Utiliser les accords de dernière chance comme outil de fidélisation

L'un de vos meilleurs commerciaux a été blessé l'année dernière dans un accident domestique. Ses blessures n'étaient pas très graves et il a repris le travail après un mois d'arrêt. Cependant, ses performances professionnelles ont commencé à baisser et il s'est mis à se faire porter malade fréquemment. Vous avez alors remarqué qu'il avait l'air débraillé et semblait parfois confus lorsque vous essayiez de lui parler. Vous n'avez eu d'autre choix que de le sanctionner conformément à vos politiques en matière de performances et de conduite. Malgré un avertissement verbal et écrit, il a continué à enfreindre les règles. La goutte d'eau qui a fait déborder le vase est venue lorsqu'un client vous a contacté pour se plaindre du comportement inapproprié du représentant commercial lors d'une réunion. Vous l'avez informé qu'il était licencié. Le lendemain, sa femme vous a contacté pour vous supplier de reconsidérer votre décision. Elle vous a expliqué qu'après son accident, son médecin lui avait prescrit des opioïdes, qu'il était devenu dépendant et qu'il en abusait. Elle vous a indiqué qu'elle s'efforçait de le faire admettre dans un centre de désintoxication.

Votre excellent employé de longue date a été licencié pour plusieurs violations de la politique et vous comprenez désormais pourquoi. S'il pouvait redevenir un excellent employé, vous aimeriez vraiment le réintégrer, mais vous ne pouvez pas prendre le risque de le réembaucher et de le voir continuer à avoir de mauvaises performances et un comportement inapproprié. Quelles options s'offrent à vous maintenant ?

C'est là qu'intervient l'accord de dernière chance. Un accord de dernière chance, également appelé accord de choix ferme, est un accord conclu entre un employeur et un employé faisant l'objet d'une mesure disciplinaire (souvent un licenciement) pour avoir enfreint la politique de l'entreprise. L'accord précise ce que l'employé doit faire pour éviter la mesure disciplinaire. Ce type d'accord donne à l'employé une chance supplémentaire de régler ses problèmes et de conserver son emploi, tout en l'informant que tout manquement à l'accord entraînera l'application immédiate de la mesure disciplinaire qui avait été suspendue. Au Job Accommodation Network (JAN), nous suggérons souvent de recourir à des accords de dernière chance pour les employés dont le handicap a contribué ou causé des violations en matière de performance ou de conduite, en particulier lorsqu'un employé indique qu'il souhaite essayer de régler le problème.

 … l'un des principaux avantages est de conserver un employé précieux. Il s'ensuit que d'autres avantages peuvent inclure des économies sur les coûts de recrutement et de formation.

Les avantages d'un accord de dernière chance pour un employé sont assez évidents, mais qu'en est-il pour les employeurs ? Comme l'illustre l'exemple ci-dessus, l'un des principaux avantages est de conserver un employé précieux. Il s'ensuit que d'autres avantages peuvent inclure des économies sur les coûts de recrutement et de formation. Un autre avantage potentiel est la création d'un moral positif au sein de l'entreprise ; les autres employés sauront probablement que vous avez donné une chance à cet employé alors que vous n'étiez pas obligé de le faire.

Conditions d'un accord de dernière chance

Si vous décidez d'envisager le recours à des accords de dernière chance, il existe de nombreuses façons de les rédiger, qui peuvent varier en fonction des circonstances. Vous souhaiterez probablement consulter votre conseiller juridique, mais voici quelques-unes des clauses types que vous pourriez vouloir inclure :

1. 1. Base de l'accord Dans l'accord, vous devez fournir un résumé des violations commises par l'employé en matière de conduite et de performance et citer les politiques de l'entreprise qui ont été enfreintes. Dans le scénario ci-dessus, par exemple, le représentant commercial a enfreint la politique de l'entreprise en matière de normes de performance en ne respectant pas son quota, la politique en matière de code vestimentaire en se présentant au travail en tenue négligée et la politique en matière de conduite en adoptant un comportement inapproprié lors d'une réunion avec un client.

      Vous pouvez également inclure un résumé des mesures disciplinaires progressives prises à l'encontre de l'employé. Dans le scénario, le représentant commercial a reçu des avertissements verbaux et écrits pour non-respect des règles de performance et du code vestimentaire, ainsi qu'un avis de licenciement pour violation répétée des règles de performance et du code vestimentaire, ainsi que pour violation du code de conduite de l'entreprise.

      Vous pouvez être encore plus précis sur ce que l'employé a fait exactement, ou si vous avez conservé des dossiers détaillés sur le personnel, vous pouvez les citer.

1. 1. Attentes : cette section vous permet d'énoncer clairement ce que vous attendez de l'employé pour qu'il conserve son emploi. Dans notre scénario, par exemple, vous pourriez exiger du représentant commercial qu'il suive un programme de désintoxication, qu'il vous fournisse des rapports d'étape réguliers ou une autorisation médicale afin que vous puissiez contacter directement le centre de désintoxication, et qu'il se soumette à des tests de dépistage réguliers à son retour au travail.

      Vous savez peut-être qu'en vertu de l'Americans with Disabilities Act (ADA), il est déconseillé aux employeurs d'imposer un traitement médical à leurs employés. Cependant, un accord de dernière chance constitue une exception à cette règle. Pourquoi ? Vous bénéficiez d'une plus grande marge de manœuvre, car vous proposez de ne pas procéder au licenciement ou à toute autre mesure disciplinaire alors que vous n'êtes pas tenu de le faire.

1. 1. Délais pour répondre aux attentes Vous pouvez donner des délais généraux à l'employé pour se conformer à chacune des conditions de l'accord afin de vous assurer qu'il progresse vers son retour au travail et à la productivité. Par exemple, dans notre scénario, vous pouvez exiger que le représentant commercial commence sa réadaptation dès que l'établissement peut l'admettre, qu'il fournisse des rapports d'étape à mi-parcours et à la fin du programme de réadaptation, et qu'il se soumette à des tests de dépistage de drogues mensuels pendant les six premiers mois suivant son retour au travail.

1. 1. Conséquences en cas de violation de l'accord Dans cette section, vous précisez ce qui se passera si l'employé ne respecte pas toutes les conditions de l'accord sans raison valable. Dans notre scénario, les conséquences seraient un licenciement immédiat, sauf si le représentant commercial a une raison valable pour ne pas se conformer à l'accord. Par exemple, s'il demande au centre de rééducation d'envoyer un rapport d'état à mi-parcours de son traitement, mais que le centre l'envoie avec deux semaines de retard, vous ne voudriez probablement pas licencier le représentant commercial pour ce retard, car ce n'est pas de sa faute.

1. 1. Date d'expiration de l'accord En supposant que l'employé respecte l'accord de dernière chance, reprenne le travail et se conforme pleinement aux politiques de l'entreprise pendant un certain temps, vous devriez à un moment donné le libérer des termes de l'accord et le traiter comme n'importe quel autre employé. Dans notre scénario, par exemple, vous pourriez mettre fin à l'accord après que les tests de dépistage de drogues de l'employé aient montré qu'il n'avait pas consommé de drogue pendant six mois.

1. Signatures : Une fois que l'employé a lu et accepté les conditions de l'accord de dernière chance, l'employé et l'employeur doivent signer et dater l'accord.

Autres questions à prendre en considération

Outre les termes de l'accord, d'autres questions doivent être prises en compte lors de l'utilisation des accords de dernière chance. La première question est de savoir comment décider quels employés se verront proposer des accords et lesquels n'en bénéficieront pas. Vous pouvez les utiliser à tout moment lorsqu'un employé est menacé de licenciement, mais si vous décidez d'être sélectif, vous devez vous assurer que votre processus de sélection n'est pas discriminatoire. Par exemple, vous devez vous assurer de ne pas proposer d'accords de dernière chance uniquement aux hommes, aux personnes d'une certaine origine ethnique ou religion, ou aux personnes souffrant de certains types de handicaps (tels que des handicaps physiques, mais pas mentaux). Les critères de sélection appropriés peuvent inclure : les performances professionnelles, l'ancienneté ou les besoins de l'entreprise au moment de l'accord.

Une autre question à prendre en considération est celle des aménagements prévus par l'ADA lorsqu'un employé reprend le travail. Dans notre scénario, le représentant commercial pourrait ne pas être couvert par l'ADA s'il consommait illégalement des drogues, mais une fois qu'il aura terminé sa cure de désintoxication et repris le travail, il pourra à un moment donné être couvert. Une fois qu'il sera couvert par l'ADA, si vous avez besoin d'aménagements pour accomplir son travail, vous devrez envisager de les lui fournir. Par exemple, les employés toxicomanes peuvent avoir besoin d'horaires flexibles pour continuer à suivre leur traitement, d'une réorganisation de leur travail afin d'éviter ou de réduire leur exposition au stress, ou d'une réaffectation à un poste moins exigeant.

L'autre problème auquel les employeurs sont parfois confrontés lorsqu'ils recourent à des accords de dernière chance est de savoir s'il convient d'inclure une renonciation aux droits. Une renonciation aux droits est essentiellement un accord selon lequel, si l'employeur renonce à un licenciement qui serait autrement justifié, l'employé s'engage à ne pas déposer de plainte pour discrimination. Les renonciations aux droits des employés sont généralement mal vues par la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) et doivent donc être rédigées avec soin si elles sont incluses dans un accord de dernière chance. Il peut être préférable de ne pas les inclure, mais si vous décidez de le faire, vous devriez consulter votre conseiller juridique.

Lorsqu'ils sont correctement mis en œuvre, les accords de dernière chance peuvent être un excellent outil pour aider les employeurs à retenir les employés qui rencontrent des difficultés temporaires, tout en protégeant l'entreprise.

Ressources pour plus d'informations

Aménagements raisonnables et contraintes excessives en vertu de l'ADA, disponible à l'adresse http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html, voir note de bas de page 103.

L'ADA : Application des normes de rendement et de conduite aux employés handicapés, à l'adresse http://www.eeoc.gov/facts/performance-conduct.html, voir la question 29.

L'EEOC obtient un verdict rare en référé dans une affaire de représailles au titre du chapitre VII chez https://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/5-29-12.cfm (affaire liée à l'utilisation de dérogations dans un accord de dernière chance)

Travailler pour le rétablissement : comment l'Americans with Disabilities Act et les lois étatiques sur les droits de l'homme peuvent faciliter la réadaptation réussie des alcooliques et des toxicomanes sur https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3166746 (article promouvant l'utilisation des accords de dernière chance dans le cadre du processus d'adaptation)

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.