Workflow der Woche: Die Automatisierung der Rahmenvereinbarung für Dienstleistungen

Emily Bogin | 30. August 2023

Helfen Sie Ihrem Rechtsteam, den "Ruf der Straßensperre" zu vermeiden und Ihre Partnerschaften auf dem richtigen Fuß zu beginnen, indem Sie den MSA-Prozess (Master Services Agreement) automatisieren.

Bevor Services oder Hosting mit der Arbeit an einem neuen Kundenimplementierungsprojekt beginnen können, muss der Kunde einen Master Services Agreement (MSA) unterzeichnen, um die Partnerschaft zwischen den beiden Parteien einzuleiten. Dieser Prozess scheint ziemlich einfach zu sein, aber selbst kurze Verzögerungen können frustrierend sein und eine neue Partnerschaft auf dem falschen Fuß beginnen lassen.

Was ist ein Rahmenvertrag für Dienstleistungen?

Ein Master Services Agreement (MSA) ist ein Vertrag, der die Bedingungen für die laufende Geschäftsbeziehung zwischen zwei Parteien - in der Regel einem Dienstleister und einem Kunden - festlegt. Er dient als Grundlagendokument, das die allgemeinen Bedingungen festlegt, unter denen künftige Transaktionen, Projekte oder Dienstleistungen zwischen den Parteien abgewickelt werden. Anstatt die Bedingungen für jedes Projekt oder jede Dienstleistung neu auszuhandeln, bietet die MSA einen Rahmen, auf den verwiesen werden kann und der durch Verweis in spezifische projektbezogene Dokumente, wie z. B. Leistungsbeschreibungen (SOWs), aufgenommen werden kann.

Die MSA wird zu Beginn der Geschäftsbeziehung unterzeichnet, und nachfolgende Projekte werden in der Regel durch Arbeitsbeschreibungen ausgeführt, die die in der MSA festgelegten Bedingungen enthalten. Für viele Unternehmen ist eine MSA erforderlich, bevor Arbeiten für den Kunden ausgeführt werden können. Aus diesem Grund ist es ideal, die MSA zu automatisieren und sie sofort nach Abschluss des Kunden zu versenden. Mit Hilfe der Automatisierung können dann Informationen gesammelt und in einem zentralen System gespeichert werden, um Audits zu ermöglichen und das spätere SOW-Verfahren zu erleichtern.

Warum sollte man den Rahmenvertrag für Dienstleistungen automatisieren?

Ein langsamer MSA-Prozess frustriert alle: Ihr Vertriebsteam, Ihr Customer Success-Team, Ihren neuen Kunden und das Rechtsteam. Aber ein schneller, effizienter Prozess (und einer, der Workflow-Automatisierung verwendet) macht Ihr Rechtsteam zum Helden, der im Stillen hinter den Kulissen arbeitet, um sicherzustellen, dass Geschäfte schnell abgeschlossen werden, Dienstleistungen sofort beginnen und die Erneuerung reibungslos verläuft.

Rechtsteams können unter dem "Ruf der Straßensperre" leiden, der durch einen langsamen Vertragsbeginn noch verschlimmert wird - eine Situation, die oft nicht in ihren Händen liegt. Mit der Workflow-Automatisierung lassen sich jedoch alle Hindernisse aus dem Weg räumen, die häufig mit dem Vertragsprozess verbunden sind. Mit einer Integration in Salesforce oder Ihr CRM kann beispielsweise ein abgeschlossenes Geschäft automatisch den Versand eines MSA auslösen - ohne darauf zu warten, dass ein Vertriebsmitarbeiter oder ein Mitglied des Customer Success-Teams dies initiiert.

Mit einer robusten Workflow-Plattform können Rechtsteams einen "Fluss" entwerfen, der eine MSA-Vorlage aus einer Dokumentenbibliothek abruft und sicherstellt, dass die Bedingungen vorab genehmigt wurden und sofort für den neuen Kunden bereitstehen. Wenn der Kunde Änderungen verlangt, können diese Aktualisierungen automatische Antworten auslösen und werden entweder automatisch abgelehnt, akzeptiert oder an einen Experten in Ihrem Team weitergeleitet.

Eine effiziente Übergabe zwischen Vertrieb und Customer Success nach einem Geschäftsabschluss ist entscheidend für eine langfristige Kundenbindungsstrategie. In diesem Moment treffen die Versprechen, die während des Verkaufsprozesses gemacht wurden, auf die Realität der Implementierung und Servicebereitstellung. Mit der Workflow-Automatisierung erweisen sich die Rechtsteams nicht nur als zentraler Teil des Prozesses, sondern auch als ein Teil, der beiden Parteien zum Erfolg verhilft.

Nach der MSA-Unterschrift - und darüber hinaus!

Nachdem die MSA von den relevanten Parteien unterzeichnet wurde, stellt die Workflow-Automatisierung sicher, dass sie ordnungsgemäß und sicher gespeichert wird - und jederzeit für ein Audit bereit ist. Wenn der Kunde für eine neue Leistungsbeschreibung bereit ist, können die in der ersten MSA gesammelten Informationen in das neue Formular übernommen werden, sodass Ihre zuständigen Stakeholder aus Customer Success, Account Management oder Services ganz einfach die richtigen Daten ohne Fehler abrufen können. Abhängig von den ursprünglichen Bedingungen kann die Workflow-Automatisierung sicherstellen, dass die richtige Vorlage aus der Vorlagenbibliothek gezogen wird und dass die SOWs immer mit den ursprünglichen Bedingungen übereinstimmen.

Verträge schnell aus der Tür zu bekommen, mag einfach erscheinen, aber sie sind oft Ursache für Verzögerungen und Frustration - zwei Dinge, die neue Beziehungen schnell sauer machen. Mit Workflow-Automatisierung treten die mit MSAs verbundenen Herausforderungen in den Hintergrund, und die Kunden können sich auf ihre Projekte (und Ihr Produkt) konzentrieren.