Cada buque portacontenedores o flota de camiones sin conductor que se queda parado y del que se tiene noticia requiere una gran cantidad de datos que deben clasificarse y procesarse. Incluso durante los años en los que la cadena de suministro funciona sin problemas, sigue siendo necesario procesar grandes cantidades de datos. De hecho, cuando la mercancía está en movimiento, la cantidad de datos que se transmiten es aún mayor. Aquí es donde entra en juego la necesidad de automatizar la documentación en la cadena de suministro y la logística.
El transporte consiste en mover datos y productos.
La «cadena de suministro y logística» solía conocerse simplemente como «transporte». Las empresas individuales se especializaban en aspectos como el transporte por carretera, ferroviario, marítimo, etc. En el mundo actual del transporte intermodal, en el que las empresas transportan mercancías de múltiples formas por todo el mundo, las cosas se han complicado mucho más. Esto ha dado lugar a un nombre más sofisticado y descriptivo, y a una infraestructura alucinante para llevar un control de todo.
Parte de esa infraestructura implica incorporar la automatización de documentos en la cadena de suministro y la logística. Ya ha visto una versión de la automatización cuando un repartidor le entrega un pequeño dispositivo y le pide que haga una aproximación de su firma en una pantalla diminuta. Antiguamente, habría firmado una pequeña pila de papeles con hojas de carbón entre las páginas, y habría conservado una de esas páginas para sus registros. Hoy en día, firma en la pantalla y el registro de la entrega aparece en su correo electrónico antes incluso de que el camión de reparto se haya marchado.
No todas las operaciones son grandes corporaciones intermodales con sofisticados dispositivos que rastrean envíos y entregas. Incluso las grandes empresas a veces contratan a empresas de baja tecnología que utilizan documentos en papel tradicionales para mantenerse organizadas desde el proveedor hasta el almacén, pasando por el vehículo de entrega y el destino final, y todos los demás puntos del trayecto. Son estas las que más necesitan aprender sobre la automatización de documentos en la cadena de suministro y la logística.
Incluso con la tecnología, sigue habiendo un rastro en papel.
En el mundo de la cadena de suministro y la logística hay una gran cantidad de documentación en papel (facturas, conocimientos de embarque, formularios de aceptación de entrega, por nombrar solo algunos ejemplos) y es necesario que todo fluya sin problemas para que el artículo que ha pedido llegue del punto A al punto B en un plazo razonable (sin llegar al punto C).
Algunos documentos están directamente relacionados con el comprador, pero otros, como los documentos legales, están destinados estrictamente a facilitar el comercio interestatal y/o internacional. Viajar entre el punto A y el punto B puede implicar cruzar varias fronteras, y no hay garantía de que el próximo cruce fronterizo sea igual al anterior. Las normativas internacionales e interestatales pueden variar en muchos aspectos, excepto en uno: todas ellas exigen un estricto cumplimiento antes de que lo que se transporte pueda salir del país. Los documentos necesarios deben rellenarse con el máximo cuidado, ya que una información incorrecta puede provocar retrasos en los envíos, pérdidas económicas y clientes insatisfechos.
Considera la automatización de documentos para la cadena de suministro y la logística.
Todo esto significa que hay una gran cantidad (o camión, o tren) de información que viaja con un artículo que se envía. En un mundo manual, eso se traduce en cientos e incluso miles de documentos que pasan por muchas manos y lugares a medida que las mercancías se desplazan por todo el país y por todo el mundo.
No hay nada malo en los documentos en papel, siempre y cuando puedas encontrarlos y siempre y cuando los bordes rotos, las manchas de café o una letra ilegible no los hayan inutilizado. Un pequeño error puede provocar grandes retrasos y costarle mucho dinero a una empresa, por no hablar de la pérdida de reputación.
Cuando solo hay una copia de un documento en un lugar determinado en un momento dado, la pérdida de ese documento puede causar muchos problemas. La automatización de documentos en la cadena de suministro y la logística permite que una fuente de datos central almacene los datos y los recupere en cualquier momento en diversos puntos de la cadena de suministro, utilizando plantillas electrónicas que permiten recuperar, reemitir e incluso imprimir los documentos en papel. Y dado que el sistema de automatización de documentos está diseñado para ser exhaustivo, puede estar seguro de que cualquier documento generado cumplirá al 100 % con todas las normas relativas al envío.
Los datos centralizados y bien actualizados también eliminan el riesgo de que se modifiquen accidentalmente los precios, se identifiquen erróneamente los destinos y se produzcan otros errores costosos. A continuación se enumeran algunas otras cosas que la automatización puede ayudar a las empresas a evitar:
- La mercancía se acumula en un puerto o muelle de carga porque no se pueden realizar las firmas correspondientes.
- Producto retenido en un paso fronterizo porque «sus documentos no están en regla».
- Recibir multas por presentar documentación incompleta o sanciones por dejar envíos en un lugar durante más tiempo del contratado.
- Pagar a los empleados por perder el tiempo corrigiendo errores evitables.
Todos los trabajos tienen sus complicaciones, pero aplicar la automatización de documentos en la cadena de suministro y la logística puede ayudar a que las complicaciones del transporte intermodal sean cada vez menos frecuentes.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
