Como parte de los requisitos de recopilación y mantenimiento de registros establecidos en las normas de acción afirmativa del gobierno federal, los contratistas y subcontratistas federales están obligados a recopilar información sobre la raza/etnia y el género de los solicitantes. Los contratistas también deben realizar encuestas a los empleados para recopilar información sobre su raza/etnia y género, así como sobre su condición de veterano o discapacitado. La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos está sometiendo actualmente a un mayor escrutinio todas las prácticas y programas de acción afirmativa, por lo que este es un momento adecuado para revisar las directrices relativas a los formularios de autoidentificación para solicitantes y empleados.
Hay varias consideraciones iniciales importantes en este sentido. En primer lugar, la OFCCP está en proceso de modificar sus normativas relativas a los veteranos y las personas con discapacidad. Según las propuestas de la OFCCP de 2011, los contratistas y subcontratistas federales estarían obligados a recopilar información sobre los veteranos y las personas con discapacidad tanto de los solicitantes como de los empleados. Estos cambios propuestos aún NO se han aplicado, y las empresas deben esperar a que se publiquen las normativas definitivas antes de realizar cambios en las encuestas a los solicitantes.
En segundo lugar, las sugerencias que se indican a continuación pueden resultar problemáticas para las empresas que utilizan determinados sistemas de seguimiento de candidatos o sistemas de información de recursos humanos. Algunos de los sistemas disponibles en el mercado limitan los cambios que los contratistas y subcontratistas federales pueden realizar en los formularios de encuesta para candidatos y/o empleados. Debe ponerse en contacto con el proveedor de su sistema para determinar cómo puede implementar las sugerencias que se indican a continuación.
- Directrices para el formulario de autoidentificación para solicitantes
- Los contratistas y subcontratistas federales deben proporcionar a los solicitantes un formulario que les permita identificar su raza/etnia y género. La pregunta sobre la etnia se refiere a si el solicitante es o no hispano. Las personas que se identifiquen como hispanas deben ser informadas de que no deben rellenar la pregunta de la encuesta sobre la raza.
- Las categorías raciales utilizadas en las regulaciones de la OFCCP son las siguientes:
- Blanco
- Asiático/Subcontinente indio/Islas del Pacífico
- Negro/Afroamericano
- Nativo americano/nativo de Alaska
- La OFCCP también permite a los contratistas utilizar las definiciones ampliadas de raza/etnia que utiliza la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). La EEOC creó una categoría separada denominada «Dos o más razas» y separó a los habitantes de las islas del Pacífico como una categoría independiente de la del subcontinente asiático/indio. Aunque muchas empresas siguen el ejemplo de la EEOC y utilizan una categoría denominada «Dos o más razas», un enfoque más adecuado sería eliminar la categoría «Dos o más razas» y permitir a los solicitantes seleccionar todas las categorías raciales que les correspondan. Las personas que pertenecen a dos o más razas no son miembros de un grupo homogéneo y no deben ser tratadas como tales, independientemente del enfoque de la EEOC sobre esta cuestión.
- Según la normativa vigente, los contratistas y subcontratistas federales PUEDEN preguntar a los solicitantes sobre la mayoría de las condiciones de veterano; sin embargo, no pueden preguntarles sobre su condición de veterano discapacitado, al igual que no pueden preguntarles sobre su condición de discapacitado. Actualmente, la condición de veterano discapacitado y la condición de discapacitado solo pueden preguntarse una vez que se ha hecho una oferta de trabajo.
- La OFCCP ha sugerido que se entregue a los solicitantes el formulario de autoidentificación en algún momento antes de la fase de entrevistas del proceso de selección.
- Si un contratista federal exige a todos los solicitantes que utilicen un sistema de solicitud en línea, pero un solicitante no puede utilizar dicho sistema, el contratista debe encontrar una forma de garantizar que el solicitante pueda presentar su solicitud y completar el formulario de autoidentificación.
- Si un contratista o subcontratista federal no utiliza un sistema en línea, sino que acepta currículos por correo electrónico, el contratista sigue estando obligado a hacer un esfuerzo por recopilar información sobre la raza/etnia y el género. Las empresas que aceptan currículos por correo electrónico pueden enviar el formulario de autoidentificación al solicitante por correo electrónico para que este lo rellene y lo devuelva al contratista. Una alternativa sería enviar el formulario de autoidentificación por correo postal al solicitante.
- El formulario de autoidentificación debe indicar que su cumplimentación es voluntaria. La OFCCP está revisando los formularios de autoidentificación para asegurarse de que la palabra «voluntario» aparece en el formulario.
- Si un solicitante se niega a identificar su raza/etnia o género, los contratistas no deben adivinar la raza/etnia o el género del solicitante. Sin embargo, según nuestra experiencia, los funcionarios de cumplimiento de la OFCCP han indicado con frecuencia que los contratistas deben realizar una identificación visual de la raza/etnia y el género de un solicitante si este es entrevistado en persona.
- En ocasiones, hemos tenido clientes a los que los responsables de cumplimiento de la OFCCP han dado instrucciones de adivinar el sexo de todos los solicitantes basándose en su nombre. Esto es totalmente contrario a la directiva 265 de la OFCCP, y los contratistas y subcontratistas federales deben tener cuidado a la hora de adivinar la raza/etnia o el sexo de los solicitantes a los que no han visto.
- Los contratistas y subcontratistas federales deben mantener el formulario de autoidentificación del solicitante separado del formulario de solicitud de esa persona, de modo que el formulario de autoidentificación no se envíe a los gerentes y otros funcionarios encargados de la contratación. Por lo general, los contratistas deben conservar los formularios de autoidentificación de los solicitantes durante dos años, aunque es posible que los empleadores más pequeños solo deban conservarlos durante un año.
- Directrices para el formulario de autoidentificación de los empleados
- Los contratistas y subcontratistas federales deben proporcionar a todos los nuevos empleados un formulario que les permita identificar su raza/etnia y género. La información anterior relativa a la recopilación y el registro de datos sobre la raza/etnia y el género de los solicitantes también se aplica a los empleados. Aunque la mayoría de los sistemas de información de recursos humanos no permiten que los empleados pertenezcan a más de una categoría racial, es conveniente permitir que los empleados seleccionen más de una raza en los formularios de autoidentificación.
- El formulario de autoidentificación para empleados también debe incluir la oportunidad de indicar la condición de veterano. Las categorías de veteranos que se utilizarán son las siguientes:
- Medalla al Servicio de las Fuerzas Armadas Veterano
- Veterano discapacitado
- Veterano con insignia activa de guerra o campaña (también conocido como «otro veterano protegido»)
- Veterano recientemente separado
- Los contratistas deben solicitar la fecha de separación a aquellas personas que se identifiquen como veteranos recientemente separados. Las personas dejan de pertenecer a esta clasificación tres años después de su fecha de separación.
- La condición de veterano de la guerra de Vietnam solo se requiere en los formularios de encuesta para los empleadores que tengan contratos federales sin modificar anteriores al 1 de diciembre de 2003. Hay muy pocos empleadores, si es que hay alguno, con contratos antiguos sin modificar en los Estados Unidos.
- El formulario de autoidentificación para empleados debe permitir a los empleados indicar su condición de discapacidad y solicitar una adaptación razonable para dicha discapacidad.
- Las regulaciones federales establecen que los nuevos empleados deben recibir el formulario de autoidentificación en la etapa posterior a la oferta y previa a la contratación. Sin embargo, muchos contratistas proporcionan este formulario a los nuevos empleados en el momento en que completan otros materiales de orientación.
- Los contratistas federales pueden volver a encuestar a toda su plantilla en cualquier momento sobre raza/etnia, género, condición de veterano y condición de discapacidad.
- El formulario de autoidentificación debe indicar que su cumplimentación es voluntaria. La OFCCP está revisando los formularios de autoidentificación para asegurarse de que la palabra «voluntario» aparece en el formulario.
- Si un empleado se niega a identificar su raza/etnia o género, los contratistas federales deben realizar una identificación visual de la raza/etnia y el género del empleado. Los datos sobre raza/etnia y género son necesarios para la encuesta anual EEO-1 y para los planes de acción afirmativa.
- Los contratistas y subcontratistas federales deben mantener el formulario de autoidentificación de los empleados separado del expediente personal básico del empleado o de otros registros a los que tengan acceso las personas responsables de supervisar al empleado. El formulario de autoidentificación puede contener información protegida relativa a la discapacidad que no debe facilitarse a los directivos ni a otras personas sin una causa justificada.
¿Sabías que...que durante las recientes auditorías de la OFCCP, algunos responsables de cumplimiento normativo han solicitado a los contratistas que proporcionen formularios de autoidentificación para los solicitantes y empleados? Los responsables de cumplimiento normativo también han solicitado documentación escrita sobre el proceso utilizado para ofrecer los formularios de autoidentificación.
Muchas gracias a Sally Buzdum, de HR Analytical Services, autora principal de este artículo. Para obtener más información sobre el proceso de autoidentificación, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected]. Puede encontrar una copia de la directiva 265 de la OFCCP en el sitio web de HR Analytical Services, en http://www.hranalytical.com/documents.html.
Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2012.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
