Utilizar los acuerdos de última oportunidad como herramienta de retención

Uno de sus mejores comerciales se lesionó el año pasado en un accidente en casa. Sus lesiones no eran muy graves y volvió al trabajo tras un mes de baja. Sin embargo, su rendimiento en el trabajo empezó a decaer y empezó a faltar al trabajo con frecuencia. Entonces se dio cuenta de que parecía desaliñado y a veces parecía confuso cuando intentaba hablar con él. No tuvo más remedio que imponerle medidas disciplinarias de acuerdo con su política de rendimiento y conducta. A pesar de las advertencias verbales y escritas, siguió incumpliendo las normas. La gota que colmó el vaso fue que un cliente se puso en contacto con usted para quejarse de la conducta inapropiada del comercial en una reunión. Usted le comunicó su despido. Al día siguiente, su mujer se puso en contacto con usted para rogarle que lo reconsiderara. Le explicó que, tras el accidente, el médico le había recetado opiáceos, que se había vuelto adicto y que abusaba de ellos. Le dijo que estaba trabajando para que ingresara en un centro de rehabilitación.

Su excelente empleado de toda la vida ha sido despedido por múltiples infracciones de la política y ahora ya sabe por qué. Si pudiera volver a ser un empleado excelente, le gustaría tenerlo de vuelta, pero no puede arriesgarse a readmitirlo y que continúe con su bajo rendimiento y su conducta inapropiada. ¿Qué opciones tiene ahora?

Aquí es donde entra en juego un acuerdo de última oportunidad. Un acuerdo de última oportunidad, también llamado acuerdo de elección firme, es un acuerdo entre un empresario y un empleado que se enfrenta a medidas disciplinarias (a menudo el despido) por infringir la política de la empresa. El acuerdo especifica lo que el empleado debe hacer para evitar la medida disciplinaria. Este tipo de acuerdo da al empleado una oportunidad más de abordar sus problemas y conservar su puesto de trabajo, y también le advierte de que cualquier desviación del acuerdo supondrá la aplicación inmediata de la medida disciplinaria que se le había denegado. Aquí, en la Red de Acomodación en el Empleo (JAN), a menudo sugerimos que se utilicen acuerdos de última oportunidad para los empleados cuyas discapacidades hayan contribuido o causado infracciones de rendimiento o conducta, especialmente cuando el empleado indica que quiere intentar solucionar el problema.

 ...uno de los principales beneficios es retener a un empleado valioso. De ello se deduce que otras ventajas pueden ser el ahorro en costes de contratación y formación.

Los beneficios de un acuerdo de última oportunidad para un empleado son bastante obvios, pero ¿qué ventajas tiene para los empresarios? Como ilustra el ejemplo anterior, uno de los principales beneficios es conservar a un empleado valioso. De ahí se deducen otros beneficios, como el ahorro en costes de contratación y formación. Otro beneficio potencial es la creación de una moral positiva en la empresa; es probable que otros empleados sepan que usted dio una oportunidad al empleado aunque no tuviera que hacerlo.

Condiciones de un acuerdo de última oportunidad

Si decide utilizar acuerdos de última oportunidad, hay muchas formas de redactarlos, que pueden variar según las circunstancias. Probablemente le convenga consultar a su asesor jurídico, pero aquí tiene algunos de los términos típicos que podría incluir:

1. 1. Base del acuerdoEn el acuerdo, debe proporcionar un resumen de las infracciones de conducta y rendimiento del empleado y citar las políticas de la empresa que se infringieron. En la situación anterior, por ejemplo, el representante de ventas infringió la política de la empresa relativa a las normas de rendimiento al no alcanzar su cuota, la política de vestuario al acudir al trabajo despeinado y la política de conducta por su comportamiento inapropiado en una reunión con un cliente.

      También puede incluir un resumen de las medidas disciplinarias progresivas que recibió el empleado. En este caso, el representante de ventas recibió advertencias verbales y escritas por las infracciones del código de vestimenta y de rendimiento, así como un aviso de despido por infracciones continuas de las políticas de código de vestimenta y de rendimiento, junto con una infracción de la política de conducta de la empresa.

      Puede ser aún más específico sobre lo que hizo exactamente el empleado o, si llevaba un registro de personal detallado, puede citarlo.

1. 1. ExpectativasEsta sección es donde usted explica exactamente lo que espera que el empleado haga para mantener su puesto de trabajo. En nuestro caso, por ejemplo, puede exigir al representante de ventas que complete un programa de rehabilitación de drogodependientes, que le proporcione informes periódicos sobre su estado o un alta médica para que pueda ponerse en contacto directamente con el centro de rehabilitación, y que se someta a pruebas periódicas de detección de drogas a su regreso al trabajo.

      Es posible que sepa que, en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), se desaconseja a los empresarios dictar el tratamiento médico de los empleados. Sin embargo, un acuerdo de última oportunidad es una excepción a esta regla. ¿Por qué? Tiene más margen de maniobra porque se ofrece a retener el despido u otras medidas disciplinarias cuando no tiene por qué hacerlo.

1. 1. Plazos para cumplir las expectativas Es posible que desee establecer plazos generales para que el empleado cumpla cada una de las condiciones del acuerdo, a fin de asegurarse de que progresa hacia la reincorporación al trabajo y la productividad. Por ejemplo, en nuestro caso, podría exigir al representante de ventas que ingrese en rehabilitación en cuanto el centro pueda admitirlo, que presente informes de situación a mitad del programa de rehabilitación y al finalizarlo, y que se someta a pruebas mensuales de detección de drogas durante los seis primeros meses tras su reincorporación al trabajo.

1. 1. Consecuencias del incumplimiento del acuerdoEn esta sección se explica qué ocurrirá si el empleado no cumple todas las condiciones del acuerdo sin una razón válida para ello. En nuestro caso, las consecuencias serían el despido inmediato, a menos que el representante comercial tenga una razón válida para el incumplimiento. Por ejemplo, si pide al centro de rehabilitación que le envíe un informe de situación a mitad de su tratamiento, pero el centro lo envía con dos semanas de retraso, probablemente no querrás despedir al representante de ventas por el retraso del informe porque no fue culpa suya que llegara tarde.

1. 1. Fecha de expiración del acuerdoSuponiendo que el empleado cumpla con el acuerdo de última oportunidad, vuelva al trabajo y cumpla plenamente con las políticas de la empresa durante un período de tiempo, en algún momento deberá liberar al empleado de los términos del acuerdo y tratarlo como trataría a cualquier otro empleado. En nuestro caso, por ejemplo, podría poner fin al acuerdo después de que los análisis de drogas del empleado demuestren que lleva seis meses sin consumir drogas.

1. FirmasDespués de que el trabajador lea y acepte los términos del acuerdo de última oportunidad, el trabajador y el empresario deben firmar y fechar el acuerdo.

Otras cuestiones a tener en cuenta

Además de los términos del acuerdo, hay otras cuestiones que deben tenerse en cuenta al utilizar acuerdos de última oportunidad. La primera cuestión es cómo decidir a qué empleados se ofrecerán los acuerdos y a cuáles no. Puede utilizarlos siempre que un empleado se enfrente a un despido, pero si decide ser selectivo, debe asegurarse de que el proceso de selección no sea discriminatorio. Por ejemplo, debe asegurarse de no conceder acuerdos de última oportunidad únicamente a hombres, a personas de una determinada raza o religión, o a personas con ciertos tipos de discapacidad (como discapacidades físicas, pero no mentales). Los criterios de selección adecuados podrían incluir: el rendimiento laboral, la antigüedad o las necesidades de la empresa en el momento del acuerdo.

Otra cuestión que hay que tener en cuenta es la de las adaptaciones previstas en la ADA una vez que el empleado vuelve al trabajo. En nuestro caso, el representante de ventas puede no estar cubierto inicialmente por la ADA si consumía drogas ilegalmente, pero una vez que complete la rehabilitación y vuelva al trabajo, en algún momento puede estar cubierto. Una vez que esté cubierto por la ADA, si necesita adaptaciones para realizar su trabajo, debe considerar la posibilidad de proporcionárselas. Por ejemplo, los empleados con adicción a las drogas pueden necesitar flexibilidad en sus horarios para seguir yendo a tratamiento, reestructuración del trabajo para evitar o reducir la exposición al estrés, o reasignación a un trabajo menos exigente.

La otra cuestión a la que se enfrentan a veces los empresarios cuando utilizan acuerdos de última oportunidad es si deben incluir una renuncia de derechos. Una renuncia de derechos es básicamente un acuerdo por el que, si el empresario retiene un despido que de otro modo estaría justificado, el empleado se compromete a no presentar una denuncia por discriminación. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) no suele ver con buenos ojos las renuncias a los derechos de los empleados, por lo que deben redactarse cuidadosamente si se incluyen en un acuerdo de última oportunidad. Puede que sea mejor omitirlas, pero si opta por incluirlas, consulte a su asesor jurídico.

Si se hacen correctamente, los acuerdos de última oportunidad pueden ser una gran herramienta para ayudar en los esfuerzos de un empresario por retener a los empleados que tienen problemas temporales y, al mismo tiempo, proteger a la empresa.

Recursos para más información

Reasonable Accommodation and Undue Hardship under the ADA en http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html, véase la nota 103.

La ADA: Applying Performance and Conduct Standards to Employees with Disabilities en http://www.eeoc.gov/facts/performance-conduct.html, véase la pregunta 29.

La EEOC gana un veredicto de sentencia sumaria poco frecuente en un caso de represalias en virtud del Título VII en https://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/5-29-12.cfm (caso relacionado con el uso de renuncias en un acuerdo de última oportunidad).

Trabajar para la recuperación: How the Americans with Disabilities Act and State Human Rights Laws Can Facilitate Successful Rehabilitation for Alcoholics and Drug Addicts en https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3166746 (artículo que promueve el uso de acuerdos de última oportunidad como parte del proceso de adaptación).

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.