He aquí un dato convincente sobre la digitalización de los flujos de trabajo de Legal Ops: Cuando se automatizan, el 44% de los acuerdos de confidencialidad de autoservicio ejecutados se completan ahora en menos de una hora.
El tiempo que esto lleva y los cuellos de botella y retrasos que genera han dado lugar a una serie de preguntas muy agudas:
- ¿Por qué los acuerdos de confidencialidad tardan semanas o incluso meses?
- ¿Por qué negociamos los mismos temas que todo el mundo rechaza?
- ¿Es realmente necesario que el equipo jurídico participe activamente en un acuerdo de confidencialidad que se basa en plantillas de información?
No hay nada más frustrante para los directivos que los acuerdos que podrían haber ido más rápido o, peor aún, los que fracasan por culpa del retraso.
Con los acuerdos de confidencialidad de autoservicio, este riesgo (¡entre otros!) puede mitigarse en gran medida.
¿Por qué automatizar los acuerdos de confidencialidad?
Para empezar, está el gran número de desventajas que presentan los procesos manuales y en papel de los acuerdos de confidencialidad:
- El tedio de la repetición manual provoca errores.
- El volumen de acuerdos de confidencialidad, incluso en una empresa mediana, puede resultar abrumador y costoso de procesar manualmente.
- Son demasiado lentos, sobre todo si se trata de una oportunidad de venta o asistencia en la que la rapidez de respuesta es importante.
- A menudo se utilizan plantillas no autorizadas en toda la organización (o incluso en el mismo departamento).
- A menudo, los acuerdos de confidencialidad no se crean, firman, presentan o envían correctamente.
- Hay pocas instrucciones a la parte remitente sobre cómo rellenar y presentar el NDA.
- A menudo, los empleados no saben cómo y cuándo utilizar los acuerdos de confidencialidad o gestionar ese proceso.
- El personal jurídico tiene poca o ninguna visibilidad o control sobre cualquier flujo de trabajo en curso.
- Es difícil hacer un seguimiento de las firmas y aprobaciones.
- Un enrutamiento erróneo significa que el mismo acuerdo puede ser revisado de forma contradictoria por varios abogados o guardianes.
- No se sabe si ya existe o no un acuerdo de confidencialidad.
¿La ventaja final? Los bajos costes de los acuerdos de confidencialidad de autoservicio
Además, no hay que olvidar el enorme coste de los procesos manuales de los acuerdos de confidencialidad. En un estudio de caso, los consultores pioneros en transformación digital jurídica de Keesal Propulsion Labs descubrieron:
Una empresa calcula un ahorro de 135.000 dólares al año tras automatizar y agilizar su proceso de acuerdos de confidencialidad. De los acuerdos de confidencialidad distribuidos para su firma, ahora se firma el 85%, frente al 50% original.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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