreifend in die Höhe geschnellt, und die heutigen Papierformulare I9 weisen in der Regel eine Fehlerquote von 76 % auf. Da die durchschnittliche Geldstrafe für jeden schwerwiegenden I-9-Fehler bei 2000 US-Dollar liegt, die Wahrscheinlichkeit besteht, dass Unternehmen Hunderte von Fehlern in den Akten haben, und die Wahrscheinlichkeit eines ICE-Audits innerhalb der nächsten 10 Jahre hoch ist, haben Unternehmen, die sich im Voraus vorbereiten, die Möglichkeit, das Risiko zu verringern und enorme Geldbeträge zu sparen, den Papierkram zu reduzieren und Ängste zu beseitigen.

Während die Zahl der ICE-Audits in den letzten Jahren zu stagnieren oder zu sinken schien, gibt es Anzeichen dafür, dass ein Aufschwung bevorstehen könnte. Unser Team hier bei Mitratech hat fast drei Jahre lang keinen Kunden um Unterstützung bei der Reaktion auf eine Prüfung durch die US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) gebeten - bis vor ein paar Wochen.

Strategische Compliance-Teams wissen, dass die Nichteinhaltung der I-9-Bestimmungen oft ein Symptom für systemische Ineffizienzen ist, die mehr als nur eine schnelle Lösung erfordern. Beispielsweise haben viele Einzelhandels- und Gastgewerbeunternehmen Schwierigkeiten, die Zyklen der I-9-Verfahren für befristet beschäftigte Mitarbeiter zu bewältigen, und müssen ihre I-9s manuell nachverfolgen. Diese Arbeit ist zeitaufwändig und mühsam, und ohne eine Softwarelösung, die I-9s verfolgtmuss sie manuell durchgeführt werden. In anderen Fällen stellen Unternehmen fest, dass sie I9-Formulare aufbewahrt haben, die die Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens überholt haben, weil es keine einfache Möglichkeit gab, sie zu finden und loszuwerden. Umgang mit den I-9-Formularen von Fernarbeitern - eine relativ neue Herausforderung für die Personalabteilung - ist eine Quelle für zusätzliche Fehlerquellen. Diese Ineffizienzen, die Überfrachtung und die sich ständig ändernden Regeln und Vorschriften sind für die Mitarbeiter der Personalabteilung und der Einwanderungsbehörde frustrierend und führen häufig zu vermeidbaren Fehlern.

Die Chancen stehen gut, dass Ihr Unternehmen irgendwann einmal geprüft wird. Die Bußgeldstruktur ist heute freundlicher gegenüber Unternehmen, die sich nach bestem Wissen und Gewissen bemühen, Fehler zu begrenzen, und deren Fehler geringfügig und nicht systemisch im gesamten Unternehmen sind. Mit anderen Worten: Unternehmen mit einer ausgefeilten Strategie und einer Software, die ihre Ziele unterstützt, sollten bei ICE-Prüfungen gut dastehen. Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort - hier ist, was wir gefunden haben auf ICE.gov:

"Zur Ermittlung des Grundbetrags der Geldbuße wird die Anzahl der Verstöße gegen materielle Vorschriften/unkorrigierte technische oder verfahrenstechnische Mängel und Verstöße gegen die wissentliche Einstellung/Weiterbeschäftigung durch die Anzahl der Formulare I-9 geteilt, die zur Überprüfung hätten vorgelegt werden müssen. Der Prozentsatz dieser Berechnung ist der Prozentsatz der Verstöße, der den Mindest- und Höchstbetrag der zivilrechtlichen Geldbuße bestimmt. Dieser Prozentsatz kann sich ändern, je nachdem, ob es sich bei dem zu bewertenden Verstoß um den ersten Verstoß des Arbeitgebers, den zweiten Verstoß oder einen dritten oder höheren Verstoß handelt."

Im Anschluss an diese Berechnungen bestimmt das ICE den Gesamtbetrag der zivilrechtlichen Geldstrafe unter Berücksichtigung der folgenden fünf gesetzlichen Faktoren:

• Größe des Unternehmens
• Der gute Glaube des Arbeitgebers
• Die Schwere des Verstoßes/der Verstöße
• Die Beteiligung von unbefugten Arbeitnehmer(n)
• Vorgeschichte(n) von Verstößen

Die manuelle Verwaltung von I-9s kann zu doppelter Dateneingabe, fehlenden Formularfeldern und verpassten Fristen führen. Der Prozess muss jedoch nicht manuell erfolgen (und auch nicht annähernd so riskant sein). In der Tat ist die führende I-9-Softwarelösung kann auf mehr als 20 Jahre I-9-Support und null Bußgelder zurückblicken. Selbst wenn sich am Horizont Prüfungen abzeichnen, können Unternehmen, die mit erfahrenen Technologiepartnern zusammenarbeiten, ihre Daten korrekt halten und ihre Geschäftskontinuität und Konformität beruhigt genießen.

Die beste Softwarelösung ermöglicht es neuen Mitarbeitern, ihre I-9-Formulare schnell und vollständig auszufüllen, prüft sie auf Richtigkeit und Vollständigkeit und hält sie auf dem neuesten Stand. Die Einhaltung der über 1.200 Vorschriften, über die ein Personalteam auf dem Laufenden bleiben muss, ist ein wichtiger Bestandteil einer erstklassigen Compliance-Strategie. Wenn eine sichere und umfassende I-9- und Einwanderungssoftware in die DNA Ihrer Personalabteilung oder Ihres Compliance-Teams integriert ist, kann Ihr Unternehmen auf ein ICE-Audit vorbereitet bleiben - unabhängig von Markttrends und der politischen Landschaft.