Voici un fait convaincant concernant la numérisation des flux de travail des services juridiques : Lorsqu'ils sont automatisés, 44 % des accords de confidentialité exécutés en libre-service sont désormais achevés en moins d'une heure.
La durée de ce processus, les goulets d'étranglement et les retards qu'il engendre ont suscité un certain nombre de questions très pointues :
- Pourquoi les accords de confidentialité prennent-ils des semaines, voire des mois ?
- Pourquoi négocions-nous les mêmes points que ceux sur lesquels tout le monde s'acharne ?
- L'équipe juridique doit-elle vraiment participer activement à un accord de confidentialité qui repose sur des informations préétablies?
Il n'y a rien de plus frustrant pour les dirigeants que des affaires qui auraient pu être conclues plus rapidement ou, pire encore, des affaires qui n'ont pas abouti à cause d'un décalage dans le temps.
Avec les accords de confidentialité en libre-service, ce risque (parmi d'autres !) peut être considérablement atténué.
Pourquoi automatiser les accords de confidentialité ?
Tout d'abord, il y a le nombre considérable d'inconvénients que présentent les procédures d'accord de confidentialité manuelles et fondées sur le papier:
- La pénibilité de la répétition manuelle est source d'erreurs.
- Le volume des accords de confidentialité, même dans une entreprise de taille moyenne, peut être écrasant à suivre et coûteux à traiter manuellement.
- Ils sont trop lents, surtout s'il s'agit d'une opportunité de vente ou d'assistance pour laquelle la rapidité d'exécution est importante.
- Il existe souvent des modèles non approuvés utilisés dans l'ensemble de l'organisation (ou même dans le même département).
- Souvent, les accords de confidentialité ne sont pas créés, signés, soumis ou acheminés correctement.
- Les instructions données à la partie requérante sur la manière de remplir et de déposer l'EDN sont insuffisantes.
- Souvent, les employés ne savent pas comment et quand utiliser les accords de confidentialité ou gérer ce processus.
- Le personnel juridique n'a que peu ou pas de visibilité ou de contrôle sur les flux de travail en cours.
- Le suivi des signatures et des approbations est difficile.
- Un acheminement erroné signifie que le même accord de confidentialité peut faire l'objet d'un examen contradictoire par plusieurs avocats ou gardiens.
- Il n'y a aucune visibilité sur l'existence ou non d'un accord de confidentialité.
Le dernier avantage ? Le faible coût des accords de confidentialité en libre-service
De plus, n 'oublions pas le coût pur et simple des processus NDA manuels. Dans une étude de cas, les consultants pionniers de la transformation numérique juridique de Keesal Propulsion Labs ont constaté :
Une entreprise estime qu'elle économise 135 000 dollars par an après avoir automatisé et rationalisé son processus d'accord de confidentialité. Parmi les accords de confidentialité distribués pour signature, 85 % sont désormais signés, contre 50 % à l'origine.
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