DataStore ist bereits ein leistungsstarkes und robustes ECM-System (Enterprise Content Management), das speziell für den Finanzdienstleistungssektor entwickelt wurde. Es gibt Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Erfassung, Indizierung, Archivierung, Zugänglichkeit, Bereitstellung und Aufbewahrung aller geschäftskritischen Informationen.
Aber wir wussten, dass wir es besser machen können. Und insbesondere wussten wir, dass wir die Workflow-Automatisierung und das Berichtswesen viel besser machen können, als dies bei vergleichbaren Produkten möglich ist. Was sind also die neuen Funktionen in DataStore 4.0, die mit der Hilfe von Anwendern aus der Praxis entwickelt wurden?
Vom Benutzer erstellte automatisierte Arbeitsabläufe
Wir haben uns zunächst gefragt, was die größten Herausforderungen für Benutzer sind, die versuchen, andere Tools zur Workflow-Automatisierung in ECM zu integrieren. Die erste Herausforderung, die wir entdeckten, war die Notwendigkeit für diese Benutzer, die IT-Abteilung in die Gestaltung der Workflows einzubeziehen. Die Erstellung von Workflows mit Software der letzten Generation ist oft ein so komplizierter Prozess, dass sich die Benutzer stark, wenn nicht sogar ausschließlich, auf die IT verlassen.
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Allzu oft sind sie darüber frustriert, weil sie ein gewisses Maß an Kontrolle aufgeben und gezwungen sind, sich auf andere zu verlassen. Die IT-Abteilung ist frustriert, weil sie mit der Erstellung automatisierter Arbeitsabläufe beschäftigt ist, obwohl sie sich oft auf wichtigere Aufgaben konzentrieren müsste.
DataStore 4.0 ändert diese Dynamik und stellt sie auf den Kopf. Mit dieser neuesten Version sind die Benutzer in der Lage, ihre eigenen Arbeitsabläufe mit wenig oder gar keiner Unterstützung durch die IT-Abteilung zu erstellen. Über eine intuitive Benutzeroberfläche können die Benutzer die Elemente, die sie zur Erstellung eines Workflows benötigen, einfach per Drag & Drop einfügen. Sie müssen keine Code-Kenntnisse haben, um diese Workflows zu erstellen, und sie müssen sich nicht auf die IT verlassen, wenn sie das nicht wollen. Die Macht liegt in ihren Händen.
Benutzer gestalten ihre eigene Schnittstelle
Die zweite Herausforderung, die wir bei der Verwendung von Tools zur Workflow-Automatisierung zur Rationalisierung von ECM festgestellt haben? Die Benutzeroberfläche. Genauer gesagt, die Benutzeroberfläche ist oft für alle Benutzer einer bestimmten Workflow-Lösung gleich. Und obwohl sie vielleicht Informationen enthält, die für einen bestimmten Benutzer relevant sind, enthält sie meistens? Sie enthält auch Informationen oder Funktionen, die für diesen Benutzer nicht relevant sind, aber für eine andere Rolle von Bedeutung sind.
Und dann ist da noch das Layout der Benutzeroberfläche: Oft ist es ein festes Layout, das die Benutzer nicht an ihre Arbeitsweise anpassen können. Stattdessen müssen sich die Benutzer an die Konfiguration der Oberfläche anpassen. Das ist einfach falsch.
DataStore 4.0 schafft hier Abhilfe, indem es die Benutzer nicht an eine feste Workflow-Benutzeroberfläche bindet. Stattdessen sind sie in der Lage, ihre eigene Benutzeroberfläche zu erstellen, die auf den von ihnen benötigten Informationen und ihrer Arbeitsweise basiert und nicht auf den Informationsanforderungen und Arbeitsmustern anderer. ECM-Benutzer ziehen die gewünschten Elemente einfach per Drag & Drop und ordnen sie so an, wie es für sie am besten funktioniert. Das Endergebnis? Eine Benutzeroberfläche, die ihre Effizienz verbessert und ihre Produktivität maximiert.
Bessere Berichterstattung
Doch die Möglichkeit für ECM-Anwender, eigene Workflows zu erstellen und eigene Oberflächen zu gestalten , ist nicht die einzige Neuerung von DataStore 4.0. Auch die Berichtsfunktionen wurden verbessert. Mit der Business Intelligence Reporting-Funktion können Benutzer ganz einfach ihre eigenen Berichte und Dashboards erstellen. Diese Dashboards lassen sich dann mit wenigen Klicks mit Kollegen teilen. Die Benutzer können sie auch abonnieren und sich die Ergebnisse automatisch per E-Mail zusenden lassen.
Die neuen Funktionen von DataStore 4.0 beschleunigen zentrale organisatorische Aufgaben wie Kontoeröffnung, Fallmanagement und Audit-Berichte erheblich. Durch diese Beschleunigung werden Kundenprobleme schneller gelöst, Transaktionen schneller abgewickelt und Berichte problemlos an die Personen weitergeleitet, die sie benötigen. Das Endergebnis ist eine bessere Erfahrung für die Kunden des Kunden und eine höhere Effizienz im gesamten Unternehmen.
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