Die zunehmende Globalisierung, die starke Abhängigkeit von Outsourcing, das Wachstum von Cloud Computing und der Übergang zur Digitalisierung und Telearbeit seit der COVID-19-Krise haben den regulatorischen Fokus auf das Vendor Risk Management (VRM) verstärkt.
Verfügt Ihr Unternehmen über die richtigen Systeme und Kontrollen, um diesen Herausforderungen zu begegnen?
VRM hilft Ihrem Unternehmen, die Risiken von Anbietern zu verstehen, und stellt die Werkzeuge bereit, um sie zu bewerten, zu überwachen und zu mindern. Ein effektives VRM-Programm kann für bestimmte Aktivitäten in Ihrem Unternehmen konfiguriert werden und hilft, das Unternehmen insgesamt zu stärken.
Das Outsourcing an Drittanbieter hat zweifellos Vorteile: Fachwissen, Vermeidung von Schulungen für neue Mitarbeiter, geringere Ausgaben und höhere Effizienz. Allerdings müssen Sie bei der Einbindung von Anbietern vorsichtig sein, da Sie für deren Ausfälle und Störungen haften. Führen Sie die erforderlichen Due-Diligence-Prüfungen, Audits und Risikobewertungen durch, um diese kritischen Risiken vor dem Onboarding und während der gesamten Beziehung zum Anbieter zu vermeiden.
Die 10 wichtigsten Risiken, auf die man vorbereitet sein sollte
Warum ist Vendor Risk Management wichtig? Ein robustes VRM-Programm kann Ihnen helfen, die zehn unten aufgeführten kritischen Risiken sowie einige der spezifischeren Risiken, die unter jedes dieser Risiken fallen, zu verhindern oder abzuschwächen (und es kommen ständig neue hinzu):
Compliance/Rechtliches Risiko ist das Risiko, dass ein Drittanbieter gegen ein Gesetz oder eine Vorschrift verstößt, zu deren Einhaltung Sie ihn vertraglich verpflichtet haben. Anbieter müssen sich an Gesetze, Vorschriften und Regeln halten, die von Aufsichtsbehörden erlassen wurden und Ihr Unternehmen und Ihre Branche betreffen, oder an die internen Richtlinien einer Institution. Die Nichteinhaltung von Compliance-Standards kann zu Vollstreckungsmaßnahmen, empfindlichen Geldstrafen und einer Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens führen.
- Bank Secrecy Act (BSA)/Anti-Money Laundering (AML) und Office of Foreign Assets Control (OFAC) Risiken ergeben sich aus der Zusammenarbeit Ihrer Lieferanten mit Kriminellen oder Terroristen. Es ist besonders wichtig, dass Ihr Unternehmen der Einhaltung von BSA/AML und OFAC Vorrang einräumt, denn die Folgen könnten viel schlimmer sein als Geldstrafen oder Sanktionen.
Informationssicherheit/Cybersicherheitsrisiko Dazu gehören Datenschutzverletzungen, Lösegeldforderungen, Malware und Cybervorfälle, die immer häufiger auftreten. Alle Unternehmen - darunter große Finanzinstitute, kleine Banken, Unternehmen des Gesundheitswesens, Kreditgenossenschaften, Energieversorgungsunternehmen, Hersteller und Einzelhändler - sind gefährdet. Diese Gefahr ist noch größer geworden, seit viele Unternehmen zur Telearbeit übergegangen sind und sich auf ungesicherten Zugang zu Servern und Videokonferenzen verlassen.
- Software-as-a-Service (SaaS)/Cloud-Risiko ist dem Informationssicherheitsrisiko ähnlich, bezieht sich aber speziell auf Informationen, die nur in digitaler Form vorliegen. Das Cloud-Risiko ist ein wichtiger neuer Bereich des VRM, da viele Unternehmen ihre Daten nicht mehr in lokalen Rechenzentren, sondern in der Cloud speichern. Die Vorteile liegen auf der Hand: zuverlässiger und bequemer Zugriff, schnellere Bereitstellung, Konsistenz und Erschwinglichkeit. Sicherheitsrisiken wurden jedoch zu einem Faktor, und zwar aus folgenden Gründen
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- Schlechte Sicherheitspraktiken
- Verstöße gegen die Vorschriften
- Anwendungsschwachstellen
- Malware-Infektionen und Datenschutzverletzungen
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Das Ergebnis ist, ähnlich wie bei einem Angriff von Cyberkriminellen auf das Rechenzentrum eines Unternehmens, ein Reputationsrisiko, eine Schädigung der Marke und ein möglicher Umsatzverlust.
Reputationsrisiko ist, wie bereits erwähnt, dass das Image Ihres Unternehmens in den Köpfen von Verbrauchern, Medien, Investoren und der Öffentlichkeit ruiniert wird. Diese Unzufriedenheit kann viele Ursachen haben: mangelnde Zustellbarkeit, Qualitätseinbußen, schlechter Kundenservice, unangemessenes Verhalten am Arbeitsplatz und Sicherheitsverletzungen.
Umwelt-, Sozial- und Governance-Risiken (ESG-Risiken) Fußabdruck eines Anbieters, wie er mit Wasser und Abwasser umgeht usw., den Ruf oder die Marke, rechtliche und technologische Aspekte, die Einhaltung von Vorschriften sowie die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Lieferanten, die unverantwortlich mit der Umwelt und der Sicherheit am Arbeitsplatz umgehen, können für Ihr Unternehmen ein nachhaltiges, nicht-finanzielles oder extra-finanzielles Risiko darstellen.
Transaktionsrisiko ist darauf zurückzuführen, dass Anbieter versprochene Dienstleistungen oder Produkte nicht liefern. Wenn ein Software- oder IT-Anbieter Ihre Server oder Hardware nicht am Laufen halten kann oder immer wieder Störungen auftreten, müssen Sie die langfristige Beziehung zu einem Anbieter überprüfen.
Operationelles Risiko ist auf unzureichende oder fehlgeschlagene interne Prozesse, Menschen und Systeme zurückzuführen. Sie kann auch durch externe Ereignisse beeinträchtigt werden. Ihr Unternehmen oder ein Teil Ihres Unternehmens könnte einen größeren Arbeitsablauf oder Produktionsstillstand erleben, wenn die Prozesse, Mitarbeiter oder Systeme eines Lieferanten ausfallen.
Geografisches Risiko ist der Standort Ihrer Lieferanten, der sich auf Ihr Geschäft auswirkt. Wenn Sie mit Anbietern in anderen Ländern Geschäfte machen, müssen Sie ausländische Standards und Vorschriften einhalten. So sind zum Beispiel die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) und ihr Schutz der Privatsphäre und der Daten für jeden, der mit europäischen Unternehmen zu tun hat, ein großes Anliegen.
- Das Risiko der geografischen Konzentration besteht darin, dass sich ein Unternehmen zu sehr auf einen oder mehrere Anbieter in einer geografischen Region verlässt. Wenn Sie mehrere geschäftskritische Dienstleistungen an einen einzigen Anbieter oder an mehrere nahe beieinander liegende Anbieter auslagern, die dieselben Drittanbieter nutzen, setzen Sie sich den potenziellen Auswirkungen von Naturkatastrophen, Pandemieausbrüchen und politischen Umwälzungen in dieser Region aus.
Finanzielles Risiko sind die möglichen negativen finanziellen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen aufgrund einer Lieferantenbeziehung. Ihr Unternehmen könnte die Quoten für das Geschäftsjahr oder die Produktion nicht erfüllen, wenn ein Lieferant oder Unterauftragnehmer Teile oder Dienstleistungen von schlechter Qualität liefert. Eine Beeinträchtigung der finanziellen Leistungsfähigkeit kann die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, Schulden zu tilgen oder Mehrwert für die Aktionäre zu schaffen.
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- Das Kreditrisiko ist das Risiko, dass die Finanzkraft eines Unternehmens oder seine Fähigkeit, mit Schulden umzugehen, die Geschäftstätigkeit beeinträchtigt. Sie möchten es vermeiden, mit einem Lieferanten Geschäfte zu machen, der in der Vergangenheit schlechte finanzielle Entscheidungen getroffen hat und ein schlechtes Kreditrating aufweist.
Strategisches Risiko direkt aus nachteiligen Geschäftsentscheidungen oder aus der Unvereinbarkeit mit Geschäftspraktiken und erklärten strategischen Zielen resultiert. Strategische Risiken sind aufgrund der sich rasch entwickelnden Geschäfts- und Markttrends, technologischer Innovationen wie dem Internet der Dinge (IoT) und Big Data sowie einer raschen Neubewertung bewährter Praktiken am Arbeitsplatz aufgrund von COVID-19 besonders dringlich geworden.
Vertrags-/Rechtsrisiko ist, wenn eine aufschiebende Bedingung nicht erfüllt oder eine Frist versäumt wird, wenn Verträge zwischen Abteilungen uneinheitlich behandelt werden oder wenn eine automatische Übertragungsklausel vergessen wird. Ihr Unternehmen kann sich darauf verlassen, dass ein Lieferant die Bedingungen eines Vertrags einhält, den Ihre Rechtsabteilung ausgearbeitet hat. Umgekehrt kann ein Lieferant versteckte Klauseln und Formulierungen in seine Verträge einbauen.
Es ist klar, dass viele dieser Risiken untrennbar miteinander verbunden sind. Die Auswirkungen eines Risikos können einen Dominoeffekt auslösen, der Ihr Institut zu überrollen droht.
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