Aufforderung zur Selbstidentifikation

Im Rahmen der Anforderungen zur Datenerfassung und -speicherung gemäß den Affirmative-Action-Vorschriften der Bundesregierung sind Auftragnehmer und Subunternehmer der Bundesregierung verpflichtet, von Bewerbern Angaben zu ihrer ethnischen Zugehörigkeit und ihrem Geschlecht zu erheben. Auftragnehmer sind außerdem verpflichtet, ihre Mitarbeiter zu ihrer ethnischen Zugehörigkeit und ihrem Geschlecht sowie zu ihrem Veteranen- und Behindertenstatus zu befragen. Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums unterzieht derzeit alle Praktiken und Programme zur positiven Diskriminierung einer verstärkten Prüfung. Daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Richtlinien für Selbstauskunftsformulare für Bewerber und Mitarbeiter zu überprüfen.

Hier sind einige erste Überlegungen wichtig. Erstens: Die OFCCP ist gerade dabei, ihre Vorschriften in Bezug auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen möglicherweise zu ändern. Nach den Vorschlägen der OFCCP aus dem Jahr 2011 wären Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes verpflichtet, Informationen über Veteranen und Behinderungen sowohl von Bewerbern als auch von Mitarbeitern zu sammeln. Diese vorgeschlagenen Änderungen wurden noch NICHT umgesetzt, und Unternehmen sollten mit Änderungen an Bewerberfragebögen warten, bis diese vorgeschlagenen Vorschriften in ihrer endgültigen Form veröffentlicht sind.

Zweitens können die folgenden Vorschläge für Unternehmen, die bestimmte Bewerberverwaltungssysteme oder Personalinformationssysteme verwenden, problematisch sein. Einige der im Handel erhältlichen Systeme schränken die Änderungen ein, die Bundesauftragnehmer und Subunternehmer an Bewerber- und/oder Mitarbeiterbefragungsformularen vornehmen können. Sie sollten sich an Ihren Systemanbieter wenden, um zu klären, wie Sie die folgenden Vorschläge umsetzen können.

• Richtlinien für das Formular zur Selbstidentifizierung für Bewerber
  • Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen Bewerbern ein Formular zur Verfügung stellen, in dem sie ihre ethnische Zugehörigkeit und ihr Geschlecht angeben können. Die Frage nach der ethnischen Zugehörigkeit bezieht sich darauf, ob ein Bewerber hispanischer Abstammung ist oder nicht. Personen, die sich als hispanisch identifizieren, sollten darüber informiert werden, dass sie die Frage zur ethnischen Zugehörigkeit nicht ausfüllen müssen.
  • Die in den Vorschriften der OFCCP verwendeten Rassenkategorien lauten wie folgt:
    • Weiß
    • Asiatisch/Indischer Subkontinent/Pazifische Inselbewohner
    • Schwarz/Afroamerikaner
    • Indianer/Ureinwohner Alaskas

  • Die OFCCP erlaubt Auftragnehmern auch die Verwendung der erweiterten Definitionen für Rasse/Ethnizität, die von der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) verwendet werden. Die EEOC hat eine separate Kategorie namens „Zwei oder mehr Rassen” geschaffen und die Pazifikinsulaner als separate Kategorie von den Asiaten/Indern des indischen Subkontinents getrennt. Während viele Unternehmen dem Beispiel der EEOC folgen und eine Kategorie namens „Zwei oder mehr Rassen“ verwenden, ist es besser, die Kategorie „Zwei oder mehr Rassen“ zu streichen und den Bewerbern zu ermöglichen, alle für sie zutreffenden Rassenkategorien auszuwählen. Personen, die zwei oder mehr Rassen angehören, sind keine Mitglieder einer homogenen Gruppe und sollten auch nicht als solche behandelt werden, unabhängig davon, wie die EEOC zu diesem Thema steht.
  • Nach den geltenden Vorschriften dürfen Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes Bewerber nach dem Status als Veteran befragen. Sie dürfen jedoch Bewerber nicht nach dem Status als behinderter Veteran befragen, ebenso wie sie Bewerber nicht nach dem Status als Behinderter befragen dürfen. Derzeit darf nach dem Status als behinderter Veteran und nach dem Status als Behinderter erst gefragt werden, wenn ein Stellenangebot gemacht wurde.
  • Die OFCCP hat vorgeschlagen, dass Bewerbern das Formular zur Selbstidentifizierung zu einem Zeitpunkt vor der Interviewphase des Auswahlverfahrens ausgehändigt werden sollte.
  • Wenn ein Auftragnehmer der Bundesregierung von allen Bewerbern verlangt, ein Online-Bewerbungssystem zu nutzen, ein Bewerber dieses System jedoch nicht nutzen kann, muss der Auftragnehmer eine Möglichkeit finden, sicherzustellen, dass der Bewerber sich bewerben und das Formular zur Selbstidentifizierung ausfüllen kann.
  • Wenn ein Auftragnehmer oder Subunternehmer des Bundes kein Online-System verwendet, sondern Lebensläufe per E-Mail entgegennimmt, ist er dennoch verpflichtet, sich um die Erfassung von Informationen zu Rasse/ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht zu bemühen. Unternehmen, die Lebensläufe per E-Mail annehmen, können das Formular zur Selbstidentifizierung per E-Mail an den Bewerber senden, damit dieser es ausfüllen und an den Auftragnehmer zurücksenden kann. Alternativ kann das Formular zur Selbstidentifizierung auch per Post an den Bewerber geschickt werden.
  • Das Formular zur Selbstidentifizierung muss darauf hinweisen, dass das Ausfüllen des Formulars freiwillig ist. Die OFCCP überprüft die Formulare zur Selbstidentifizierung, um sicherzustellen, dass das Wort „freiwillig” auf dem Formular erscheint.
  • Wenn ein Bewerber es ablehnt, seine ethnische Zugehörigkeit oder sein Geschlecht anzugeben, sollten Auftragnehmer nicht versuchen, die ethnische Zugehörigkeit oder das Geschlecht des Bewerbers zu erraten. Unsere Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass die OFCCP-Compliance-Beauftragten häufig darauf hingewiesen haben, dass Auftragnehmer die ethnische Zugehörigkeit und das Geschlecht eines Bewerbers visuell identifizieren sollten, wenn der Bewerber zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen wird.
  • Gelegentlich hatten wir Kunden, die von OFCCP-Compliance-Beauftragten angewiesen wurden, das Geschlecht aller Bewerber anhand ihres Namens zu erraten. Dies steht in völligem Widerspruch zur OFCCP-Richtlinie 265, und Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sollten sich davor hüten, die ethnische Zugehörigkeit oder das Geschlecht von Bewerbern zu erraten, die sie nicht gesehen haben.
  • Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind verpflichtet, das Formular zur Selbstidentifizierung eines Bewerbers getrennt vom Bewerbungsformular dieser Person aufzubewahren, damit das Formular zur Selbstidentifizierung nicht an Manager und andere Personalverantwortliche weitergeleitet wird. Auftragnehmer sind in der Regel verpflichtet, die Formulare zur Selbstidentifizierung von Bewerbern zwei Jahre lang aufzubewahren, während kleinere Arbeitgeber diese möglicherweise nur ein Jahr lang aufbewahren müssen.

• Richtlinien für das Formular zur Selbstidentifizierung für Mitarbeiter
  • Bundesauftragnehmer und Subunternehmer müssen allen neuen Mitarbeitern ein Formular zur Verfügung stellen, in dem sie ihre ethnische Zugehörigkeit und ihr Geschlecht angeben können. Die oben genannten Informationen zur Erfassung und Speicherung von Daten zur ethnischen Zugehörigkeit und zum Geschlecht von Bewerbern gelten auch für Mitarbeiter. Auch wenn die meisten Personalinformationssysteme es nicht zulassen, dass Mitarbeiter mehr als einer ethnischen Gruppe zugeordnet werden, ist es sinnvoll, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, in Formularen zur Selbstidentifizierung mehr als eine ethnische Zugehörigkeit anzugeben.
  • Das Formular zur Selbstidentifizierung für Mitarbeiter muss auch die Möglichkeit enthalten, den Veteranenstatus anzugeben. Die zu verwendenden Veteranenkategorien lauten wie folgt:
    • Medaille für Verdienste in den Streitkräften Veteran
    • Behinderter Veteran
    • Aktiver Kriegs- oder Kampagnenabzeichen-Veteran (auch bekannt als „anderer geschützter Veteran“)
    • Kürzlich getrennt lebender Veteran
  • Auftragnehmer sollten Personen, die sich als kürzlich aus dem Dienst ausgeschiedene Veteranen identifizieren, nach dem Datum ihres Ausscheidens fragen. Personen fallen drei Jahre nach ihrem Ausscheidungsdatum aus dieser Klassifizierung heraus.
  • Der Status als Vietnam-Veteran muss nur auf Umfrageformularen für Arbeitgeber angegeben werden, die vor dem 1. Dezember 2003 unveränderte Bundesverträge abgeschlossen haben. Es gibt nur sehr wenige, wenn überhaupt, Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten, die noch alte, unveränderte Verträge haben.
  • Das Formular zur Selbstidentifizierung für Mitarbeiter muss den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, ihren Behindertenstatus anzugeben und eine angemessene Vorkehrung für diese Behinderung zu beantragen.
  • Laut Bundesvorschriften sollten neue Mitarbeiter das Formular zur Selbstidentifizierung nach der Stellenzusage und vor der Einstellung erhalten. Viele Auftragnehmer händigen dieses Formular neuen Mitarbeitern jedoch erst aus, wenn sie andere Einführungsunterlagen ausgefüllt haben.
  • Bundesauftragnehmer können jederzeit ihre gesamte Belegschaft erneut auf Rasse/ethnische Zugehörigkeit, Geschlecht, Veteranenstatus und Behinderungsstatus untersuchen.
  • Das Formular zur Selbstidentifizierung muss darauf hinweisen, dass das Ausfüllen dieses Formulars freiwillig ist. Die OFCCP überprüft die Formulare zur Selbstidentifizierung, um sicherzustellen, dass das Wort „freiwillig” auf dem Formular erscheint.
  • Wenn ein Mitarbeiter sich weigert, seine ethnische Zugehörigkeit oder sein Geschlecht anzugeben, sollten Auftragnehmer der Bundesregierung eine visuelle Identifizierung der ethnischen Zugehörigkeit und des Geschlechts des Mitarbeiters vornehmen. Daten zur ethnischen Zugehörigkeit und zum Geschlecht sind für die jährliche EEO-1-Umfrage und für Fördermaßnahmenpläne erforderlich.
  • Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sollten das Selbstidentifizierungsformular eines Mitarbeiters getrennt von dessen Personalakte oder anderen Unterlagen aufbewahren, die den für die Beaufsichtigung des Mitarbeiters zuständigen Personen zugänglich sind. Das Selbstidentifizierungsformular enthält möglicherweise geschützte Informationen über eine Behinderung, die ohne triftigen Grund nicht an Vorgesetzte oder andere Personen weitergegeben werden sollten.

Wussten Sie schon, dassdass bei den jüngsten OFCCP-Audits einige Compliance-Beauftragte Auftragnehmer gebeten haben, Selbstidentifizierungsformulare für Bewerber und Mitarbeiter vorzulegen? Die Compliance-Beauftragten haben außerdem um schriftliche Unterlagen zu dem Verfahren gebeten, das zur Bereitstellung der Selbstidentifizierungsformulare verwendet wird.

Vielen Dank an Sally Buzdum von HR Analytical Services, die die Hauptautorin dieses Artikels war. Weitere Informationen zum Selbstidentifizierungsprozess erhalten Sie von Bill Osterndorf unter [email protected]. Eine Kopie der OFCCP-Richtlinie 265 finden Sie auf der Website von HR Analytical Services unter http://www.hranalytical.com/documents.html.

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung oder als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2012

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.