Dans le cadre des exigences en matière de collecte et de conservation des données prévues par la réglementation fédérale sur la discrimination positive, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus de recueillir des informations sur l'origine ethnique et le sexe des candidats. Les entrepreneurs sont également tenus de mener une enquête auprès de leurs employés afin de recueillir des informations sur leur origine ethnique, leur sexe, leur statut d'ancien combattant et leur handicap. Le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail examine actuellement de manière approfondie toutes les pratiques et tous les programmes d'action positive. Le moment est donc opportun pour revoir les directives relatives aux formulaires d'auto-identification destinés aux candidats et aux employés.
Plusieurs réflexions préliminaires sont importantes ici. Tout d'abord, l'OFCCP est en train de modifier ses réglementations concernant les anciens combattants et les personnes handicapées. Selon les propositions de l'OFCCP de 2011, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux seraient tenus de recueillir des informations sur les anciens combattants et les personnes handicapées auprès des candidats et des employés. Ces modifications proposées n'ont PAS encore été mises en œuvre, et les entreprises devraient attendre que ces réglementations proposées soient publiées sous leur forme définitive avant d'apporter des modifications aux questionnaires destinés aux candidats.
Deuxièmement, les suggestions ci-dessous peuvent poser problème aux entreprises qui utilisent certains systèmes de suivi des candidats ou systèmes d'information RH. Certains des systèmes disponibles dans le commerce limitent les modifications que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux peuvent apporter aux formulaires d'enquête destinés aux candidats et/ou aux employés. Vous devez contacter votre fournisseur de système pour déterminer comment vous pouvez mettre en œuvre les suggestions ci-dessous.
- Directives relatives au formulaire d'auto-identification pour les candidats
- Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent fournir aux candidats un formulaire leur permettant d'indiquer leur origine ethnique et leur sexe. La question relative à l'origine ethnique vise à déterminer si le candidat est hispanique ou non. Les personnes qui s'identifient comme hispaniques doivent être informées qu'elles ne doivent pas remplir la question du questionnaire relative à l'origine ethnique.
- Les catégories raciales utilisées dans les réglementations de l'OFCCP sont les suivantes :
- Blanc
- Asiatique/Sous-continent indien/Insulaire du Pacifique
- Noir/Afro-américain
- Amérindien/Autochtone d'Alaska
- L'OFCCP autorise également les entrepreneurs à utiliser les définitions élargies de race/ethnicité utilisées par la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC). L'EEOC a créé une catégorie distincte intitulée « Deux races ou plus » et a séparé les insulaires du Pacifique dans une catégorie distincte de celle des Asiatiques/Indiens du sous-continent. Si de nombreuses entreprises suivent l'exemple de l'EEOC et utilisent une catégorie appelée « Deux races ou plus », une meilleure approche consiste à supprimer la catégorie « Deux races ou plus » et à permettre aux candidats de sélectionner toutes les catégories raciales qui s'appliquent à eux. Les personnes qui appartiennent à deux races ou plus ne font pas partie d'un groupe homogène et ne doivent pas être traitées comme telles, quelle que soit l'approche de l'EEOC sur cette question.
- En vertu de la réglementation actuelle, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux PEUVENT interroger les candidats sur la plupart des statuts d'ancien combattant ; cependant, ils ne sont pas autorisés à interroger les candidats sur leur statut d'ancien combattant handicapé, tout comme ils ne sont pas autorisés à interroger les candidats sur leur statut d'invalidité. Actuellement, le statut d'ancien combattant handicapé et le statut d'invalidité ne peuvent être demandés qu'une fois qu'une offre d'emploi a été faite.
- L'OFCCP a suggéré que les candidats reçoivent le formulaire d'auto-identification avant la phase d'entretien du processus de sélection.
- Si un entrepreneur fédéral exige que tous les candidats utilisent un système de candidature en ligne, mais qu'un candidat n'est pas en mesure d'utiliser ce système, l'entrepreneur doit trouver un moyen de s'assurer que le candidat puisse postuler et remplir le formulaire d'auto-identification.
- Si un entrepreneur ou un sous-traitant fédéral n'utilise pas de système en ligne, mais accepte plutôt les CV par courrier électronique, il est tout de même tenu de faire un effort pour recueillir des informations sur l'origine ethnique et le sexe. Les entreprises qui acceptent les CV par e-mail peuvent envoyer le formulaire d'auto-identification au candidat par e-mail afin que celui-ci puisse le remplir et le renvoyer au contractant. Une autre solution consiste à envoyer le formulaire d'auto-identification au candidat par courrier postal.
- Le formulaire d'auto-identification doit indiquer que son remplissage est volontaire. L'OFCCP examine les formulaires d'auto-identification afin de s'assurer que le mot « volontaire » y figure.
- Si un candidat refuse d'indiquer son origine ethnique ou son sexe, les entrepreneurs ne doivent pas deviner l'origine ethnique ou le sexe du candidat. Cependant, d'après notre expérience, les agents de conformité de l'OFCCP ont souvent indiqué que les entrepreneurs doivent identifier visuellement l'origine ethnique et le sexe d'un candidat si celui-ci passe un entretien en personne.
- Il nous est arrivé d'avoir des clients à qui les agents de conformité de l'OFCCP ont demandé de deviner le sexe de tous les candidats en se basant sur leur nom. Cela est totalement contraire à la directive 265 de l'OFCCP, et les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent se garder de deviner l'origine ethnique ou le sexe des candidats qu'ils n'ont pas vus.
- Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus de conserver le formulaire d'auto-identification d'un candidat séparément du formulaire de candidature de cette personne afin que le formulaire d'auto-identification ne soit pas envoyé aux responsables et autres agents chargés du recrutement. Les entrepreneurs sont généralement tenus de conserver les formulaires d'auto-identification des candidats pendant deux ans, bien que les petits employeurs puissent être tenus de les conserver pendant un an seulement.
- Directives relatives au formulaire d'auto-identification pour les employés
- Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent fournir à tous les nouveaux employés un formulaire leur permettant d'indiquer leur origine ethnique et leur sexe. Les informations ci-dessus concernant la collecte et l'enregistrement des données relatives à l'origine ethnique et au sexe des candidats s'appliquent également aux employés. Même si la plupart des systèmes d'information RH ne permettent pas aux employés d'appartenir à plusieurs catégories ethniques, il est utile de leur permettre de sélectionner plusieurs origines ethniques sur les formulaires d'auto-identification.
- Le formulaire d'auto-identification destiné aux employés doit également inclure la possibilité d'indiquer le statut d'ancien combattant. Les catégories d'anciens combattants à utiliser sont les suivantes :
- Médaille du service dans les forces armées Ancien combattant
- Ancien combattant handicapé
- Ancien combattant ayant reçu l'insigne de guerre ou de campagne (également appelé « autre ancien combattant protégé »)
- Vétéran récemment séparé
- Les entrepreneurs doivent demander la date de séparation aux personnes qui s'identifient comme des anciens combattants récemment séparés. Les personnes ne sont plus considérées comme telles trois ans après leur date de séparation.
- Le statut d'ancien combattant de la guerre du Vietnam n'est requis que sur les formulaires d'enquête destinés aux employeurs qui ont des contrats fédéraux non modifiés antérieurs au 1er décembre 2003. Il existe très peu, voire aucun, employeur ayant encore d'anciens contrats non modifiés aux États-Unis.
- Le formulaire d'auto-identification destiné aux employés doit permettre à ces derniers d'indiquer leur statut de handicap et de demander un aménagement raisonnable pour ce handicap.
- La réglementation fédérale stipule que les nouveaux employés doivent recevoir le formulaire d'auto-identification au stade postérieur à l'offre d'emploi et antérieur à l'embauche. Cependant, de nombreux entrepreneurs fournissent ce formulaire aux nouveaux employés au moment où ils remplissent d'autres documents d'orientation.
- Les entrepreneurs fédéraux peuvent à tout moment mener une nouvelle enquête auprès de l'ensemble de leur personnel sur les questions de race/origine ethnique, de sexe, de statut d'ancien combattant et de handicap.
- Le formulaire d'auto-identification doit indiquer que son remplissage est volontaire. L'OFCCP examine les formulaires d'auto-identification afin de s'assurer que le mot « volontaire » y figure bien.
- Si un employé refuse d'indiquer son origine ethnique ou son sexe, les sous-traitants fédéraux doivent procéder à une identification visuelle de l'origine ethnique et du sexe de l'employé. Les données relatives à l'origine ethnique et au sexe sont requises pour l'enquête annuelle EEO-1 et pour les plans d'action positive.
- Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent conserver le formulaire d'auto-identification d'un employé séparément du dossier personnel de base de l'employé ou d'autres documents accessibles aux personnes chargées de superviser l'employé. Le formulaire d'auto-identification contient potentiellement des informations protégées concernant le handicap qui ne doivent pas être communiquées aux responsables ou à d'autres personnes sans motif valable.
Saviez-vous que...lors des récents audits de l'OFCCP, certains responsables de la conformité ont demandé aux entrepreneurs de fournir des formulaires d'auto-identification pour les candidats et les employés ? Les responsables de la conformité ont également demandé des documents écrits décrivant le processus utilisé pour proposer les formulaires d'auto-identification.
Nous remercions chaleureusement Sally Buzdum, de HR Analytical Services, qui est l'auteure principale de cet article. Pour plus d'informations sur le processus d'auto-identification, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected]. Vous trouverez une copie de la directive 265 de l'OFCCP sur le site Web de HR Analytical Services à l'adresse http://www.hranalytical.com/documents.html.
Remarque : Aucune partie de cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace les conseils d'un professionnel concernant la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © HR Analytical Services Inc. 2012.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
