He aquí un dato interesante sobre la digitalización de los flujos de trabajo de las operaciones jurídicas: cuando se automatizan, el 44 % de los acuerdos de confidencialidad (NDA) ejecutados de forma autónoma se completan ahora en menos de una hora.
El tiempo que lleva este proceso, y los cuellos de botella y retrasos que genera, han dado lugar a una serie de preguntas muy incisivas:
- ¿Por qué los acuerdos de confidencialidad tardan semanas o incluso meses?
- ¿Por qué negociamos los mismos puntos que todo el mundo rechaza?
- ¿Es realmente necesario que el equipo jurídico participe activamente en un acuerdo de confidencialidad que se basa en información predefinida?
No hay nada más frustrante para los líderes que los acuerdos que podrían haberse cerrado más rápido o, lo que es peor, los acuerdos que fracasaron debido a la demora.
Con los acuerdos de confidencialidad de autoservicio, este riesgo (¡entre otros!) puede mitigarse en gran medida.
¿Por qué automatizar los acuerdos de confidencialidad?
Para empezar, hay que tener en cuenta la gran cantidad de desventajas que presentan los procesos manuales de NDA basados en papel:
- El tedio de la repetición manual provoca errores.
- El volumen de acuerdos de confidencialidad, incluso en una empresa de tamaño medio, puede ser abrumador de controlar y costoso de procesar manualmente.
- Son demasiado lentos, especialmente si se trata de una oportunidad de ventas o asistencia técnica en la que es importante una respuesta rápida.
- A menudo se utilizan plantillas no autorizadas en toda la organización (o incluso en el mismo departamento).
- Los acuerdos de confidencialidad a menudo no se crean, firman, envían o distribuyen correctamente.
- La parte que presenta la solicitud recibe instrucciones deficientes sobre cómo rellenar y presentar el acuerdo de confidencialidad.
- Los empleados a menudo no saben cómo y cuándo utilizar los acuerdos de confidencialidad ni cómo gestionar ese proceso.
- El personal jurídico tiene poca o ninguna visibilidad o control sobre los flujos de trabajo en curso.
- El seguimiento de las firmas y aprobaciones es difícil.
- El enrutamiento erróneo significa que el mismo acuerdo de confidencialidad puede ser revisado de forma contradictoria por varios abogados/guardianes.
- No hay visibilidad sobre si ya existe un acuerdo de confidencialidad.
¿La ventaja final? Los bajos, bajos costes de los acuerdos de confidencialidad de autoservicio.
Además, no olvidemos el elevado coste que suponen los procesos manuales de los acuerdos de confidencialidad. En un estudio de caso, los consultores pioneros en transformación digital jurídica de Keesal Propulsion Labs descubrieron lo siguiente:
Una empresa estima un ahorro de 135 000 dólares al año tras automatizar y optimizar su proceso de acuerdos de confidencialidad. De los acuerdos de confidencialidad distribuidos para su firma, el 85 % ya están firmados, frente al 50 % original.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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