Automatisierung von Arbeitsabläufen zur Einhaltung des Datenschutzes
Verfolgen, verwalten, archivieren und prüfen Sie mühelos Datenanfragen von Verbrauchern, SARS-Anfragen (Subject Access Requests) und andere Prozesse, die Ihr Unternehmen für die Einhaltung der Vorschriften benötigt.
In einer Zeit, in der die Datenschutzvorschriften immer genauer unter die Lupe genommen werden, müssen Unternehmen auf die harte Tour lernen, dass die Nichteinhaltung von Vorschriften teuer werden kann. TikTok, ein globaler Social-Media-Gigant, musste vor Kurzem eine saftige Geldstrafe in Höhe von 345 Millionen Euro zahlen, weil er die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) nicht eingehalten hat. In der Zwischenzeit hat sich Sephora mit dem Staat Kalifornien wegen der Nichteinhaltung des kalifornischen Verbraucherschutzgesetzes (CCPA) geeinigt, 1,2 Millionen Dollar zu zahlen und die Unterlassungsauflagen zu erfüllen.
Angesichts der zunehmenden Zahl von Vorschriften und Regulierungsbehörden investieren Unternehmen strategisch in die Automatisierung von Arbeitsabläufen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die mit einer vielfältigen und verteilten Belegschaft verbundenen Risiken zu bewältigen.
Warum sollte man die Automatisierung von Arbeitsabläufen für die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen nutzen?
Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bedeutet oft, dass Ihre Nutzer wissen müssen, wie Ihr Unternehmen ihre Daten verwendet, damit sie entscheiden können, ob sie dem Verkauf dieser Daten widersprechen möchten. Den Nutzern diese Möglichkeit zu geben, kann jedoch knifflig und zeitaufwändig sein: Das CCPA beispielsweise verlangt eine rechtzeitige Koordinierung und Erfüllung dieser Anfragen, und die Nichtbeachtung kann zu saftigen Geldstrafen führen. Unternehmen tun sich schwer, ein sicheres, zentralisiertes Dateninventar zu erstellen (wie in Artikel 30 der DSGVO vorgeschrieben), was zu Nichteinhaltung und mangelnder Klarheit bei der Datenverarbeitung führen kann.
Aus diesem Grund überprüfen TikTok, Sephora und andere Unternehmen, die mit Bußgeldern und Strafen im Zusammenhang mit dem Datenschutz konfrontiert sind, die Art und Weise, wie ihre Endnutzer mit ihren Online-Plattformen interagieren. Erhalten die Nutzer transparente Informationen, die es ihnen ermöglichen zu entscheiden, ob sie die Weitergabe ihrer Daten ablehnen wollen oder nicht? Erhalten Kunden, die zusätzliche Informationen anfordern oder ihre Daten zurückhalten möchten, zeitnahe und angemessene Antworten? Für Unternehmen kann es schwierig sein, allen Anforderungen dieser Anfragen gerecht zu werden, ohne sich in Papierkram zu verlieren und in Rückstand zu geraten - es sei denn, sie nutzen die Workflow-Automatisierung.
Mit der Workflow-Automatisierung können Unternehmen Datenschutzanfragen schneller bearbeiten und die Einhaltung der Vorschriften - und die Benutzerfreundlichkeit - sowohl für ihre Kunden als auch für ihre internen Mitarbeiter sicherstellen. Mit der richtigen Automatisierungsplattform lassen sich Anfragen zu Verbraucherdaten, SARS-Anfragen (Subject Access Requests) und andere Prozesse, die Ihr Unternehmen für die Einhaltung der Vorschriften benötigt, einfach verfolgen, verwalten, archivieren und prüfen.
Verbesserung Ihrer Datenschutzanfragen und -erfassung durch Automatisierung von Arbeitsabläufen
Die Workflow-Automatisierung bietet einen entscheidenden Vorteil für Unternehmen, die versuchen, diese neuen Gesetze und Vorschriften zu meistern und dabei die Kundenerfahrung im Vordergrund zu halten. Während die Endbenutzer das Gefühl haben, ein einfaches Online-Formular auszufüllen, leitet der Workflow im Back-End ihre Anfrage an die richtige Stelle weiter, sodass sie effizient bearbeitet werden kann. Nach der Übermittlung leitet die Automatisierung die Anfragen zur Prüfung an die richtigen Beteiligten weiter, und während des gesamten Prozesses sammelt der Workflow Analysen zu den Anfrageergebnissen, um künftige Prozessverbesserungen vorzunehmen. Ganz gleich, ob der Workflow einen Verkaufsstopp für Kundendaten auslöst oder einem Kunden einen Bericht über die Verwendung seiner Daten zukommen lässt, die Automatisierung sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Front-End, während der Genehmigungsprozess gestrafft und alle Datenabfragen im Back-End automatisiert werden.
Neben der Rationalisierung des Prozesses und der Verbesserung der Endbenutzererfahrung vereinfacht die Workflow-Automatisierung auch die Einhaltung von Vorschriften. Da jeder Workflow Daten an einem zentralen Ort sammelt, sind Prüfpfade automatisiert und ganzheitlich - und es ist möglich, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Informationen gemäß den gesetzlichen Standards erfasst. Auf diese Weise entsteht ein zentraler, sicherer Datenbestand aller Verarbeitungsaktivitäten, der im Laufe der Zeit gepflegt und neu zertifiziert werden kann, mit detaillierten Berichten. Dies ist wichtig für jeden Compliance-Workflow und hat besondere Bedeutung für Artikel 30 der DSGVO.
Ohne Workflow-Automatisierung stellen sich Unternehmen angesichts der ständigen Aktualisierungen des Datenschutzes oft die Frage, wie sie für Anfragen von Endbenutzern zur Verfügung stehen können, ohne sich in E-Mails, Tabellenkalkulationen und verlorenen Dokumenten zu verstricken. Mit der Automatisierung werden diese Anfragen jedoch gestrafft und optimiert - je nach Bedarf triagiert und eskaliert -, wodurch sichergestellt wird, dass die Endbenutzer eine angenehme Erfahrung haben, Ihr internes Team seine Zeit mit höherwertigen Aufgaben verbringen kann und Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.
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