Hier eine überzeugende Tatsache über die Digitalisierung der Arbeitsabläufe in der Rechtsabteilung: Wenn sie automatisiert sind, werden 44 % der im Selbstbedienungsmodus erstellten NDAs innerhalb einer Stunde abgeschlossen .
Die Länge der Zeit, die dafür benötigt wird, und die Engpässe und Verzögerungen, die dadurch entstehen, haben eine Reihe von sehr wichtigen Fragen aufgeworfen:
- Warum dauern NDAs Wochen oder sogar Monate?
- Warum verhandeln wir über dieselben Punkte, bei denen sich alle wehren?
- Muss das Rechtsteam wirklich aktiv an einer NDA mitwirken, die sich auf eine Vorlage stützt?
Für Führungskräfte gibt es nichts Frustrierenderes als Geschäfte, die schneller hätten abgewickelt werden können - oder noch schlimmer: Geschäfte, die aufgrund von Verzögerungen nicht zustande kommen.
Mit Selbstbedienungs-NDAs kann dieses Risiko (neben anderen!) erheblich gemildert werden.
Warum NDAs automatisieren?
Zunächst einmal gibt es eine ganze Reihe von Nachteilen, die manuelle, papiergestützte NDA-Verfahren mit sich bringen:
- Die Mühsal der manuellen Wiederholung verursacht Fehler.
- Selbst in einem mittelgroßen Unternehmen kann die Menge der NDAs zu groß sein, um sie zu verfolgen, und es ist kostspielig, sie manuell zu bearbeiten.
- Sie sind zu langsam, vor allem, wenn es sich um ein Verkaufs- oder Supportangebot handelt, bei dem eine schnelle Bearbeitung wichtig ist.
- Häufig werden in der gesamten Organisation (oder sogar in der gleichen Abteilung) nicht genehmigte Vorlagen verwendet.
- NDAs werden oft nicht ordnungsgemäß erstellt, unterzeichnet, eingereicht oder weitergeleitet.
- Die einreichende Partei wird nur unzureichend darüber informiert, wie sie die NDA ausfüllen und einreichen soll.
- Die Mitarbeiter wissen oft nicht, wie und wann sie NDAs verwenden oder dieses Verfahren handhaben sollen.
- Die Mitarbeiter der Rechtsabteilung haben nur wenig oder gar keine Einsicht oder Kontrolle über laufende Arbeitsabläufe.
- Die Verfolgung von Unterschriften und Genehmigungen ist schwierig.
- Eine fehlerhafte Weiterleitung bedeutet, dass ein und dieselbe NDA von mehreren Anwälten/Gatekeepern widersprüchlich geprüft werden kann.
- Es ist nicht ersichtlich, ob bereits ein NDA vorliegt oder nicht.
Der letzte Vorteil? Die niedrigen, geringen Kosten der Selbstbedienungs-NDAs
Nicht zu vergessen sind auch die schieren Kosten für manuelle NDA-Prozesse. In einer Fallstudie haben die Berater von Keesal Propulsion Labs, die Pioniere der digitalen Transformation im Rechtsbereich, festgestellt:
Ein Unternehmen schätzt, dass es nach der Automatisierung und Rationalisierung seines NDA-Prozesses jährlich 135.000 $ einsparen kann. Von den zur Unterschrift verteilten NDAs werden nun 85 % unterschrieben, ursprünglich waren es nur 50 %.
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