Restez vigilant face à l'audit de l'ICE : Tirer parti de la technologie stratégique pour améliorer votre conformité I-9

Si l'ICE n'est pas la seule agence gouvernementale compétente pour contrôler les formulaires I-9, elle est la seule à avoir le pouvoir d'infliger des amendes pour les formulaires I-9 manquants ou incorrects. Par conséquent, lorsqu'il s'agit de se préparer aux audits de l'ICE, les organisations doivent se concentrer à la fois sur le formulaire I-9 lui-même et sur les processus d'enregistrement qui l'entourent afin d'atteindre une efficacité, une visibilité et une conformité optimales. Dans le cas contraire, elles courent le risque de se voir infliger une amende.

Les coûts de mise en conformité ont grimpé en flèche dans tous les secteurs d'activité à cause de la pandémie. les formulaires I9 papier d'aujourd'hui affichent généralement un taux d'erreur de 76 %.. L'amende moyenne pour chaque erreur substantielle dans le formulaire I-9 étant d'environ 2 000 dollars, la probabilité que les entreprises aient des centaines d'erreurs dans leurs dossiers et la forte probabilité d'un audit de l'ICE au cours des dix prochaines années, les entreprises qui se préparent à l'avance ont la possibilité de réduire les risques et d'économiser d'énormes sommes d'argent, de réduire la paperasserie et d'éliminer l'anxiété.

Alors que le nombre d'audits de l'ICE a semblé plafonner ou diminuer ces dernières années, certains signes indiquent qu'une hausse pourrait se profiler à l'horizon. Notre équipe, ici à Mitratech, a passé presque trois ans sans qu'un client ne demande de l'aide pour répondre à un audit de l'U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) - jusqu'à il y a quelques semaines.

Les équipes chargées de la conformité stratégique savent que la non-conformité à la norme I-9 est souvent symptomatique d'inefficacités systémiques qui nécessitent plus qu'une solution rapide. Par exemple, de nombreuses entreprises du secteur de la vente au détail et de l'hôtellerie ont du mal à gérer les cycles des processus I-9 pour les employés temporaires autorisés, et doivent suivre manuellement leurs I-9. Ce travail est long et fastidieux. sans solution logicielle permettant de suivre les I-9il doit être effectué manuellement. Dans d'autres cas, les entreprises peuvent découvrir qu'elles ont conservé des formulaires I9 qui ont dépassé la politique de conservation de l'entreprise parce qu'il n'y avait pas de moyen simple de les trouver et de s'en débarrasser. Gérer les formulaires I9 des travailleurs à distance - un défi relativement nouveau dans le domaine des ressources humaines - est une source d'erreurs supplémentaires. Ces inefficacités, la surabondance et l'évolution constante des règles et réglementations sont frustrantes pour les employés des ressources humaines et de l'immigration et conduisent souvent à des erreurs qui peuvent être sanctionnées.

Il y a de fortes chances que votre organisation fasse l'objet d'un audit à un moment ou à un autre. Aujourd'hui, la structure des amendes est plus favorable aux entreprises qui se sont efforcées de bonne foi de limiter les erreurs et dont les erreurs sont mineures et non systémiques dans l'ensemble de l'organisation. En d'autres termes, les entreprises qui disposent d'une stratégie bien définie et d'un logiciel qui soutient leurs objectifs devraient être en bonne posture lorsqu'il s'agit d'audits de la CIE. Mais ne nous croyez pas sur parole : voici ce que nous avons trouvé sur le site ICE.gov:

"Pour déterminer le montant de l'amende de base, le nombre d'infractions substantielles, de manquements techniques ou procéduraux non corrigés et d'infractions liées à l'embauche ou à la poursuite de l'emploi en toute connaissance de cause sera divisé par le nombre de formulaires I-9 qui auraient dû être présentés à l'inspection. Le pourcentage obtenu à partir de ce calcul est le pourcentage de violation qui déterminera le montant minimum et maximum de l'amende de base de la sanction civile. Ce pourcentage peut varier selon que l'infraction évaluée est la première infraction de l'employeur, sa deuxième infraction ou une troisième infraction ou une infraction plus grave".

Après ces calculs, l'ICE détermine le montant total de l'amende civile en tenant compte des cinq facteurs statutaires suivants :

• Taille de l'entreprise
• Bonne foi de l'employeur
• La gravité de l'infraction ou des infractions
• L'implication de travailleur(s) non autorisé(s)
• Tout antécédent de violation(s) antérieure(s)

La gestion manuelle des I-9 peut entraîner une double saisie de données, des champs de formulaire manquants et des délais non respectés. Mais le processus n'a pas besoin d'être manuel (ni d'être aussi risqué). En fait, la principale solution logicielle I-9 a un historique de plus de 20 ans de support I-9 et zéro amende. Même avec les audits qui se profilent à l'horizon, les entreprises qui travaillent avec des partenaires technologiques experts pour garder leurs données exactes et jouissent d'une plus grande tranquillité d'esprit en ce qui concerne la continuité de leurs activités et leur conformité.

La meilleure solution logicielle permettra aux nouveaux employés de remplir leurs formulaires I-9 rapidement et complètement, les examinera pour s'assurer qu'ils sont exacts et complets, et restera à jour et conforme aux plus de 1 200 règles qu'une équipe de recrutement doit respecter. Lorsqu'un logiciel I-9 et d'immigration sécurisé et évolutif est intégré à l'ADN de votre équipe de RH ou de conformité, votre organisation peut rester prête pour un audit ICE, quelles que soient les tendances du marché et le paysage politique.