Jedes Containerschiff oder jede Flotte fahrerloser Lkw, von denen Sie hören, erfordert die Sortierung und Verarbeitung großer Datenmengen. Selbst in Jahren, in denen die Lieferkette reibungslos funktioniert, müssen große Datenmengen verarbeitet werden. Tatsächlich sind sogar noch mehr Daten im Umlauf, wenn Waren tatsächlich transportiert werden. Hier kommt die Notwendigkeit der Dokumentenautomatisierung in der Lieferkette und Logistik ins Spiel.
Beim Versand geht es sowohl um den Transport von Daten als auch von Produkten.
„Lieferkette und Logistik“ war früher einfach als „Versand“ bekannt. Einzelne Unternehmen spezialisierten sich auf Bereiche wie Lkw-Transport, Schienenverkehr, Seeschifffahrt usw. In der heutigen Welt des intermodalen Transports, in der Unternehmen Güter auf vielfältige Weise weltweit befördern, sind die Dinge wesentlich komplizierter geworden. Dies führte zu einer ausgefalleneren, aussagekräftigeren Bezeichnung und einer komplexen Infrastruktur, um den Überblick zu behalten.
Ein Teil dieser Infrastruktur umfasst die Integration der Dokumentenautomatisierung in die Lieferkette und Logistik. Eine Form der Automatisierung haben Sie bereits erlebt, wenn Ihnen ein Zusteller ein kleines Gerät überreicht und Sie bittet, auf einem winzigen Bildschirm eine Annäherung Ihrer Unterschrift zu erstellen. Früher hätten Sie einen kleinen Stapel Papier mit Kohlepapier zwischen den Seiten unterschrieben und eine dieser Seiten für Ihre Unterlagen aufbewahrt. Heute unterschreiben Sie auf dem Bildschirm und eine Aufzeichnung der Lieferung erscheint in Ihrer E-Mail, noch bevor der Lieferwagen wegfährt.
Nicht jedes Unternehmen ist ein großer intermodaler Konzern mit ausgeklügelten Geräten, die Sendungen und Lieferungen verfolgen. Selbst große Unternehmen beauftragen manchmal Low-Tech-Firmen, die mit altmodischen Papierdokumenten arbeiten, um den Überblick über Lieferanten, Lager, Lieferfahrzeuge, Endzielorte und alle anderen Punkte auf dem Weg zu behalten. Genau diese Unternehmen müssen sich dringend mit der Dokumentenautomatisierung in der Lieferkette und Logistik vertraut machen.
Selbst mit Technologie gibt es immer noch einen Papiernachweis.
In der Welt der Lieferkette und Logistik gibt es eine ganze Menge Papierkram – Rechnungen, Frachtbriefe, Lieferannahmeformulare, um nur einige Meilensteine zu nennen – und dieser muss reibungslos funktionieren, damit die von Ihnen bestellte Ware in angemessener Zeit von Punkt A nach Punkt B gelangt (und nicht stattdessen bei Punkt C ankommt).
Einige Dokumente stehen in direktem Zusammenhang mit dem Käufer, andere hingegen, wie beispielsweise rechtliche Dokumente, dienen ausschließlich der Erleichterung des zwischenstaatlichen und/oder internationalen Handels. Bei Reisen zwischen Punkt A und Punkt B müssen möglicherweise mehrere Grenzen überquert werden, wobei nicht garantiert ist, dass die nächste Grenzüberquerung mit der vorherigen identisch ist. Internationale und zwischenstaatliche Vorschriften können sich in vielerlei Hinsicht unterscheiden, außer in einem Punkt: Sie alle erfordern die strikte Einhaltung und Befolgung, bevor Sie mit dem Transport Ihrer Güter fortfahren können. Die erforderlichen Dokumente müssen mit größter Sorgfalt ausgefüllt werden, denn falsche Angaben führen zu Lieferverzögerungen, finanziellen Verlusten und unzufriedenen Kunden.
Erwägen Sie die Automatisierung von Dokumenten für die Lieferkette und Logistik.
All dies bedeutet, dass mit einem versendeten Artikel eine Unmenge (oder eine ganze Wagenladung) an Informationen mitreist. In einer manuellen Welt bedeutet dies, dass Hunderte oder sogar Tausende von Dokumenten durch viele Hände und an viele Orte gelangen, während die Waren quer durch das Land und um die ganze Welt transportiert werden.
An Papierdokumenten ist nichts auszusetzen, solange man sie finden kann und solange sie nicht durch eingerissene Ränder und/oder Kaffeeflecken und/oder eine unleserliche Handschrift unbrauchbar geworden sind. Schon ein kleiner Fehler kann zu großen Verzögerungen führen und ein Unternehmen viel Geld kosten, ganz zu schweigen vom Verlust seines guten Rufs.
Wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Kopie eines Dokuments an einem bestimmten Ort vorhanden ist, kann der Verlust dieses Dokuments zu erheblichen Problemen führen. Die Dokumentenautomatisierung in der Lieferkette und Logistik ermöglicht es, Daten in einer zentralen Datenquelle zu speichern und sie jederzeit an verschiedenen Punkten der Lieferkette abzurufen. Dazu werden elektronische Vorlagen verwendet, mit denen Dokumente wiederhergestellt, neu ausgestellt und sogar in Papierform ausgedruckt werden können. Und da das Dokumentenautomatisierungssystem auf Vollständigkeit ausgelegt ist, können Sie sicher sein, dass jedes erstellte Dokument zu 100 % allen Vorschriften entspricht, die für den Versand gelten.
Zentralisierte, stets aktuelle Daten verhindern außerdem, dass Preise versehentlich geändert, Ziele falsch identifiziert oder andere kostspielige Fehler begangen werden. Hier sind nur einige weitere Beispiele dafür, wie Unternehmen durch Automatisierung Fehler vermeiden können:
- Waren stapeln sich in einem Hafen oder an einer Laderampe, weil die erforderlichen Abnahmen nicht durchgeführt werden können.
- Produkt, das an einem Grenzübergang festgehalten wird, weil „Ihre Papiere nicht in Ordnung sind“
- Gebühren wegen unvollständiger Unterlagen oder Strafen für das länger als vertraglich vereinbart Zurückbehalten von Sendungen an einem Standort
- Mitarbeiter dafür bezahlen, Zeit mit der Korrektur vermeidbarer Fehler zu verschwenden
Jeder Job bringt Probleme mit sich, aber durch die Automatisierung von Dokumenten in der Lieferkette und Logistik lassen sich Probleme beim intermodalen Transport auf ein Minimum reduzieren.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
