Chaque navire porte-conteneurs immobilisé ou flotte de camions sans conducteur dont vous entendez parler nécessite le tri et le traitement d'une grande quantité de données. Même pendant les années où la chaîne d'approvisionnement fonctionne sans heurts, de grandes quantités de données doivent encore être traitées. En fait, il y a encore plus de données qui circulent lorsque les marchandises sont réellement en mouvement. C'est là qu'intervient la nécessité de l'automatisation des documents dans la chaîne d'approvisionnement et la logistique.
Le transport consiste à déplacer des données autant que des produits.
La « chaîne d'approvisionnement et la logistique » étaient autrefois simplement appelées « transport ». Chaque entreprise était spécialisée dans un domaine particulier, comme le transport routier, ferroviaire, maritime, etc. Dans le monde actuel du transport intermodal, où les entreprises acheminent leurs marchandises de multiples façons à travers le monde, les choses sont devenues beaucoup plus complexes. Cela a donné naissance à un nom plus sophistiqué et plus descriptif, ainsi qu'à une infrastructure impressionnante permettant de tout suivre.
Une partie de cette infrastructure consiste à intégrer l'automatisation des documents dans la chaîne d'approvisionnement et la logistique. Vous avez déjà vu une version de cette automatisation lorsqu'un livreur vous remet un petit gadget et vous demande de reproduire votre signature sur un petit écran. Autrefois, vous auriez signé une petite pile de papier avec des feuilles carbone entre les pages, en conservant l'une de ces pages pour vos archives. Aujourd'hui, vous signez sur l'écran et un enregistrement de la livraison apparaît dans votre boîte mail avant même que le camion de livraison ne soit parti.
Toutes les entreprises ne sont pas de grandes sociétés intermodales dotées de gadgets sophistiqués qui permettent de suivre les expéditions et les livraisons. Même les grandes entreprises font parfois appel à des sociétés peu technologiques qui utilisent des documents papier traditionnels pour organiser leurs activités, du fournisseur à l'entrepôt, en passant par le véhicule de livraison et la destination finale, ainsi que tous les autres points intermédiaires. Ce sont ces entreprises qui ont le plus besoin de se former à l'automatisation des documents dans la chaîne d'approvisionnement et la logistique.
Même avec la technologie, il reste toujours une trace papier.
Le monde de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique génère une quantité considérable de documents papier : factures, connaissements, bons de livraison, pour ne citer que quelques exemples. Ceux-ci doivent circuler sans encombre pour que les articles que vous avez commandés puissent être acheminés du point A au point B dans un délai raisonnable (sans passer par le point C).
Certains documents concernent directement l'acheteur, mais d'autres, comme les documents juridiques, sont strictement destinés à faciliter le commerce interétatique et/ou international. Voyager entre un point A et un point B peut impliquer de franchir plusieurs frontières, et il n'est pas garanti que votre prochain passage frontalier soit identique au précédent. Les réglementations internationales et interétatiques peuvent varier à bien des égards, sauf sur un point : elles exigent toutes un respect et une conformité stricts avant que ce que vous transportez puisse aller où que ce soit. Les documents requis doivent être remplis avec le plus grand soin ; des informations incorrectes entraînent des retards dans les expéditions, des pertes financières et des clients mécontents.
Envisagez l'automatisation des documents pour la chaîne d'approvisionnement et la logistique.
Tout cela signifie qu'une quantité considérable d'informations accompagne chaque article expédié. Dans un monde où tout se fait manuellement, cela se traduit par des centaines, voire des milliers de documents qui passent entre de nombreuses mains et transitent par plusieurs endroits à mesure que les marchandises traversent le pays et le monde.
Il n'y a rien de mal à utiliser des documents papier, tant que vous pouvez les retrouver et qu'ils ne sont pas rendus inutilisables par des bords déchirés, des taches de café ou une écriture illisible. Une simple petite erreur peut entraîner d'importants retards et coûter cher à une entreprise, sans parler de la perte de réputation.
Lorsqu'il n'existe qu'une seule copie d'un document à un endroit donné à un moment donné, la perte de ce document peut causer beaucoup de problèmes. L'automatisation des documents dans la chaîne d'approvisionnement et la logistique permet à une source de données centrale de stocker les données et de les récupérer à tout moment à différents points de la chaîne d'approvisionnement, à l'aide de modèles électroniques qui permettent de récupérer, de réémettre et même d'imprimer les documents sur papier. Et comme le système d'automatisation des documents est conçu pour être exhaustif, vous pouvez être sûr que tout document généré sera 100 % conforme à toutes les règles relatives à l'expédition.
Des données centralisées et régulièrement mises à jour éliminent également le risque de modification accidentelle des prix, d'erreurs d'identification des destinations et de nombreuses autres erreurs coûteuses. Voici quelques autres exemples de situations que l'automatisation peut aider les entreprises à éviter :
- Les marchandises s'accumulent dans un port ou un quai de chargement parce que les autorisations nécessaires ne peuvent être obtenues.
- Produit bloqué à la frontière parce que « vos papiers ne sont pas en règle »
- Se voir imposer des frais pour cause de documents incomplets ou des pénalités pour avoir laissé des expéditions à un endroit plus longtemps que prévu dans le contrat.
- Payer les employés pour qu'ils perdent leur temps à corriger des erreurs évitables
Tout travail comporte son lot de difficultés, mais l'automatisation des documents dans la chaîne d'approvisionnement et la logistique peut contribuer à réduire considérablement les problèmes liés au transport intermodal.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
