Was bedeutet das Formular I-9? Wie können Sie häufige Fehler im Formular I-9 erkennen? Das Formular I-9 ist ein staatlich vorgeschriebenes, zweiseitiges Dokument, das zur Überprüfung der Identität und der Beschäftigungsberechtigung von Personen dient, die für eine Beschäftigung in den Vereinigten Staaten eingestellt werden.
Jeder Arbeitgeber ist für das ordnungsgemäße Ausfüllen des Formulars I-9 für alle Personen verantwortlich, die für eine Beschäftigung in den USA eingestellt werden. Nach dem Ausfüllen müssen die Arbeitgeber diese Formulare für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, damit sie bei künftigen Kontrollen durch die US-Regierung überprüft werden können.
Obwohl das Formular I-9 nur zwei Seiten lang ist, enthält es über 1.500 Regeln und ist eines der am stärksten regulierten und geprüften Bundesformulare in den Vereinigten Staaten. Aufgrund der Art und der daraus resultierenden Komplexität des Formulars I-9 sind Fehler sowohl auf Seiten des Arbeitnehmers als auch auf Seiten des Arbeitgebers keine Seltenheit. Wenn Sie ein tieferes Verständnis für die Details des I-9 erhalten möchten, lesen Sie hier mehr über das Formular I-9.
Nachdem wir jedes Jahr Millionen von I-9-Formularen bearbeitet haben, haben wir und die Pearl Law Group zehn der häufigsten Fehler auf dem Formular I-9 identifiziert. Im Folgenden werden wir genau aufzeigen, wo diese häufigen Fehler gemacht werden, und untersuchen, wie I-9-Formulare bearbeitet werden können, damit sie vermieden werden können.
Abschnitt 1. Informationen und Bescheinigung für Arbeitnehmer
Das Formular I-9 kann für Arbeitnehmer ein mühsamer Schritt sein, bevor sie eine neue Stelle antreten. Neu eingestellte Mitarbeiter freuen sich auf ihre neue Stelle, aber werden sie auch bereit sein, den Berg an Papierkram auszufüllen, der während des Einarbeitungsprozesses erforderlich ist? Das langwierige Formular I-9 ist anfällig für Fehler, sowohl auf Seiten des Arbeitnehmers als auch auf Seiten des Arbeitgebers.
In Abschnitt 1 machen Arbeitnehmer häufig den Fehler, I-9-Felder leer zu lassen. Dies ist besonders häufig der Fall, wenn der Arbeitnehmer einige Felder als fakultativ interpretiert.
Ein häufiger Fehler in Abschnitt 1 besteht beispielsweise darin, dass ein neuer Mitarbeiter einen Eintrag im Abschnitt "Other Last Names Used (If Any)" auslässt. Das Auslassen leerer I-9-Formulare ist nicht erlaubt und kann als Grund für Geldstrafen angesehen werden; man denke nur an die siebenstellige Geldstrafe, die die ICE gegen Abercrombie & Fitch wegen eines Fehlers in Abschnitt 1 in der alten elektronischen I-9-Plattform von A&F verhängt hat . Unabhängig davon, was die Arbeitgeber zur Verwaltung der I-9-Formulare verwenden, sollten sie sicherstellen, dass sie im Abschnitt "Other Last Names Used (If Any)" des I-9-Formulars "N/A" eingeben, wenn kein anderer Name zutrifft.
Ein weiterer häufiger Fehler, der in Abschnitt 1 gemacht wird, besteht darin, dass ein neuer Mitarbeiter keines der vier (4) Kästchen zur Identifizierung des neuen Mitarbeiters auswählt (auf der linken Seite von Abschnitt 1 unten zu finden).
Wenn ein Mitarbeiter US-Bürger, ein Nicht-Staatsbürger der Vereinigten Staaten, ein rechtmäßig dauerhaft Ansässiger oder ein Ausländer mit Arbeitsgenehmigung ist, muss dieser Status dokumentiert werden.
Wählt der neue Mitarbeiter das Feld Nummer drei (3) "rechtmäßiger ständiger Aufenthalt" oder Nummer vier (4) "Ausländer mit Arbeitserlaubnis", muss er die entsprechenden Angaben machen.
Dies gilt auch für die Kästchen mit den Beglaubigungen für Ersteller und/oder Übersetzer. Der Arbeitnehmer muss eine (1) der beiden (2) Optionen ankreuzen; er kann dieses Feld nicht leer lassen (siehe unten).
Abschnitt 2. Überprüfung und Verifizierung durch den Arbeitgeber oder einen bevollmächtigten Vertreter
Abschnitt 2 des Formulars I-9 erfordert eine persönliche Überprüfung des Personalausweises. Wie immer müssen die Ausweisdokumente des neuen Mitarbeiters persönlich vom Arbeitgeber oder einem vom Arbeitgeber benannten Abschnitt-2-Zustimmerer überprüft werden.
Die meisten Fehler in Abschnitt 2 werden in den Feldern zur Überprüfung der Dokumente gemacht. Nach einer kürzlich durchgeführten Analyse von 1,5 Millionen Formularen I-9 haben wir festgestellt, dass über 50 % der analysierten I-9-Formulare mindestens einen Fehler in diesem Abschnitt enthielten. Papierformulare sind im Gegensatz zu elektronischen Formularen besonders anfällig für Fehler in den Dokumentenprüfungsfeldern. Wenn Ihr Team derzeit das Formular I-9 in Papierform verwaltet, tragen Sie möglicherweise eine erhebliche Haftung und riskieren hohe Bußgelder.
Diese alarmierend hohe Fehlerquote von 50 % ist in erster Linie auf die ständige Zunahme der Unterlagen zurückzuführen, die die US-Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde (USCIS) und das Ministerium für Heimatschutz (DHS) für zulässig halten, da alle paar Jahre neue Formulare aktualisiert werden.
Der Schlüssel zu Abschnitt 2 liegt darin, sich daran zu erinnern, dass man entweder ein Dokument aus Liste A (ein einzelnes Dokument wie ein Reisepass) oder ein Dokument aus Liste B und Liste C (z. B. einen Führerschein UND eine Sozialversicherungskarte) auswählen muss.
Achten Sie als Arbeitgeber darauf, keine spezifischen Unterlagen zu verlangen, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter bitten, Unterlagen zur Überprüfung vorzulegen. Ein solches Vorgehen wird als diskriminierend angesehen und kann dazu führen, dass ein Arbeitgeber bei einer Prüfung durch die Arbeits- und/oder Einwanderungsbehörden des Bundes, wie z. B. Immigrations and Customs Enforcement (ICE), USCIS oder DHS, einer Prüfung unterzogen wird und Geldstrafen zahlen muss. Es liegt im Ermessen des neuen Mitarbeiters, welche Dokumente er zum persönlichen Gespräch mitbringt, vorausgesetzt, die Dokumente sind echt und beziehen sich auf den neuen Mitarbeiter, und sie dürfen nicht vom Arbeitgeber beeinflusst sein.
Es obliegt dem Arbeitnehmer, die Anweisungen zu lesen und zu entscheiden, welche Dokumente er zur Überprüfung mitbringen möchte. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer die zulässigen Dokumente innerhalb von drei (3) Arbeitstagen nach Aufnahme seiner bezahlten Tätigkeit in den Vereinigten Staaten vorlegt.
Die Arbeitgeber müssen daran denken, alle Felder unter dem Teil der Arbeitgeberbescheinigung in Abschnitt 2 auszufüllen. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Datum dokumentieren, an dem der Arbeitnehmer zum ersten Mal bezahlt wird.
Schließlich muss das in Abschnitt 2 dokumentierte Datum, an dem der neue Mitarbeiter zum ersten Mal für seine Arbeit bezahlt wird, mit dem Datum übereinstimmen, das in Ihren Gehaltsabrechnungen dokumentiert ist, da das ICE bei einer Prüfung des Formulars I-9 uneingeschränkt berechtigt ist, das Formular I-9, Gehaltsabrechnungen, Geschäftslizenzen usw. anzufordern.
Abschnitt 3. Wiederverwendung und Neueinstellungen
Je nachdem, wann das ursprüngliche Formular I-9 für einen neu einzustellenden Mitarbeiter ausgefüllt wurde, kann ein Arbeitgeber entweder ein völlig neues Formular I-9 erstellen oder Abschnitt 3 des ursprünglichen Formulars I-9 verwenden. Wenn die Neueinstellung weniger als drei Jahre nach dem Ausfüllen des ursprünglichen Formulars I-9 erfolgt, kann der Arbeitgeber Abschnitt 3 verwenden, um die Neueinstellung zu dokumentieren. Bei US-Bürgern, Nicht-Staatsbürgern und den meisten Personen mit ständigem Wohnsitz in den USA sollte ein Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht auffordern, sein Dokument zur Beschäftigungsgenehmigung nach Liste A oder C vorzulegen. Ein solches Vorgehen könnte als diskriminierend angesehen werden.
Wenn die Neueinstellung mehr als drei Jahre nach dem Ausfüllen des ursprünglichen Formulars I-9 erfolgt, muss ein neues Formular I-9 erstellt werden. In diesem Fall muss ein Mitarbeiter - unabhängig von seinem Staatsangehörigkeitsstatus - ein neues Formular I-9 ausfüllen und ein nicht abgelaufenes Ausweisdokument nach Abschnitt 2 vorlegen.
Schließlich ist es sehr wichtig, dass Arbeitgeber ausländische Staatsangehörige mit befristeter Arbeitsgenehmigung erneut überprüfen, bevor ihre Arbeitsgenehmigung abläuft.
Andere Fehler mit Auswirkungen auf die Arbeitgeber
Ein weiterer häufiger Fehler ist die inkonsequente Aufbewahrung von Dokumenten. Allzu oft vergessen Arbeitgeber, die Unterlagen des Formulars I-9 zu löschen, nachdem die Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Die USCIS-Regelung zur ordnungsgemäßen Löschung des Formulars I-9 ist als 1-Jahres-3-Jahres-Regel bekannt . Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen Arbeitgeber das Formular I-9 drei Jahre lang nach dem ersten Tag der bezahlten Arbeit des Arbeitnehmers oder ein Jahr ab dem Datum der Beendigung aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Denken Sie daran, dass der Arbeitgeber auch dann für Fehler im Formular I-9 haftet, wenn der Arbeitnehmer gekündigt hat oder entlassen wurde. Die empfohlene Praxis ist hier die Selbstkontrolle und ein Verfahren zur Behebung von Fehlern im Formular I-9.
Schließlich gibt es bei der Aufbewahrung von Bildern der Arbeitsgenehmigung und des Ausweises/der Ausweise des Arbeitnehmers wichtige Faktoren zu beachten:
- Erstens müssen Arbeitgeber, die E-Verify nutzen, bestimmte Arten von Dokumenten der Liste A (z. B. US-Reisepass) gemäß Abschnitt 2 des Formulars I-9 aufbewahren. Diese Dokumente der Liste A fallen unter die E-Verify-Fotoabgleichsregel, bei der der Arbeitgeber überprüfen muss, ob das im E-Verify-System angezeigte Bild mit dem Bild auf dem vom Arbeitnehmer vorgelegten Dokument übereinstimmt. Die Aufbewahrung eines Photo-Match-Dokuments ist nicht optional, wenn der Arbeitgeber an E-Verify teilnimmt.
- Zweitens kann sich ein Arbeitgeber dafür entscheiden, Kopien aller Arbeitnehmerdokumente aufzubewahren (sowohl für Abschnitt 2 als auch für Abschnitt 3). Entscheidet sich ein Arbeitgeber dafür, Kopien aller Dokumente für einen oder einige Arbeitnehmer aufzubewahren, so muss er dies für alle Arbeitnehmer tun. Inkonsequenz (z. B. die Aufbewahrung von Dokumenten für ausländische Staatsangehörige, aber nicht für US-Bürger) kann als diskriminierend angesehen werden und birgt für den Arbeitgeber das Risiko von Untersuchungen und möglichen Geldstrafen.
- Drittens ist zu beachten, dass Arbeitgeber beim Ausfüllen von Abschnitt 2 des I-9 keine Kopien der I-9-Dokumente anfertigen müssen, wenn sie nicht an E-Verify teilnehmen. Dennoch sind Arbeitgeber oder vom Arbeitgeber benannte Prüfer verpflichtet, die von einem neuen Mitarbeiter vorgelegten Unterlagen auf ihre Echtheit zu prüfen.
Das Formular I-9 ist komplex. Die Wahl des richtigen elektronischen Verwaltungspartners ist eine entscheidende Komponente im Prozess der Einhaltung der Vorschriften für jedes Team und der wichtigste Schritt zur Vermeidung kostspieliger Fehler."
Wie man Fehler im Formular I-9 vermeidet
Das korrekte Ausfüllen des Formulars I-9 ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer wichtig. Wenn Sie häufige Fehler vermeiden, können Sie die Einhaltung des Gesetzes sicherstellen und unnötige Komplikationen vermeiden. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Fehler beim Ausfüllen des Formulars I-9 vermeiden können.
1. Machen Sie sich mit der Anleitung vertraut: Nehmen Sie sich die Zeit, die Anforderungen in den Anweisungen des Formulars zu verstehen, bevor Sie beginnen. Dies schafft Klarheit darüber, welche Informationen bereitgestellt werden müssen und wie sie zu dokumentieren sind.
2. Verwenden Sie die aktuellste Version des Formulars: Die USCIS aktualisiert das Formular I-9 regelmäßig. Vergewissern Sie sich also, dass Sie die neueste Version verwenden, die auf der Website der Behörde verfügbar ist. Die Verwendung veralteter Formulare kann zu Ungenauigkeiten oder Ablehnungen führen.
3. Füllen Sie alle Abschnitte genau aus: Jeder Abschnitt des Formulars I-9 dient einem bestimmten Zweck. Stellen Sie daher sicher, dass jedes Feld genau und vollständig ausgefüllt wird. Wenn Sie einen Teil leer lassen, kann dies zur Nichteinhaltung der Vorschriften führen.
4. Überprüfen Sie die Dokumente ordnungsgemäß: Prüfen Sie bei der Überprüfung der Identität und der Beschäftigungsberechtigung eines Mitarbeiters sorgfältig die Originaldokumente, wie in den Anweisungen des Formulars gefordert. Wenn Sie gültige Dokumente nicht akzeptieren oder ablehnen, kann dies zu rechtlichen Problemen führen.
5. Bewahren Sie die Unterlagen angemessen auf: Bewahren Sie Kopien der ausgefüllten Formulare I-9 gemäß den Bundesrichtlinien auf - bewahren Sie sie sicher und getrennt von den Personalakten auf und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass sie bei Bedarf für Kontrollen leicht zugänglich sind.
6. Schulen Sie Ihr Personal: Informieren Sie die wichtigsten Mitarbeiter, die mit dem Ausfüllen des Formulars I-9 befasst sind, über die korrekten Verfahren, einschließlich der Vertreter der Personalabteilung oder aller Personen, die in Ihrem Unternehmen für die Einstellung neuer Mitarbeiter zuständig sind.
7. Regelmäßige Selbst-Audits: Führen Sie regelmäßig Selbstprüfungen der I-9-Formulare Ihres Unternehmens durch, um mögliche Fehler oder verbesserungswürdige Bereiche proaktiv zu ermitteln.
8. Holen Sie sich bei Bedarf professionelle Hilfe: Wenn Sie sich mit den Einwanderungsbestimmungen nicht zurechtfinden oder komplexe Szenarien haben (Fernarbeitnehmer), sollten Sie einen Anwalt für Einwanderungsrecht oder einen erfahrenen Personalberater, der auf die Einhaltung von Einwanderungsbestimmungen spezialisiert ist, um Rat fragen.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie das Risiko von Fehlern im Formular I-9 minimieren.
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