Impulsar el cumplimiento de la privacidad de los datos con la automatización del flujo de trabajo

¿Por qué recurrir a la automatización del flujo de trabajo para el cumplimiento de la protección de datos?

Estar al día con la normativa sobre privacidad de datos a menudo significa asegurarse de que sus usuarios sepan cómo utiliza su empresa sus datos, para que puedan determinar si desean excluirse voluntariamente de la venta de esos datos. Pero dar a los usuarios esta oportunidad puede ser complicado y llevar mucho tiempo: la CCPA, por ejemplo, exige la coordinación y el cumplimiento oportunos de estas solicitudes, y no atenderlas puede acarrear cuantiosas multas. Las empresas tienen dificultades para crear un inventario de datos seguro y centralizado (como exige el artículo 30 del RGPD), lo que puede dar lugar a incumplimientos y a una falta de claridad en las prácticas de tratamiento de datos.

Por eso, TikTok, Sephora y otras empresas que se enfrentan a multas y sanciones relacionadas con la privacidad de los datos están reevaluando la forma en que sus usuarios finales interactúan con sus plataformas en línea. ¿Reciben los usuarios información transparente que les permita decidir si quieren o no optar por no compartir sus datos? Tras solicitar información adicional o una retención de sus datos, ¿reciben los clientes respuestas oportunas y adecuadas? Las empresas pueden tener dificultades para satisfacer todas las demandas de estas solicitudes sin enredarse en el papeleo y quedarse atrás, a menos que aprovechen la automatización del flujo de trabajo.

Con la automatización del flujo de trabajo, las empresas pueden adelantarse a las solicitudes de privacidad de datos y garantizar el cumplimiento -y la facilidad de uso- tanto para sus clientes como para sus empleados internos. La plataforma de automatización adecuada simplifica el seguimiento, la gestión, el archivo y la auditoría de las solicitudes de datos de los consumidores, las solicitudes de acceso de los sujetos (SARS) y otros procesos necesarios para que su empresa cumpla la normativa.

Automatización del flujo de trabajo para mejorar la recopilación y las solicitudes de protección de datos

La automatización de los flujos de trabajo ofrece una ventaja fundamental a las empresas que intentan sortear estas nuevas leyes y normativas sin perder de vista la experiencia del cliente. Mientras que los usuarios finales pueden tener la sensación de que están rellenando un simple formulario en línea, el flujo de trabajo en el back-end conduce su solicitud al lugar correcto, de modo que pueda cumplirse de manera eficiente. Una vez enviada, la automatización dirige las solicitudes a las partes interesadas adecuadas para su revisión y, a lo largo del proceso, el flujo de trabajo recopila datos analíticos sobre los resultados de la solicitud para impulsar futuras mejoras del proceso. Tanto si el flujo de trabajo inicia una retención de "no vender" sobre los datos del cliente como si entrega a un consumidor un informe sobre cómo se han utilizado sus datos, la automatización puede hacer que la experiencia del front-end sea fluida, al tiempo que agiliza el proceso de aprobación y automatiza cualquier búsqueda de datos en el back-end.

Además de agilizar el proceso y mejorar la experiencia del usuario final, la automatización del flujo de trabajo también simplifica el cumplimiento de la normativa. Con cada flujo de trabajo extrayendo datos a una ubicación central, los registros de auditoría son automatizados y holísticos, y es posible garantizar que su organización recopila información de acuerdo con las normas reglamentarias. Al hacerlo, se crea un inventario de datos centralizado y seguro de todas las actividades de procesamiento que se puede mantener y volver a certificar a lo largo del tiempo, con informes detallados. Esto es importante para cualquier flujo de trabajo de cumplimiento, y tiene una relevancia específica para el artículo 30 del GDPR.

Sin la automatización del flujo de trabajo, las incesantes actualizaciones de la privacidad de los datos pueden hacer que las empresas se pregunten cómo pueden estar disponibles para las solicitudes de los usuarios finales sin enredarse en correos electrónicos, hojas de cálculo y documentos perdidos. Pero con la automatización, estas solicitudes se racionalizan y optimizan, se clasifican y escalan según sea necesario, lo que garantiza que los usuarios finales tengan una experiencia agradable, que su equipo interno pueda dedicar su tiempo a un trabajo de mayor valor y que su organización siga cumpliendo la normativa.

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