DataStore ya es un potente y robusto sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) diseñado específicamente para el sector de los servicios financieros. Ofrece a las empresas un control total sobre la captura, indexación, archivo, accesibilidad, entrega y conservación de toda la información crítica para el negocio.
Pero sabíamos que podíamos mejorarlo. Y, en concreto, sabíamos que podíamos mejorar mucho la automatización del flujo de trabajo y la generación de informes con respecto a cualquier otro producto similar. Entonces, ¿cuáles son las nuevas funciones de DataStore 4.0 que se han desarrollado con la ayuda de usuarios reales?
Flujos de trabajo automatizados creados por el usuario
Empezamos preguntándonos: ¿cuáles son los mayores retos a los que se enfrentan los usuarios que intentan integrar otras herramientas de automatización de flujos de trabajo en ECM? El primer reto que descubrimos fue la necesidad de que esos usuarios involucraran al departamento de TI en el diseño de los flujos de trabajo. La creación de flujos de trabajo con software de última generación suele ser un proceso tan complicado que los usuarios dependen en gran medida, si no exclusivamente, del departamento de TI.
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Con demasiada frecuencia, esto les frustra porque renuncian a cierto grado de control y se ven obligados a depender de otros. El departamento de TI se frustra porque está ocupado creando flujos de trabajo automatizados cuando a menudo tiene tareas más importantes en las que centrarse.
DataStore 4.0 cambia esa dinámica y le da un giro radical. Con esta nueva versión, los usuarios tienen la posibilidad de crear fácilmente sus propios flujos de trabajo con poca o ninguna ayuda del departamento de TI. Mediante una interfaz intuitiva, los usuarios solo tienen que arrastrar y soltar los elementos que necesitan para crear un flujo de trabajo. No es necesario que sepan programar para diseñar estos flujos de trabajo y no tienen que depender del departamento de TI si no quieren. El poder está en sus manos.
Los usuarios diseñan su propia interfaz.
¿Cuál es el segundo reto que hemos detectado para las personas que utilizan herramientas de automatización de flujos de trabajo para ayudar a optimizar la gestión de contenidos empresariales (ECM)? La interfaz de usuario. Más concretamente, la interfaz de usuario suele ser la misma para todos los usuarios de una solución de flujo de trabajo determinada. Y aunque puede contener información relevante para un usuario concreto, ¿qué ocurre en la mayoría de los casos? También contiene información o funciones que no son relevantes para ellos, sino para otra función.
Luego está el diseño de la interfaz de usuario: a menudo se trata de un diseño fijo que los usuarios no pueden ajustar a su forma de trabajar. En cambio, los usuarios tienen que adaptarse a la configuración de la interfaz. Eso es simplemente incorrecto.
Todo eso se soluciona con DataStore 4.0, que no limita a los usuarios a una interfaz de usuario con un flujo de trabajo fijo. En su lugar, les permite crear su propia interfaz de usuario basándose en la información que necesitan y en la forma en que trabajan mejor, y no en las necesidades de información y los patrones de trabajo de otros. Los usuarios de ECM simplemente arrastran y sueltan los elementos que desean ver y los organizan de la forma que mejor les conviene. ¿El resultado final? Una interfaz que mejora su eficiencia y maximiza su productividad.
Mejores informes
Pero permitir a los usuarios de ECM crear sus propios flujos de trabajo y diseñar sus propias interfaces no es la única novedad de DataStore 4.0. También se han mejorado sus capacidades de generación de informes. Con Business Intelligence Reporting, los usuarios pueden crear fácilmente sus propios informes y paneles de control. Una vez creados, estos paneles de control se pueden compartir fácilmente con los compañeros de trabajo con solo unos clics. Los usuarios también pueden suscribirse a ellos y recibir los resultados automáticamente por correo electrónico.
La nueva funcionalidad integrada en DataStore 4.0 acelera significativamente las tareas organizativas básicas, como la apertura de cuentas, la gestión de casos y la elaboración de informes de auditoría. Y con esa aceleración, los problemas de los clientes se resuelven más rápidamente, las transacciones se completan con mayor rapidez y los informes llegan fácilmente a las personas que los necesitan. El resultado final es una mejor experiencia para los clientes del cliente y una mayor eficiencia en toda la organización.
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