Einsatz von Vereinbarungen der letzten Chance als Instrument zur Mitarbeiterbindung

Einer Ihrer besten Vertriebsmitarbeiter wurde letztes Jahr bei einem Unfall zu Hause verletzt. Seine Verletzungen waren nicht sehr schwerwiegend, und er kehrte nach einem Monat Urlaub wieder an seinen Arbeitsplatz zurück. Allerdings ließ seine Arbeitsleistung nach, und er meldete sich häufig krank. Dann fiel Ihnen auf, dass er ungepflegt wirkte und manchmal verwirrt schien, wenn Sie versuchten, mit ihm zu sprechen. Sie hatten keine andere Wahl, als ihn gemäß Ihren Leistungs- und Verhaltensrichtlinien zu disziplinieren. Trotz einer mündlichen und schriftlichen Verwarnung verstieß er weiterhin gegen die Richtlinien. Der letzte Strohhalm kam, als ein Kunde Sie kontaktierte, um sich über das unangemessene Verhalten des Vertriebsmitarbeiters bei einem Meeting zu beschweren. Sie teilten ihm mit, dass sein Arbeitsverhältnis beendet werde. Am nächsten Tag kontaktierte Sie seine Frau und bat Sie, Ihre Entscheidung zu überdenken. Sie erklärte, dass ihm sein Arzt nach dem Unfall Opioide verschrieben habe, er davon abhängig geworden sei und diese missbrauche. Sie gab an, dass sie daran arbeite, ihn in eine Drogenentzugsklinik zu bringen.

Ihr langjähriger, hervorragender Mitarbeiter wurde wegen mehrfacher Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien gekündigt, und jetzt wissen Sie auch warum. Wenn er wieder ein hervorragender Mitarbeiter werden könnte, würden Sie ihn gerne zurückholen, aber Sie können nicht riskieren, ihn wieder einzustellen und dann erneut schlechte Leistungen und unangemessenes Verhalten hinnehmen zu müssen. Welche Optionen haben Sie jetzt?

Hier kommt eine Vereinbarung der letzten Chance ins Spiel. Eine Vereinbarung der letzten Chance, auch als „Firm Choice Agreement“ bezeichnet, ist eine Vereinbarung zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, dem wegen Verstoßes gegen die Unternehmensrichtlinien eine Disziplinarmaßnahme (oftmals die Kündigung) droht. In der Vereinbarung wird festgelegt, was der Arbeitnehmer tun muss, um die Disziplinarmaßnahme zu vermeiden. Diese Art von Vereinbarung gibt einem Arbeitnehmer eine weitere Chance, seine Probleme anzugehen und seinen Arbeitsplatz zu behalten, und macht den Arbeitnehmer gleichzeitig darauf aufmerksam, dass jede Abweichung von der Vereinbarung die sofortige Anwendung der zurückgestellten Disziplinarmaßnahme zur Folge hat. Hier beim Job Accommodation Network (JAN) empfehlen wir häufig, Vereinbarungen der letzten Chance für Arbeitnehmer zu nutzen, deren Behinderungen zu Leistungs- oder Verhaltensverstößen beigetragen oder diese verursacht haben, insbesondere wenn ein Arbeitnehmer angibt, dass er versuchen möchte, das Problem anzugehen.

 …ein wesentlicher Vorteil ist die Bindung eines wertvollen Mitarbeiters. Weitere Vorteile sind unter anderem Einsparungen bei den Kosten für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Die Vorteile einer Vereinbarung über eine letzte Chance für einen Arbeitnehmer liegen auf der Hand, aber was haben Arbeitgeber davon? Wie das obige Beispiel zeigt, besteht ein wesentlicher Vorteil darin, einen geschätzten Mitarbeiter zu halten. Weitere Vorteile sind Einsparungen bei den Einstellungs- und Schulungskosten. Ein weiterer potenzieller Vorteil ist die Schaffung einer positiven Unternehmensmoral; andere Mitarbeiter werden wahrscheinlich wissen, dass Sie dem Arbeitnehmer eine Chance gegeben haben, obwohl Sie dazu nicht verpflichtet waren.

Bedingungen einer Vereinbarung der letzten Chance

Wenn Sie sich für die Verwendung von Vereinbarungen der letzten Chance entscheiden, gibt es viele Möglichkeiten, diese zu gestalten, die je nach den Umständen variieren können. Sie sollten sich wahrscheinlich von Ihrem Rechtsbeistand beraten lassen, aber hier sind einige der typischen Bedingungen, die Sie möglicherweise aufnehmen möchten:

1. 1. Grundlage für die Vereinbarung In der Vereinbarung sollten Sie eine Zusammenfassung der Verstöße des Mitarbeiters gegen Verhaltens- und Leistungsstandards vorlegen und die Unternehmensrichtlinien nennen, gegen die verstoßen wurde. Im oben genannten Szenario hat der Vertriebsmitarbeiter beispielsweise gegen die Unternehmensrichtlinien zu Leistungsstandards verstoßen, indem er seine Quote nicht erfüllt hat, gegen die Kleiderordnung, indem er ungepflegt zur Arbeit erschienen ist, und gegen die Verhaltensrichtlinien durch sein unangemessenes Verhalten bei einem Kundengespräch.

      Sie können auch eine Zusammenfassung der progressiven Disziplinarmaßnahmen beifügen, die gegen den Mitarbeiter verhängt wurden. In diesem Szenario erhielt der Vertriebsmitarbeiter mündliche und schriftliche Verwarnungen wegen Verstößen gegen die Leistungs- und Kleiderordnung sowie eine Kündigung wegen fortgesetzter Verstöße gegen die Leistungs- und Kleiderordnung sowie wegen eines Verstoßes gegen die Verhaltensrichtlinien des Unternehmens.

      Sie können noch genauer beschreiben, was der Mitarbeiter genau getan hat, oder, wenn Sie detaillierte Personalakten geführt haben, diese zitieren.

1. 1. Erwartungen In diesem Abschnitt legen Sie genau fest, was Sie vom Mitarbeiter erwarten, damit er seinen Arbeitsplatz behalten kann. In unserem Szenario könnten Sie beispielsweise vom Vertriebsmitarbeiter verlangen, dass er ein Drogenentzugsprogramm absolviert, Ihnen regelmäßig Statusberichte oder eine ärztliche Entlassungsbescheinigung vorlegt, damit Sie sich direkt mit der Entzugsklinik in Verbindung setzen können, und sich nach seiner Rückkehr an den Arbeitsplatz regelmäßig Drogentests unterzieht.

      Wie Sie vielleicht wissen, wird Arbeitgebern gemäß dem Americans with Disabilities Act (ADA) davon abgeraten, Mitarbeitern medizinische Behandlungen vorzuschreiben. Eine Vereinbarung über eine letzte Chance stellt jedoch eine Ausnahme von dieser Regel dar. Warum? Sie erhalten mehr Spielraum, da Sie anbieten, auf eine Kündigung oder andere Disziplinarmaßnahmen zu verzichten, obwohl Sie dazu nicht verpflichtet sind.

1. 1. Zeitrahmen für die Erfüllung der Erwartungen: Sie sollten dem Mitarbeiter einen allgemeinen Zeitrahmen für die Erfüllung der einzelnen Vertragsbedingungen vorgeben, um sicherzustellen, dass er Fortschritte in Richtung einer Rückkehr an den Arbeitsplatz und zur Produktivität macht. In unserem Szenario könnten Sie beispielsweise verlangen, dass der Vertriebsmitarbeiter die Rehabilitation beginnt, sobald die Einrichtung ihn aufnehmen kann, dass er nach der Hälfte der Dauer und nach Abschluss des Rehabilitationsprogramms Statusberichte vorlegt und dass er sich in den ersten sechs Monaten nach seiner Rückkehr an den Arbeitsplatz monatlichen Drogentests unterzieht.

1. 1. Konsequenzen bei Verstößen gegen die Vereinbarung In diesem Abschnitt legen Sie dar, was passiert, wenn der Mitarbeiter ohne triftigen Grund gegen alle Bestimmungen der Vereinbarung verstößt. In unserem Szenario wäre die Folge eine fristlose Kündigung, es sei denn, der Vertriebsmitarbeiter hat einen triftigen Grund für die Nichteinhaltung. Wenn er beispielsweise die Reha-Einrichtung bittet, ihm nach der Hälfte seiner Behandlung einen Statusbericht zu schicken, die Einrichtung diesen jedoch zwei Wochen zu spät schickt, würden Sie den Vertriebsmitarbeiter wahrscheinlich nicht wegen des verspäteten Berichts kündigen wollen, da die Verspätung nicht seine Schuld war.

1. 1. Datum, an dem die Vereinbarung ausläuft: Unter der Annahme, dass der Mitarbeiter die Vereinbarung über die letzte Chance einhält, an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt und sich über einen bestimmten Zeitraum hinweg vollständig an die Unternehmensrichtlinien hält, sollten Sie den Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt aus den Bedingungen der Vereinbarung entlassen und ihn wie jeden anderen Mitarbeiter behandeln. In unserem Szenario könnten Sie beispielsweise die Vereinbarung beenden, nachdem die Drogentests des Mitarbeiters gezeigt haben, dass er seit sechs Monaten drogenfrei ist.

1. UnterschriftenNachdem der Arbeitnehmer die Bedingungen der Vereinbarung über die letzte Chance gelesen und ihnen zugestimmt hat, sollten der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber die Vereinbarung unterzeichnen und datieren.

Weitere zu berücksichtigende Aspekte

Neben den Vertragsbedingungen gibt es noch weitere Aspekte, die bei der Verwendung von Last-Chance-Vereinbarungen zu berücksichtigen sind. Der erste Punkt ist die Entscheidung, welchen Mitarbeitern solche Vereinbarungen angeboten werden und welchen nicht. Sie können sie jederzeit einsetzen, wenn einem Mitarbeiter die Kündigung droht, aber wenn Sie sich für eine selektive Vorgehensweise entscheiden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Auswahlverfahren nicht diskriminierend ist. Sie sollten beispielsweise darauf achten, dass Sie Vereinbarungen der letzten Chance nicht nur Männern, Personen einer bestimmten ethnischen Gruppe oder Religion oder Menschen mit bestimmten Arten von Behinderungen (z. B. körperlichen, aber nicht geistigen Behinderungen) anbieten. Zu den geeigneten Auswahlkriterien können gehören: Arbeitsleistung, Betriebszugehörigkeit oder geschäftliche Erfordernisse zum Zeitpunkt der Vereinbarung.

Ein weiterer zu berücksichtigender Aspekt ist die Bereitstellung von Anpassungen gemäß dem ADA, sobald ein Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt. In unserem Szenario fällt der Vertriebsmitarbeiter möglicherweise zunächst nicht unter den Geltungsbereich des ADA, wenn er illegal Drogen konsumiert hat, aber sobald er seine Rehabilitation abgeschlossen hat und an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, kann er zu einem bestimmten Zeitpunkt unter den Geltungsbereich fallen. Sobald er unter den Geltungsbereich des ADA fällt und Anpassungen benötigt, um seine Arbeit auszuführen, müssen Sie die Bereitstellung dieser Anpassungen in Betracht ziehen. Beispielsweise benötigen Mitarbeiter mit Drogenabhängigkeit möglicherweise flexible Arbeitszeiten, um ihre Behandlung fortsetzen zu können, eine Umstrukturierung ihres Arbeitsplatzes, um Stress zu vermeiden oder zu reduzieren, oder eine Versetzung auf einen weniger anspruchsvollen Arbeitsplatz.

Ein weiteres Problem, mit dem Arbeitgeber bei der Verwendung von Vereinbarungen der letzten Chance manchmal konfrontiert sind, ist die Frage, ob eine Verzichtserklärung aufgenommen werden soll. Eine Verzichtserklärung ist im Grunde eine Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer sich verpflichtet, keine Diskriminierungsklage einzureichen, wenn der Arbeitgeber eine ansonsten gerechtfertigte Kündigung zurückhält. Verzichtserklärungen auf Arbeitnehmerrechte werden von der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) in der Regel missbilligt und müssen daher sorgfältig formuliert werden, wenn sie in eine Vereinbarung der letzten Chance aufgenommen werden. Es könnte besser sein, sie einfach wegzulassen, aber wenn Sie sich dafür entscheiden, sie aufzunehmen, sollten Sie sich mit Ihrem Rechtsbeistand beraten.

Richtig eingesetzt, können Vereinbarungen zur letzten Chance ein hervorragendes Instrument sein, um Arbeitgeber dabei zu unterstützen, Mitarbeiter mit vorübergehenden Problemen zu halten und gleichzeitig das Unternehmen zu schützen.

Ressourcen für weitere Informationen

Angemessene Vorkehrungen und unzumutbare Härte gemäß ADA unter http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html, siehe Fußnote 103

ADA: Anwendung von Leistungs- und Verhaltensstandards auf Mitarbeiter mit Behinderungen unter http://www.eeoc.gov/facts/performance-conduct.html, siehe Frage 29

EEOC gewinnt seltenes Urteil im Schnellverfahren in einem Vergeltungsfall gemäß Titel VII bei „https://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/5-29-12.cfm” (Fall im Zusammenhang mit der Verwendung von Verzichtserklärungen in einer Vereinbarung über eine letzte Chance)

Arbeiten für die Genesung: Wie das Gesetz für Amerikaner mit Behinderungen und staatliche Menschenrechtsgesetze eine erfolgreiche Rehabilitation von Alkoholikern und Drogenabhängigen erleichtern können unter https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3166746 (Artikel, der die Verwendung von „Last Chance Agreements” als Teil des Anpassungsprozesses fördert)

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.