Utilizar los acuerdos de última oportunidad como herramienta de retención

Uno de sus mejores representantes de ventas sufrió un accidente en su casa el año pasado. Sus lesiones no fueron muy graves y volvió al trabajo tras un mes de baja. Sin embargo, su rendimiento laboral comenzó a disminuir y empezó a faltar al trabajo con frecuencia por enfermedad. Entonces usted notó que parecía desaliñado y, a veces, confundido cuando intentaba hablar con él. No tuvo más remedio que sancionarle de acuerdo con sus políticas de rendimiento y conducta. A pesar de las advertencias verbales y escritas, siguió infringiendo las políticas. La gota que colmó el vaso fue cuando un cliente se puso en contacto con usted para quejarse de la conducta inapropiada del representante de ventas en una reunión. Le notificó que estaba siendo despedido. Al día siguiente, su esposa se puso en contacto con usted para rogarle que reconsiderara su decisión. Le explicó que, tras el accidente, su médico le recetó opioides y que se había vuelto adicto y los había estado consumiendo de forma abusiva. Le indicó que estaba tratando de ingresarlo en un centro de rehabilitación de drogas.

Tu excelente empleado de larga trayectoria ha sido despedido por múltiples infracciones de la política y ahora sabes por qué. Si pudiera volver a ser un excelente empleado, realmente te gustaría recuperarlo, pero no puedes arriesgarte a readmitirlo y que continúe con su bajo rendimiento y su conducta inapropiada. ¿Qué opciones tienes ahora?

Aquí es donde entra en juego un acuerdo de última oportunidad. Un acuerdo de última oportunidad, también llamado acuerdo de elección firme, es un acuerdo entre un empleador y un empleado que se enfrenta a una medida disciplinaria (a menudo el despido) por infringir la política de la empresa. El acuerdo detalla lo que el empleado debe hacer para evitar la medida disciplinaria. Este tipo de acuerdo le da al empleado una oportunidad más para abordar sus problemas y conservar su trabajo, y también le advierte que cualquier desviación del acuerdo significará la aplicación inmediata de la medida disciplinaria que se le había suspendido. Aquí, en la Red de Adaptaciones Laborales (JAN), a menudo sugerimos que se utilicen acuerdos de última oportunidad para los empleados cuyas discapacidades contribuyeron o causaron violaciones de rendimiento o conducta, especialmente cuando un empleado indica que quiere intentar abordar el problema.

 ... una ventaja importante es retener a un empleado valioso. De ello se desprende que otras ventajas pueden incluir el ahorro en costes de contratación y formación.

Las ventajas de un acuerdo de última oportunidad para un empleado son bastante obvias, pero ¿qué ganan los empleadores con ello? Como ilustra el ejemplo anterior, una ventaja importante es retener a un empleado valioso. De ello se desprende que otras ventajas pueden incluir el ahorro en costes de contratación y formación. Otra ventaja potencial es la creación de un ambiente positivo en la empresa; es probable que los demás empleados sepan que le ha dado una oportunidad al empleado aunque no estuviera obligado a hacerlo.

Términos de un acuerdo de última oportunidad

Si decide considerar el uso de acuerdos de última oportunidad, hay muchas formas de redactarlos, que pueden variar según las circunstancias. Probablemente desee consultar a su asesor legal, pero aquí le presentamos algunos de los términos típicos que tal vez desee incluir:

1. 1. Fundamento del acuerdo: En el acuerdo, debe proporcionar un resumen de las infracciones de conducta y rendimiento del empleado y citar las políticas de la empresa que se infringieron. En el caso anterior, por ejemplo, el representante de ventas infringió la política de la empresa relativa a los estándares de rendimiento al no cumplir su cuota, la política de código de vestimenta al acudir al trabajo desaliñado y la política de conducta por su comportamiento inadecuado en una reunión con un cliente.

      También puede incluir un resumen de las medidas disciplinarias progresivas que se le impusieron al empleado. En este caso, el representante de ventas recibió advertencias verbales y escritas por incumplir las normas de rendimiento y código de vestimenta, y una notificación de despido por continuar incumpliendo las políticas de rendimiento y código de vestimenta, además de infringir la política de conducta de la empresa.

      Puede ser aún más específico sobre lo que hizo exactamente el empleado o, si ha conservado registros detallados del personal, puede citarlos.

1. 1. Expectativas: En esta sección se detalla exactamente lo que se espera que haga el empleado para conservar su puesto de trabajo. En nuestro ejemplo, por ejemplo, se podría exigir al representante de ventas que complete un programa de rehabilitación de drogas, que le proporcione informes periódicos sobre su estado o un informe médico para poder ponerse en contacto directamente con el centro de rehabilitación, y que se someta a pruebas periódicas de detección de drogas cuando vuelva al trabajo.

      Es posible que sepa que, según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), se desaconseja a los empleadores dictar el tratamiento médico de los empleados. Sin embargo, un acuerdo de última oportunidad es una excepción a esta norma. ¿Por qué? Se obtiene más margen de maniobra porque se ofrece no proceder al despido u otras medidas disciplinarias cuando no es necesario hacerlo.

1. 1. Plazos para cumplir las expectativas: Es posible que desee establecer plazos generales para que el empleado cumpla con cada uno de los términos del acuerdo, a fin de asegurarse de que avanza hacia su reincorporación al trabajo y la productividad. Por ejemplo, en nuestro caso, podría exigir al representante de ventas que ingrese en rehabilitación tan pronto como el centro pueda admitirlo, que presente informes de situación a mitad del programa de rehabilitación y al finalizarlo, y que se someta a pruebas mensuales de detección de drogas durante los primeros seis meses tras su reincorporación al trabajo.

1. 1. Consecuencias del incumplimiento del acuerdo: en esta sección, se detalla lo que sucederá si el empleado incumple alguno de los términos del acuerdo sin una razón válida para hacerlo. En nuestro caso, las consecuencias serían el despido inmediato, a menos que el representante de ventas tenga una razón válida para el incumplimiento. Por ejemplo, si solicita al centro de rehabilitación que envíe un informe de estado a mitad de su tratamiento, pero el centro lo envía con dos semanas de retraso, probablemente no querrá despedir al representante de ventas por el retraso del informe, ya que no fue culpa suya.

1. 1. Fecha de vencimiento del acuerdo: suponiendo que el empleado cumpla con el acuerdo de última oportunidad, regrese al trabajo y cumpla plenamente con las políticas de la empresa durante un período de tiempo, en algún momento usted deberá liberar al empleado de los términos del acuerdo y tratarlo como a cualquier otro empleado. En nuestro escenario, por ejemplo, usted podría dar por terminado el acuerdo después de que las pruebas de drogas del empleado demuestren que ha estado libre de drogas durante seis meses.

1. Firmas: Una vez que el empleado haya leído y aceptado los términos del acuerdo de última oportunidad, tanto el empleado como el empleador deberán firmar y fechar el acuerdo.

Otros aspectos a tener en cuenta

Además de los términos del acuerdo, hay otras cuestiones que deben tenerse en cuenta al utilizar los acuerdos de última oportunidad. La primera cuestión es cómo decidir a qué empleados se les ofrecerán acuerdos y a cuáles no. Si lo desea, puede utilizarlos siempre que un empleado se enfrente a un despido, pero si decide ser selectivo, debe asegurarse de que su proceso de selección no sea discriminatorio. Por ejemplo, debe asegurarse de no ofrecer acuerdos de última oportunidad solo a hombres, personas de una determinada raza o religión, o personas con determinados tipos de discapacidades (como discapacidades físicas, pero no mentales). Entre los criterios de selección adecuados se pueden incluir: el rendimiento laboral, la antigüedad o las necesidades de la empresa en el momento del acuerdo.

Otra cuestión a tener en cuenta es la provisión de adaptaciones en virtud de la ADA una vez que el empleado se reincorpora al trabajo. En nuestro caso, es posible que el representante de ventas no esté inicialmente cubierto por la ADA si consumía drogas ilegalmente, pero una vez que complete la rehabilitación y se reincorpore al trabajo, en algún momento podrá estarlo. Una vez que esté cubierto por la ADA, si necesita adaptaciones para realizar su trabajo, usted debe considerar la posibilidad de proporcionárselas. Por ejemplo, los empleados con adicción a las drogas pueden necesitar flexibilidad en sus horarios para continuar con el tratamiento, una reestructuración del trabajo para evitar o reducir la exposición al estrés, o la reasignación a un trabajo menos exigente.

La otra cuestión a la que se enfrentan a veces los empleadores cuando utilizan acuerdos de última oportunidad es si incluir una renuncia a derechos. Una renuncia a derechos es básicamente un acuerdo por el que, si el empleador suspende un despido que de otro modo estaría justificado, el empleado se compromete a no presentar una denuncia por discriminación. Las renuncias a los derechos de los empleados suelen estar mal vistas por la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y, por lo tanto, deben redactarse con cuidado si se incluyen en un acuerdo de última oportunidad. Puede que sea mejor simplemente omitirlas, pero si decide incluirlas, debe consultar con su asesor legal.

Si se aplican correctamente, los acuerdos de última oportunidad pueden ser una herramienta muy útil para ayudar a los empleadores a retener a los empleados que tienen problemas temporales, al tiempo que protegen a la empresa.

Recursos para obtener más información

Acomodaciones razonables y dificultades excesivas según la ADA en http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html, véase la nota al pie 103.

La ADA: Aplicación de normas de rendimiento y conducta a los empleados con discapacidades en http://www.eeoc.gov/facts/performance-conduct.html, véase la pregunta 29.

La EEOC obtiene un veredicto sumario poco habitual en un caso de represalias en virtud del Título VII en https://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/5-29-12.cfm (caso relacionado con el uso de renuncias en un acuerdo de última oportunidad).

Trabajando por la recuperación: cómo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y las leyes estatales de derechos humanos pueden facilitar la rehabilitación exitosa de alcohólicos y drogadictos en https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3166746 (artículo que promueve el uso de acuerdos de última oportunidad como parte del proceso de adaptación).

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.