Como parte de los requisitos de recopilación de datos y mantenimiento de registros en virtud de la normativa de acción afirmativa del gobierno federal, los contratistas y subcontratistas federales están obligados a recopilar información sobre raza/etnia y sexo de los solicitantes. Los contratistas también están obligados a encuestar a los empleados para obtener información sobre raza/etnia y sexo, así como sobre veteranos y discapacidad. La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP, por sus siglas en inglés) del Departamento de Trabajo de EE.UU. está sometiendo actualmente a un mayor escrutinio todas las prácticas y programas de acción afirmativa, por lo que este es un momento adecuado para revisar las directrices relativas a los formularios de autoidentificación de solicitantes y empleados.
Varias reflexiones iniciales son importantes aquí. En primer lugar, la OFCCP está a punto de modificar su normativa relativa a los veteranos y las personas con discapacidad. Según las propuestas de la OFCCP de 2011, los contratistas y subcontratistas federales estarían obligados a recopilar información sobre veteranos y personas con discapacidad tanto de los solicitantes como de los empleados. Estos cambios propuestos NO se han aplicado todavía, y las empresas deben esperar a hacer cambios en las encuestas a los solicitantes hasta que estas normas propuestas se publiquen en su forma definitiva.
En segundo lugar, las sugerencias que figuran a continuación pueden resultar problemáticas para las empresas que utilizan determinados sistemas de seguimiento de solicitantes o sistemas de información de RRHH. Algunos de los sistemas disponibles comercialmente limitan los cambios que los contratistas y subcontratistas federales pueden realizar en los formularios de encuesta de los solicitantes y/o empleados. Deberá ponerse en contacto con el proveedor de su sistema para determinar cómo puede poner en práctica las sugerencias que figuran a continuación.
- Directrices para el formulario de autoidentificación de los candidatos
- Los contratistas y subcontratistas federales deben proporcionar a los solicitantes un formulario que les permita identificar su raza/etnia y sexo. La pregunta sobre etnia se refiere a si un solicitante es o no hispano. Las personas que se identifiquen como hispanas deben ser informadas de que no deben rellenar la pregunta de la encuesta sobre raza.
- Las categorías raciales utilizadas en la normativa de la OFCCP son las siguientes:
- Blanco
- Subcontinente asiático/indio/isleños del Pacífico
- Negro/afroamericano
- Nativos americanos/nativos de Alaska
- La OFCCP también permite a los contratistas utilizar las definiciones ampliadas de raza/etnia que utiliza la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). La EEOC creó una categoría separada denominada "Dos o más razas" y separó a los isleños del Pacífico de los asiáticos/subcontinentes indios. Aunque muchas empresas siguen el ejemplo de la EEOC y utilizan una categoría denominada "Dos o más razas", un enfoque mejor es eliminar la categoría "Dos o más razas" y permitir que los solicitantes seleccionen todas las categorías raciales que les correspondan. Las personas de dos o más razas no son miembros de un grupo homogéneo y no deben ser tratadas como tales, independientemente del enfoque de la EEOC sobre esta cuestión.
- Con arreglo a la normativa vigente, los contratistas y subcontratistas federales PUEDEN encuestar a los solicitantes en relación con la mayoría de los veteranos; sin embargo, no pueden encuestar a los solicitantes en relación con la condición de veterano discapacitado, al igual que no pueden encuestar a los solicitantes en relación con la condición de discapacitado. Actualmente, la condición de veterano discapacitado y la condición de discapacitado sólo pueden preguntarse una vez que se ha hecho una oferta de trabajo.
- La OFCCP ha sugerido que se entregue a los solicitantes el formulario de autoidentificación en algún momento anterior a la fase de entrevistas del proceso de selección.
- Si un contratista federal exige a todos los solicitantes que utilicen un sistema de solicitud en línea, pero un solicitante no puede utilizar el sistema, el contratista debe encontrar la manera de garantizar que el solicitante pueda solicitar y cumplimentar el formulario de autoidentificación.
- Si un contratista o subcontratista federal no utiliza un sistema en línea, sino que acepta currículos por correo electrónico, el contratista debe esforzarse por recopilar información sobre raza/etnia y sexo. Las empresas que aceptan currículos por correo electrónico pueden enviar el formulario de autoidentificación al solicitante por correo electrónico para que éste lo rellene y lo devuelva al contratista. Una alternativa sería enviar por correo el formulario de autoidentificación al solicitante.
- El formulario de autoidentificación debe indicar que su cumplimentación es voluntaria. La OFCCP está revisando los formularios de autoidentificación para asegurarse de que la palabra "voluntario" aparece en el formulario.
- Si un solicitante se niega a identificar una raza/origen étnico o género, los contratistas no deben adivinar la raza/origen étnico o género del solicitante. Sin embargo, según nuestra experiencia, los funcionarios de cumplimiento de la OFCCP han indicado con frecuencia que los contratistas deben hacer una identificación visual de la raza/etnia y el género de un solicitante si este es entrevistado en persona.
- En ocasiones, hemos tenido clientes que han recibido instrucciones de los oficiales de cumplimiento de la OFCCP de adivinar el género de todos los solicitantes basándose en el nombre. Esto es totalmente contrario a la directiva 265 de la OFCCP, y los contratistas y subcontratistas federales deben tener cuidado de adivinar la raza/etnia o el género de los solicitantes que no han sido vistos.
- Los contratistas y subcontratistas federales están obligados a conservar el formulario de autoidentificación de un solicitante separado del formulario de solicitud de esa persona, de modo que el formulario de autoidentificación no se envíe a los directivos ni a otros funcionarios encargados de la contratación. Por lo general, los contratistas deben conservar los formularios de autoidentificación de los solicitantes durante dos años, aunque es posible que los empleadores más pequeños sólo deban conservarlos durante un año.
- Directrices para el formulario de autoidentificación de los trabajadores por cuenta ajena
- Los contratistas y subcontratistas federales deben proporcionar a todos los nuevos empleados un formulario que les permita identificar su raza/etnia y sexo. La información anterior relativa a la recogida y registro de datos sobre raza/etnia y sexo de los solicitantes también se aplica a los empleados. Aunque la mayoría de los sistemas de información de RR.HH. no permiten que los empleados pertenezcan a más de una categoría racial, es conveniente permitir que los empleados seleccionen más de una raza en los formularios de autoidentificación.
- El formulario de autoidentificación de los empleados debe incluir también la posibilidad de indicar la condición de veterano. Las categorías de veteranos que deben utilizarse son las siguientes:
- Veterano de la Medalla al Servicio de las Fuerzas Armadas
- Veterano discapacitado
- Veterano de guerra activo o con distintivo de campaña (también conocido como "Otro veterano protegido")
- Veterano recientemente separado
- Los contratistas deben preguntar la fecha de separación a quienes se identifiquen como veteranos recientemente separados. Las personas dejan de pertenecer a esta clasificación tres años después de su fecha de separación.
- La condición de veterano de la era de Vietnam sólo se exige en los formularios de encuesta a los empleadores que tienen contratos federales no modificados anteriores al 1 de diciembre de 2003. En Estados Unidos quedan muy pocos empleadores, si es que queda alguno, con contratos antiguos no modificados.
- El formulario de autoidentificación de los empleados debe darles la oportunidad de indicar su estado de discapacidad y solicitar un ajuste razonable para esta discapacidad.
- La normativa federal establece que los nuevos empleados deben recibir el formulario de autoidentificación en la fase posterior a la oferta/precontratación. Sin embargo, muchos contratistas entregan este formulario a los nuevos empleados en el momento en que completan otro material de orientación.
- Los contratistas federales pueden volver a encuestar a toda su plantilla en cualquier momento en relación con la raza/etnia, el sexo, la condición de veterano y la discapacidad.
- El formulario de autoidentificación debe indicar que su cumplimentación es voluntaria. La OFCCP está revisando los formularios de autoidentificación para garantizar que la palabra "voluntario" aparezca en el formulario.
- Si un empleado se niega a identificar una raza/etnia o género, los contratistas federales deben hacer una identificación visual de la raza/etnia y género del empleado. Los datos sobre raza/etnia y sexo son necesarios para la encuesta anual EEO-1 y para los planes de acción afirmativa.
- Los contratistas y subcontratistas federales deben mantener el formulario de autoidentificación de un empleado separado del expediente personal básico del empleado u otros registros a disposición de los responsables de supervisar al empleado. El formulario de autoidentificación contiene potencialmente información protegida relativa a la discapacidad que no debe facilitarse a los directivos u otras personas sin causa justificada.
¿Sabía usted...que durante las últimas auditorías de la OFCCP, algunos responsables de cumplimiento han pedido a los contratistas que proporcionen formularios de autoidentificación a los solicitantes y empleados? Los oficiales de cumplimiento también han solicitado documentación escrita del proceso utilizado para ofrecer formularios de autoidentificación.
Muchas gracias a Sally Buzdum, de HR Analytical Services, autora principal de este artículo. Para más información sobre el proceso de autoidentificación, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected]. Puede encontrar una copia de la directiva 265 de la OFCCP en el sitio web de HR Analytical Services en http://www.hranalytical.com/documents.html.
Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende ser asesoramiento jurídico ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © HR Analytical Services Inc. 2012.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
