每当你听说有集装箱船滞留或无人驾驶卡车车队受阻时，背后都需要处理海量数据。即便在供应链运转顺畅的年份，同样需要处理大量数据。事实上，当货物实际运输时，数据流量反而更为庞大。这正是供应链与物流领域需要文档自动化解决方案的关键所在。
运输不仅是移动产品，也是移动数据。
供应链与物流曾被简单称为“运输”。当时各公司专注于卡车运输、铁路运输、远洋船舶运输等单一领域。而在当今多式联运的时代，企业通过多种方式在全球范围内运输货物，整个体系变得复杂得多。由此催生了更专业、更具描述性的名称，以及一套令人眼花缭乱的追踪管理基础设施。
该基础设施的一部分涉及在供应链和物流中整合文档自动化。 当快递员递给你一个小设备，要求你在微型屏幕上模拟签名时，你已见识过自动化的一面。过去，你需要在一沓夹着复写纸的文件上签名，并保留其中一页作为凭证。如今，你只需在屏幕上签名，快递记录便会立即发送到你的邮箱——甚至在快递车驶离前就已完成。
并非所有企业都是配备先进设备、能追踪货运和配送的大型多式联运公司。即便是大型企业，有时也会与采用低技术含量的公司合作——这些公司仍使用传统纸质文件来管理从供应商到仓库、从运输车辆到最终目的地，以及沿途所有环节的物流流程。正是这些企业最迫切需要了解供应链与物流领域的文件自动化解决方案。
即使借助技术手段，仍会留下书面记录。
在供应链与物流领域，存在着大量文件记录——发票、提单、交货验收单等不过是其中几个里程碑式的凭证——这些文件必须顺畅流转，才能确保你订购的商品在合理时间内从起点A顺利抵达终点B（而非误入C点）。
某些文件直接涉及购买方，但另一些文件（如法律文件）则纯粹用于促进州际及/或国际贸易。从A点到B点的运输可能涉及跨越多个边境，且下一次边境通关手续未必与前次相同。 国际与州际法规虽存在诸多差异，但有一点是共通的——所有货物在运输前都必须严格遵守并符合相关规定。所需文件必须极其谨慎地填写；信息错误将导致货物滞留、资金损失及客户不满。
考虑为供应链和物流实施文档自动化。
这一切意味着，每件运输物品都承载着海量信息——无论是船运、卡车运输还是铁路运输。在人工操作的时代，这意味着成百上千的文件随着货物穿越国境乃至全球，在不同地点和人员之间传递。
纸质文件本身并无问题，只要你能找到它们，且破损的边缘、咖啡渍或潦草的字迹尚未让它们变得毫无用处。一个小小的错误就可能造成重大延误，给公司带来巨额损失，更不用说声誉的损害了。
当某一地点在特定时间仅存一份文件副本时，该文件的丢失可能引发诸多问题。 供应链与物流领域的文档自动化技术，通过电子模板实现文档的即时调取、重新签发乃至纸质打印，使中央数据源能够集中存储数据，并在供应链各环节随时调用。由于文档自动化系统设计严谨周全，您可确保生成的每份文件都100%符合运输相关的所有规则。
集中化且及时更新的数据还能消除诸多代价高昂的错误风险，例如价格被意外更改、目的地标识错误等。自动化还能帮助企业规避以下问题：
- 货物在港口或装卸码头堆积如山，因为无法完成必要的签字确认。
- 产品滞留在边境口岸，只因“您的文件不齐全”
- 因文件不全而被罚款，或因货物滞留地点时间超过合同约定而被处以罚金。
- 支付员工报酬来纠正本可避免的错误，实属浪费时间
每个工作都伴随着烦恼，但在供应链和物流领域应用文档自动化技术，能让多式联运中的烦恼变得少之又少。
编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
