根据联邦政府平权行动条例的数据收集和记录保存要求，联邦承包商及分包商有义务向应聘者收集种族/族裔及性别信息。 承包商还需对员工进行种族/族裔、性别信息以及退伍军人身份和残疾状况的调查。美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）目前正加强对所有平权行动实践和项目的审查力度，因此现阶段正是重新审视申请人及员工自我申报表格相关指南的适当时机。
在此需注意以下几点初始考量。首先，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）正着手修订关于退伍军人和残障人士的法规。根据该机构2011年的提案，联邦承包商及分包商将被要求从应聘者和雇员处收集退伍军人及残障状况信息。这些拟议修订尚未正式实施，企业应待最终法规颁布后再调整应聘者调查问卷。
其次，以下建议对于使用特定求职者追踪系统或人力资源信息系统的公司可能存在问题。部分市售系统限制了联邦承包商及分包商对求职者和/或员工调查表的修改权限。您应联系系统供应商，以确定如何实施以下建议。
- 申请人自我识别表填写指南
- 联邦承包商及分包商必须向申请人提供表格，供其填写种族/族裔及性别信息。族裔问题特指申请人是否为西班牙裔。自认西班牙裔的个人应被告知无需填写种族调查问题。
- 美国联邦合同合规计划办公室（OFCCP）法规中使用的种族分类如下：
- 白色
- 亚洲人/印度次大陆人/太平洋岛民
- 黑人/非裔美国人
- 美洲原住民/阿拉斯加原住民
- 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）亦允许承包商采用平等就业机会委员会（EEOC）所使用的扩展种族/族裔定义。EEOC设立了独立的"两种或多种族裔"类别，并将太平洋岛民从亚裔/印度次大陆族裔中分离为独立类别。 尽管许多企业遵循EEOC做法采用"两种或多种族裔"分类，更优方案是取消该类别，允许申请人勾选所有适用的族裔类别。具有两种或多种族裔背景的个体并非同质群体成员，无论EEOC如何处理此问题，均不应将其视为同质群体对待。
- 根据现行规定，联邦承包商及其分包商可对申请人的多数退伍军人身份进行调查；但不得对申请人的伤残退伍军人身份进行调查，正如其不得对申请人的残疾状况进行调查一样。目前，伤残退伍军人身份与残疾状况的询问仅限于工作录用通知发出之后。
- 联邦合同合规计划办公室（OFCCP）建议，应在选拔流程的面试阶段之前某个时间点向申请人提供自我识别表格。
- 若联邦承包商要求所有申请者使用在线申请系统，但申请者无法使用该系统时，承包商必须采取措施确保申请者能够提交申请并完成自我识别表格。
- 若联邦承包商或分包商未采用在线系统，而是通过电子邮件接收简历，仍须努力收集种族/族裔及性别信息。 通过电子邮件接收简历的企业，可将自我识别表格以电子邮件形式发送给申请人，由申请人填写后返还给承包商。另一种方式是将自我识别表格邮寄给申请人。
- 自我识别表格必须注明填写该表格是自愿行为。联邦合约合规计划办公室正在审查自我识别表格，以确保表格上出现"自愿"一词。
- 若申请人拒绝透露种族/族裔或性别信息，承包商不得擅自推测其种族/族裔或性别。但根据我们的经验，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规官员多次指出：当申请人接受面谈时，承包商应通过视觉观察确认其种族/族裔及性别特征。
- 偶尔，我们遇到过客户被联邦合同合规计划办公室（OFCCP）合规官员要求根据姓名猜测所有申请人的性别。这种做法完全违背了OFCCP第265号指令，联邦承包商及分包商应警惕对未面谈申请人的种族/族裔或性别进行猜测。
- 联邦承包商及其分包商必须将申请人的自我认同表格与该个人的申请表格分开存放，以确保自我认同表格不会被发送给经理及其他招聘官员。承包商通常需将申请人的自我认同表格保留两年，但小型雇主可能只需保留一年。
- 员工自我认同表格填写指南
- 联邦承包商及分包商必须向所有新员工提供表格，供其填写种族/族裔及性别信息。上述关于收集和记录应聘者种族/族裔及性别数据的规定同样适用于在职员工。尽管多数人力资源信息系统不允许员工同时归入多个种族类别，但在自我认同表格中允许员工选择多个种族选项仍具有重要意义。
- 员工自我申报表还须包含表明退伍军人身份的选项。退伍军人分类如下：
- 武装部队服役勋章（退伍军人）
- 伤残退伍军人
- 现役战时或战役勋章退伍军人（亦称“其他受保护退伍军人”）
- 近期退役的退伍军人
- 承包商应向自称近期退役的退伍军人询问其退役日期。个人在退役日期满三年后将不再属于此分类。
- 越南战争时期退伍军人身份仅需在雇主调查表中填写，且仅适用于2003年12月1日前签订的未修改联邦合同。目前美国境内几乎不存在持有此类旧合同的雇主。
- 员工自我申报表必须允许员工表明其残疾状况，并可据此申请合理的便利措施。
- 联邦法规规定，应在录用通知后/入职前阶段向新员工提供自我认同表格。然而，许多承包商在员工完成其他入职培训材料时才提供此表格。
- 联邦承包商可随时对其全体员工进行重新调查，内容涉及种族/族裔、性别、退伍军人身份及残疾状况。
- 自我识别表格必须注明填写此表格是自愿行为。联邦合约合规计划办公室正在审查自我识别表格，以确保表格上出现"自愿"一词。
- 若雇员拒绝透露其种族/族裔或性别信息，联邦承包商应通过视觉识别方式确定该雇员的种族/族裔及性别。种族/族裔与性别数据是年度EEO-1调查及平权行动计划的必填内容。
- 联邦承包商及分包商应将员工的自我识别表格与员工基本人事档案或其他可供员工主管人员查阅的记录分开存放。该表格可能包含受保护的残疾相关信息，未经正当理由不得向管理者或其他人员提供。
您是否知道……在最近的联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计中，部分合规官员要求承包商提供申请人和雇员的自我识别表格？合规官员还要求提交书面文件，说明提供自我识别表格的流程。
衷心感谢人力资源分析服务公司的莎莉·布兹杜姆，她是本文的主要作者。如需了解自我认同流程的更多信息，请联系比尔·奥斯特多夫，邮箱： [email protected]。您可在人力资源分析服务公司网站http://www.hranalytical.com/documents.html查阅美国联邦合同合规计划办公室第265号指令的副本。
请注意：本文内容不构成法律建议，亦不能替代针对贵组织具体情况的专业建议。所有原创材料版权归HR Analytical Services Inc. 2012所有。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
