Les 10 erreurs les plus courantes du formulaire I-9

Section 1. Information et attestation de l'employé

Le formulaire I-9 peut être une étape fastidieuse pour les employés avant de commencer un nouvel emploi. Les nouveaux embauchés sont enthousiastes à l'idée de trouver un nouvel emploi, mais seront-ils impatients de remplir la montagne de documents exigés au cours de la procédure d'intégration ? Le fastidieux formulaire I-9 est propice aux erreurs, tant de la part de l'employé que de l'employeur.

Dans la section 1, les employés commettent souvent l'erreur de laisser des champs I-9 vides. Cette erreur est particulièrement fréquente si l'employé considère que certains champs sont facultatifs.

Par exemple, une erreur fréquente dans la section 1 se produit lorsqu'un nouvel employé omet d'indiquer la section "Autres noms de famille utilisés (le cas échéant)". Il est interdit de laisser des formulaires I-9 vierges et cela peut être considéré comme un motif d'amende ; prenez l'exemple de l'amende à sept chiffres infligée par l'ICE à Abercrombie & Fitch en raison d'une erreur dans la section 1 de l'ancienne plateforme électronique I-9 d'A&F. Quel que soit le système utilisé par les employeurs pour gérer les formulaires I-9, ils doivent s'assurer qu'ils inscrivent "N/A" si aucun autre nom ne s'applique dans la section "Other Last Names Used (If Any Any)" (autres noms de famille utilisés (le cas échéant)) du formulaire I-9.

Une autre erreur fréquemment commise dans la section 1 se produit lorsqu'un nouvel employé ne sélectionne pas l'une des quatre (4) cases d'identification du nouvel employé (situées à gauche de la section 1 ci-dessous).

Si un employé est un citoyen américain, un ressortissant non citoyen des États-Unis, un résident permanent légal ou un étranger autorisé à travailler, ce statut doit être documenté.

Si le nouvel employé choisit la case numéro trois (3) "résident permanent légal" ou numéro quatre (4) "étranger autorisé à travailler", il doit inclure les informations correspondantes.

Il en va de même pour les cases avec la certification de préparateur et/ou de traducteur. L'employé doit cocher une (1) des deux (2) options ; il ne peut pas laisser ce champ vide (voir ci-dessous).

Section 2. Examen et vérification par l'employeur ou le représentant autorisé

La section 2 du formulaire I-9 exige une vérification en personne de l'identité de l'employé. Comme toujours, les documents d'identification du nouvel employé doivent être examinés en personne par l'employeur ou par un approbateur de la section 2 désigné par l'employeur.

La plupart des erreurs commises dans la section 2 le sont dans les champs de vérification des documents. Après une analyse récente de 1,5 million de formulaires I-9, nous avons constaté que plus de 50 % des formulaires I-9 analysés comportaient au moins une erreur dans cette section. Les formulaires papier, par opposition aux formulaires électroniques, sont particulièrement exposés au risque d'erreurs dans les champs de vérification des documents. Si votre équipe gère actuellement des formulaires I-9 sur papier, vous risquez d'avoir une responsabilité importante et de devoir payer de lourdes amendes en cas d'audit.

Ce taux d'erreur alarmant de 50 % est principalement dû à l'augmentation constante des documents que les services américains de citoyenneté et d'immigration (USCIS) et le ministère de la sécurité intérieure (DHS) jugent acceptables à mesure que de nouveaux formulaires sont mis à jour tous les deux ou trois ans.

La clé de la section 2 est de se rappeler qu'il faut choisir un document de la liste A (un document unique comme un passeport) ou un document des listes B et C (par exemple un permis de conduire ET une carte de sécurité sociale).

En tant qu'employeur, veillez à ne pas demander de documents spécifiques lorsque vous demandez à un nouvel employé de fournir des documents à des fins de vérification. Une telle démarche est considérée comme discriminatoire et peut exposer l'employeur à un examen minutieux et à des amendes sur le lieu de travail lors d'un contrôle par les agences fédérales du travail et/ou de l'immigration, telles que Immigrations and Customs Enforcement (ICE), USCIS ou DHS. Le nouvel employé a toute latitude pour choisir les documents qu'il apporte à la réunion en personne pour examen, à condition qu'ils soient authentiques, qu'ils concernent le nouvel employé et qu'ils ne soient pas influencés par l'employeur.

Il appartient à l'employé de lire les instructions et de décider quels documents il souhaite apporter pour vérification. Il incombe à l'employeur de s'assurer que l'employé apporte le(s) document(s) acceptable(s) dans les trois (3) jours ouvrables suivant le début de son travail rémunéré aux États-Unis.

Les employeurs ne doivent pas oublier de remplir tous les champs de la partie de la section 2 consacrée à l'attestation de l'employeur. Veillez à documenter la date à laquelle le salarié est payé pour la première fois.

Enfin, la première date à laquelle le nouvel employé est payé pour son travail, telle que documentée dans la section 2, doit correspondre à la date documentée dans vos registres de paie, car l'ICE a toutes les raisons de demander des formulaires I-9, des registres de paie, des licences d'entreprise, etc. lors d'un audit du formulaire I-9.

Section 3. Reverification et réembauchage

En fonction de la date à laquelle le formulaire I-9 initial a été rempli pour un employé réembauché, l'employeur peut choisir de créer un formulaire I-9 entièrement nouveau ou d'utiliser la section 3 du formulaire I-9 initial. Si le processus de réembauche a lieu moins de trois ans après que le formulaire I-9 initial a été rempli, l'employeur peut choisir d'utiliser la section 3 pour documenter la réembauche. Pour les citoyens américains, les ressortissants non citoyens et la plupart des résidents permanents, l'employeur ne doit pas demander à l'employé de présenter son document d'autorisation d'emploi de la liste A ou de la liste C. Cela pourrait être considéré comme discriminatoire. Cela pourrait être considéré comme discriminatoire.

Si la procédure de réembauche intervient plus de trois ans après que le formulaire I-9 initial a été rempli, un nouveau formulaire I-9 doit être créé. Dans ce cas, l'employé - quel que soit son statut de citoyen - doit remplir un nouveau formulaire I-9 et présenter le(s) document(s) d'identité Section 2 non expiré(s).

Enfin, il est très important que les employeurs vérifient à nouveau les ressortissants étrangers titulaires d'un permis de travail temporaire avant que celui-ci n'expire.

Autres erreurs affectant les employeurs

Une autre erreur fréquente est la conservation incohérente des documents. Trop souvent, les employeurs oublient de purger les dossiers du formulaire I-9 après que les employés ont quitté l'entreprise et ont dépassé la période de conservation légale.

La décision de l'USCIS concernant la purge du formulaire I-9 est connue sous le nom de " règle des 1 an et 3 ans". Lorsque l'emploi prend fin, les employeurs doivent conserver le formulaire I-9 pendant trois ans après le premier jour de travail rémunéré de l'employé ou pendant un an à compter de la date de cessation d'emploi, la date la plus tardive étant retenue.

N'oubliez pas que même si l'employé a démissionné ou a été licencié, l'employeur reste responsable des erreurs commises sur le formulaire I-9 de l'employé. La pratique suggérée ici est l'auto-audit et un processus de remédiation du formulaire I-9.

Enfin, lorsqu'il s'agit de conserver les images de l'autorisation de travail et du ou des documents d'identité du salarié, il convient de garder à l'esprit certains facteurs importants :

• Premièrement, les employeurs qui utilisent le système E-Verify doivent conserver certains types de documents de la liste A (par exemple, le passeport américain) dans la section 2 du formulaire I-9. Ces documents de la liste A sont soumis à la règle de correspondance photographique du système E-Verify, en vertu de laquelle l'employeur doit vérifier que l'image présentée dans le système E-Verify correspond à l'image figurant sur le document fourni par l'employé. La conservation d'un document de correspondance photographique n'est pas facultative si l'employeur participe au système E-Verify.
• Deuxièmement, un employeur peut choisir de conserver des images de tous les documents des employés (tant pour la section 2 que pour la section 3). Si un employeur choisit de conserver des copies de tous les documents pour un ou plusieurs employés, il doit le faire pour tous les employés. Une incohérence (par exemple, conserver un document pour les ressortissants étrangers, mais pas pour les citoyens américains) peut être considérée comme discriminatoire et expose l'employeur au risque d'une enquête et d'amendes potentielles.
• Troisièmement, n'oubliez pas que les employeurs n'ont pas besoin de faire des copies des documents I-9 au cours de la section 2 de l'I-9 s'ils ne participent pas à E-Verify. Néanmoins, les employeurs ou les approbateurs désignés par l'employeur sont toujours tenus d'examiner les documents présentés par un nouvel employé pour en vérifier l'authenticité.

Le formulaire I-9 est complexe. Choisir le bon partenaire de gestion électronique est un élément crucial du processus de conformité de toute équipe et l'étape la plus importante pour éliminer les erreurs coûteuses".